Mettre en place des projets et des clients
Les membres peuvent suivre le temps passé sur des projets et des clients spécifiques à des fins de rapports, de facturation ou d'établissement de factures
Jibble est un excellent logiciel de suivi du temps de projet, sans vouloir nous vanter ! Les projets permettent de suivre à la fois le temps passé sur les projets et celui consacré aux clients. Il s’agit d’une fonctionnalité qui n’est pas liée aux activités.
Les clients font partie des projets et peuvent être assignés à plusieurs projets. Lorsqu’un membre enregistre son temps sur un projet, le client associé à ce projet est également enregistré.
Cet article aborde les points suivants :
Ajouter des projets
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Allez dans Activités et Projets et sélectionnez Projets.
- Cliquez sur Ajouter un projet.
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Remplissez les informations dans la barre latérale, telles que :
- Nom du projet
- Code du projet (facultatif : peut être alphanumérique, par exemple 3A)
- Client (facultatif)
- Description (facultatif)
- Lieu (facultatif)
- Membres ou groupes désignés (facultatif)
- Étiquettes (facultatif : ajoutez des étiquettes pour catégoriser les projets, par exemple « Horaire » ou « Entreprise »)
- Cliquez sur Enregistrer.
Par défaut, tous les projets sont visibles par tous les membres de l’équipe et tous les groupes. Vous pouvez assigner des membres individuels ou des groupes si vous avez configuré des groupes. Ou découvrez comment créer et gérer des groupes.
Lorsque des personnes (ou des groupes) sont assignés à un projet :
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Le projet n’est accessible qu’aux personnes associées à celui-ci.
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Les personnes qui ne sont pas liées au projet n’y auront plus accès.
Vous pouvez désormais rendre obligatoire le pointage des membres pour un projet grâce aux règles de suivi du temps personnalisées.
Lorsqu’un lieu est attribué à un projet :
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Les personnes assignées à un projet verront le lieu associé à leur temps enregistré. Vous pouvez exporter ces données pour les consulter dans le rapport de suivi du temps.
Lorsque des étiquettes sont ajoutées à un projet :
- Les étiquettes servent à catégoriser et à organiser les projets afin de faciliter le filtrage et le reporting.
- Elles n’affectent ni l’accès au projet, ni le suivi du temps, ni la visibilité.
Pour filtrer les projets :
- Dans l’onglet Projets, repérez les options de filtre Assignés, Clients, Lieux et Étiquettes au-dessus de la liste des projets existants..
- Lorsque des filtres sont utilisés, la liste des projets est mise à jour en fonction des projets assignés.
- Pour effacer un filtre, utilisez les options Effacer la sélection/Effacer tout, disponibles dans les menus déroulants correspondants.
- Pour supprimer tous les filtres appliqués, cliquez sur Réinitialiser pour tout effacer.
Ajouter des clients
Pour ajouter un client :
- Allez dans Activités et projets, puis sélectionnez Clients.
- Cliquez sur Ajouter un client.
- Remplissez les informations dans la barre latérale, telles que :
- Nom du client
- Code client (facultatif : peut être alphanumérique, par exemple 3A)
- Projet (facultatif)
- Cliquez sur Enregistrer.
Note : vous pouvez attribuer plusieurs projets à un même client.
Assigner des clients à des projets :
Une fois que vous avez ajouté un client, vous pouvez y associer des projets. Pour ce faire, plusieurs méthodes s’offrent à vous :
- Dans la barre latérale Clients :
- Vous pouvez attribuer un projet lors de la création d’un nouveau client dans la barre latérale.
- Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône en forme de crayon pour modifier un client existant.
- Cela ouvre la barre latérale du client, vous permettant d’effectuer des mises à jour.
- Ajouter des clients dans l’onglet Projets :
- Il est possible d’assigner des clients dans l’onglet Projets lors de la création d’un nouveau projet.
- Vous pouvez également attribuer des clients en cliquant sur l’icône en forme de crayon pour modifier un projet existant.
- Dans cette barre latérale, vous pouvez aussi créer un nouveau client si nécessaire.
Suivi du temps passé par un client :
Si vous devez suivre le temps passé par vos clients, assurez-vous d’associer chaque client à votre projet. Lorsque votre équipe effectue le suivi du temps passé sur un projet, le suivi inclut également le client.
Projets dans les feuilles de temps et les rapports
Une fois que les membres de votre équipe commenceront à suivre leur temps de travail par rapport aux projets, vous disposerez d’informations plus détaillées sur le temps qu’ils y consacrent.
Il existe deux sections utiles où vous pouvez consulter ces informations :
Répartition par projet à partir des feuilles de temps quotidiennes détaillées de votre équipe
- Allez dans Feuilles de temps.
- Cliquez sur l’horaire des membres de l’équipe.
- Consultez leur feuille de temps quotidienne détaillée.
- Depuis cette page, vous pouvez consulter leurs saisies de temps avec l’activité et le projet correspondants.
Rapport de suivi du temps
Indispensable en fin de mois pour générer des rapports clients, ce document fournit des informations précieuses sur le suivi du temps de votre équipe par projet, client et activité.
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Allez dans Rapports.
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Accéder au Rapport de suivi du temps.
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Pour consulter le détail de vos projets ou clients en heures, cliquez sur l’onglet de gauche.
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Vous pouvez également consulter une répartition plus détaillée ci-dessous en utilisant les filtres de groupe.
Pour filtrer par groupe ou sous-groupe :
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Sélectionnez si vous souhaitez regrouper par Date, Membre, Activité, Projet ou Client.
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Sélectionnez votre sous-groupe : Projet, Client, Activité ou Membres.
- Vous pouvez également affiner votre filtrage par :
- Lieux, Groupes, Membres, Plannings, Activités, Projets, Clients, Postes, Types d’emploi, Codes de membre et Étiquettes.
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Consultez le tableau récapitulatif en bas de page.
Pour exporter :
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Vous pouvez exporter le rapport de suivi du temps pour consulter la liste des entrées de temps avec le détail des activités, des projets et des clients.
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Pour le moment, seuls les fichiers CSV et Excel sont disponibles.
En savoir plus sur la mise en place des activités.