Check-list d’intégration pour le suivi des présences
Un guide complet, étape par étape, pour configurer le suivi des présences au sein de votre organisation
Bienvenue sur l’application de suivi des présences de Jibble ! La mise en place d’un nouveau logiciel est simple lorsque vous disposez d’un plan clair à suivre. Utilisez ce guide d’intégration étape par étape comme check-list complète afin de vous assurer que tous les paramètres essentiels sont configurés, pour commencer à suivre les présences sans effort dès aujourd’hui.
1. Configurez votre organisation
Accédez à l’onglet Organisation et configurez les paramètres par défaut de votre entreprise :
Configurer les détails de l’organisation – Sélectionnez une date de début, le fuseau horaire principal, le fuseau horaire de la feuille de temps et la devise de reporting.
2. Configurez les politiques de suivi du temps
Accédez à vos Politiques de suivi du temps pour définir les paramètres suivants :
Configurer les restrictions des appareils – Pour les équipes sur le terrain, nous recommandons d’activer l’application mobile et le kiosque partagé.
Activer le mode hors ligne si nécessaire – Autorisez les pointages hors ligne pour un suivi ininterrompu dans les zones reculées.
Configurer vos règles de suivi du temps – Voici quelques paramètres personnalisés que nous recommandons :
- Exiger la reconnaissance faciale/selfie – Vérification rapide pour les membres de l’équipe.
- Activer le suivi de localisation en direct – Visualisez où votre personnel travaille tout au long de la journée.
- Exiger la localisation pour chaque entrée de temps – Enregistrez les positions GPS à chaque pointage d’entrée/sortie.
- Activer le géorepérage – Autorisez les membres à pointer uniquement dans les emplacements autorisés.
Activer le verrouillage de l’appareil – Limitez les pointages d’entrée/sortie aux appareils mobiles autorisés.
Appliquer l’automatisation du géorepérage – Automatisez les pointages d’entrée/sortie lorsque les membres franchissent une zone géolocalisée.
Note : vous pouvez activer soit le suivi de localisation en direct, soit l’automatisation du géorepérage, mais pas les deux simultanément.
3. Créez des plannings de travail et des périodes de paie
Accédez à l’onglet Plannings de travail pour configurer ces paramètres :
Mettre en place des plannings de travail – Spécifiez les heures de début et de fin ou des horaires flexibles.
Définir des politiques de pause – Créez des types de pause et définissez des règles pour les pauses.
Configurer des règles d’heures supplémentaires – Établissez des politiques conformes à la réglementation locale.
4. Configurez des calendriers de jours fériés et des politiques de congés
Accédez à l’onglet Congés et jours fériés pour configurer ces paramètres :
Ajouter un calendrier pour votre organisation – Importez des calendriers pour synchroniser les jours fériés dans les feuilles de temps.
Créer des politiques de congés – Établissez des politiques de congés pour les demandes de congés.
5. Ajoutez des activités et des projets
Accédez à l’onglet Activités et projets pour ajouter les éléments suivants :
Ajouter des activités – Configurez des activités pour que les membres puissent suivre leur temps de travail.
Ajouter des projets – Autorisez les membres à suivre leurs heures de travail sur les projets auxquels ils participent.
Ajouter et associer des clients à des projets – Ajoutez vos clients et assignez-les facilement à leurs projets.
6. Ajoutez des emplacements
Accédez à l’onglet Emplacements pour ajouter vos géofences :
Ajouter des lieux de travail – Recherchez une adresse et ajoutez les emplacements autorisés pour votre équipe.
Assigner des emplacements aux plannings de travail – Ajoutez des lieux spécifiques aux plannings de travail pour activer le géorepérage.
7. Configurez votre équipe
Accédez à l’onglet Personnes pour intégrer votre équipe et configurer les paramètres suivants :
Inviter les membres de l’équipe – Envoyez des invitations à tous les employés qui suivront leur temps.
Ajouter des membres sans compte – Saisissez des noms sans envoyer d’invitations et suivez le temps via un kiosque.
Attribuer des rôles et des autorisations – Définissez qui seront les Administrateurs, les Managers et les Membres.
Créer des groupes – Classez vos membres par départements ou par sites de travail.
8. Configurez le mode Kiosque
Afin de centraliser le suivi des présences de votre équipe sur site, vous pouvez utiliser un kiosque partagé sur tablette. Sur votre application mobile Jibble, accédez à la page Menu et passez en mode Kiosque pour configurer votre kiosque partagé :
Créer des kiosques – Configurez des kiosques pour différents lieux de travail et assignez-y des membres de l’équipe.
Configurer les paramètres de votre kiosque – Sélectionnez votre mode kiosque préféré pour définir la manière dont les membres pointeront.
9. Commencez à suivre l’assiduité de votre équipe
Une fois que tout est configuré et que tout le monde est intégré, votre personnel peut désormais pointer en déplacement ou à n’importe quel endroit autorisé.
Voici quelques ressources supplémentaires pour aider vos membres d’équipe à bien démarrer sur Jibble :