Onboarding: Checklist para el seguimiento de la asistencia
Una guía completa paso a paso para configurar el seguimiento de asistencia en tu organización
¡Bienvenidos a la aplicación de control de asistencia de Jibble! Configurar un nuevo software es sencillo cuando tienes un plan claro que seguir. Utiliza esta guía de incorporación paso a paso como lista de verificación definitiva para asegurarte de que todos los ajustes esenciales estén configurados, para que puedas empezar hoy mismo a supervisar la asistencia sin problemas.
1. Configura tu organización
Ve a la pestaña Organización y configura los ajustes predeterminados de tu empresa:
Configuración de los datos de la organización: Selecciona una fecha de inicio, una zona horaria principal, una zona horaria para las hojas de horas y la divisa para los informes.
2. Configura las políticas de control horario
Navega hasta tus Políticas de control horario para configurar estos ajustes:
Configuración de restricciones de dispositivos: Para los equipos que trabajan en terreno, recomendamos habilitar la aplicación móvil y el quiosco compartido.
Habilitar el modo sin conexión si es necesario: Permite registros de entrada sin conexión para un seguimiento ininterrumpido en áreas remotas.
Configuración de las reglas de control horario: A continuación encontrarás algunas configuraciones personalizadas que te recomendamos:
- Requerir reconocimiento facial/selfies: Verificación rápida para los miembros de tu equipo.
- Habilitar el seguimiento de localización en tiempo real: Visualiza dónde trabaja tu personal a lo largo del día.
- Requerir localización con entradas de tiempo: Registra las ubicaciones GPS con cada entrada y salida.
- Habilitar geolocalización: Permite a los miembros fichar solo en ubicaciones autorizadas.
Habilitar bloqueo del dispositivo: Restringe los registros de entrada y salida solo a los dispositivos móviles autorizados.
Aplicar la automatización de geovallas: Automatiza los registros de entrada y salida cuando los miembros cruzan una zona de geovalla.
Nota: Sólo puedes habilitar el seguimiento de localización en tiempo real o la automatización de geovallas, pero no ambos simultáneamente.
3. Crea horarios de trabajo y períodos de pago
Ve a la pestaña Horarios de trabajo para configurar estos ajustes:
Establecer horarios de trabajo: Define las horas de inicio y finalización u horarios flexibles.
Definir políticas de descansos: Crea tipos de descansos y establece reglas para los mismos.
Configurar reglas de horas extras: Establece políticas de horas extras que cumplan con las regulaciones locales.
4. Configura calendarios de días festivos y políticas de tiempo libre
Ve a la pestaña Tiempo libre y vacaciones para configurar estos ajustes:
Añadir un calendario para tu organización: Importa calendarios para sincronizar los días festivos con las hojas de horas.
Crear políticas de tiempo libre: Establece políticas de tiempo libre para las solicitudes de permisos.
5. Añade actividades y proyectos
Ve a la pestaña Actividades y proyectos para agregar lo siguiente:
Añadir actividades: Configura actividades para que los miembros puedan realizar un seguimiento del tiempo dedicado a ellas.
Añadir proyectos: Permite a los miembros realizar un seguimiento de las horas que dedican a los proyectos en los que trabajan.
Añadir y vincular clientes a proyectos: Añade tus clientes y asígnalos fácilmente a sus proyectos.
6. Añadir localizaciones
Ve a la pestaña Localizaciones para añadir tus geovallas:
Añadir localizaciones de trabajo: Busca una dirección y añade localizaciones autorizadas para tu equipo.
Asignar localizaciones a los horarios de trabajo: Añade localizaciones específicas a los horarios de trabajo para la geolocalización.
7. Configura tu equipo
Ve a la pestaña Personas para incorporar a tu equipo y configurar estos ajustes:
Invitar a los miembros de tu equipo: Envía invitaciones a todos los empleados que van a realizar el control horario.
Añadir miembros sin cuentas: Introduce nombres sin enviar invitaciones y realiza el control horario a través de un quiosco.
Asignar roles y permisos: Define quiénes serán los administradores, los gerentes y los miembros.
Crear grupos: Clasifica a tus miembros en grupos según los departamentos o las localizaciones de trabajo.
8. Configura el modo quiosco
Si quieres una forma centralizada de controlar la asistencia de tu equipo presencial, puedes usar un quiosco compartido en una tableta. En tu aplicación móvil de Jibble, ve a la página Menú y cambia al modo Quiosco para configurar tu quiosco compartido:
Crear quioscos: Configura quioscos para diferentes localizaciones de trabajo y asigna miembros del equipo a cada uno de ellos.
Configurar los ajustes del quiosco: Selecciona el modo de quiosco que prefieras para establecer cómo ficharán los miembros.
9. Comienza a realizar el seguimiento de la asistencia de tu equipo
Con todo configurado y todos los usuarios registrados, tu personal ya puede fichar la entrada y la salida mientras se desplaza o desde cualquier localización autorizada.
Aquí tienes algunos recursos adicionales para que tu equipo se familiarice con los aspectos básicos del uso de Jibble como miembro: