Créer des politiques de congés

Aide |

Collections : Congés et jours fériés.

Écrit par Melissa Spillett

Dernière modification le

avril 6th 2024

Notre fonction Congés, qui fait partie de notre outil de suivi des vacances des employés, vous permettra de créer des politiques de congé pour votre équipe afin que vous puissiez suivre efficacement les congés des membres de l’équipe pour un calcul précis de la paie.

Ce guide couvre les points suivants :

• La création de politiques de congés
  • Les congés non payés
  • Les congés payés avec accumulation
• Le calcul des congés

---

La création de politiques de congés

Cette section s’applique aux propriétaires et aux administrateurs.

Les politiques de congés peuvent être créées sur la base des règles de votre entreprise en matière de congés. Lorsque vous créez des politiques de congés pour votre équipe, vous pouvez choisir entre des congés payés et des congés non payés :

Payé	Le congé est pris en compte dans le calcul en fonction des heures de paie sur les feuilles de temps et les rapports.
Non payé	Le congé n’est pas pris en compte dans le calcul des heures de paie et n’est pas facturable.

Pour les congés payés, vous pouvez mettre en place une politique d’accumulation. Les règles d’accumulation permettent aux employés de gagner du congé à un taux spécifié et sont utilisées pour calculer, accumuler et suivre la quantité de congé payé dont dispose un employé.

Vous pourrez également attribuer des politiques de congés à des groupes et/ou membres spécifiques, les politiques de congés non attribuées s’appliquent par défaut à tous les utilisateurs de votre organisation.

Important ❗: Les paramètres d’accumulation et les affectations de membres ne sont applicables que sur les plans Premium et Ultimate.

---

Les congés non payés

1. Allez sur Congés et vacances dans le menu de navigation de gauche.
2. Cliquez sur l’onglet Politique de congés.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter une politique de congé dans le coin supérieur droit.
4. Donnez un nom à votre politique de congés et sélectionnez les groupes et/ou les membres que vous souhaitez affecter à cette politique.
5. Sélectionnez Non payé dans le champ de la compensation.
6. Sélectionnez les unités pour lesquelles les congés non rémunérés sont applicables.
   Remarque : les congés ne peuvent être demandés que sur la base de l’unité (jours ou heures) sélectionnée lors de la création de la politique de congés.
   
7. Si vous ne souhaitez pas que les jours fériés soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours fériés.
8. Si vous ne souhaitez pas que les jours de repos soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours non travaillés.Remarque : les jours fériés sont basés sur le calendrier attribué aux membres, tandis que les jours chômés sont basés sur les jours de repos configurés dans le cadre du calendrier de travail attribué aux membres.
   
9. Cliquez sur Enregistrer.
10. Votre politique en matière de congés sera ajoutée à la liste des politiques en matière de congés.

---

Les congés payés avec accumulation

1. Allez dans la rubrique Congés et vacances dans le menu de navigation de gauche.
   Cliquez sur l’onglet Politiques de congé.
   Cliquez sur le bouton Ajouter une politique de congé dans le coin supérieur droit.
2. Donnez un nom à votre politique de congé et sélectionnez les groupes et/ou les membres que vous souhaitez affecter à cette politique.
3. Sélectionnez Payé dans le champ de la rémunération.

1. Sous Paramètres d’accumulation, vous verrez deux options sous le champ Calendrier d’accumulation :
   • Aucun – Les congés sont acquis immédiatement, sans proratisation.
     
   • Annuellement – Les congés sont acquis chaque année à une date déterminée et sont calculés au prorata.

Remarque : les politiques de congés payés existantes qui ont été créées avant la publication de la version Web 2.35 seront automatiquement déplacées vers un paramètre d’accumulation égal à Aucun. Vous pouvez modifier les politiques de congés payés et inclure un montant de droits si nécessaire.

---

Si l’option Aucun est sélectionnée :

Les congés seront accumulés du 1er janvier au 31 décembre et actualisés le 1er janvier de l’année suivante. Les droits à congé seront acquis immédiatement sous la forme d’une somme forfaitaire.

1. Saisissez le nombre total de jours ou d’heures auxquels les employés ont droit par an.
   
   Remarque : les congés ne peuvent être demandés que sur la base de l’unité (jours ou heures) sélectionnée lors de la création de la politique en matière de congés.
2. Si vous ne souhaitez pas que les jours fériés soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours fériés.
3. Si vous ne souhaitez pas que les jours de repos soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours non travaillés.

Remarque : les jours fériés sont basés sur le calendrier attribué aux membres, tandis que les jours chômés sont basés sur les jours de repos configurés dans le cadre du calendrier de travail attribué aux membres.

1. Sous Règles de solde, vous pouvez cocher la case Les soldes de congés peuvent être reportés au cycle suivant si vous souhaitez que les soldes de congés soient reportés à l’année suivante.

Saisissez le nombre total de jours ou d’heures autorisés à être reportés ainsi que le délai d’expiration (1-12 mois).Remarque : si vous sélectionnez 1 mois comme date d’expiration, tous les congés reportés autorisés seront supprimés un mois après le 1er janvier de l’année suivante, c’est-à-dire le 1er février.

1. Cliquez sur Sauvegarder.
2. Votre politique en matière de congés sera ajoutée à la liste des politiques en matière de congés.

---

Si l’option Annuellement est sélectionnée :

Vous pourrez déterminer la période au cours de laquelle les heures accumulées sont acquises dans le champ Date d’accumulation :

1. Personnalisée – Les congés sont accumulés à partir de la date personnalisée définie et selon un cycle annuel.
   • Par exemple, si la date personnalisée est fixée au 1er février 2023, le cycle des congés s’étendra du 1er février 2023 au 31 janvier 2024. Le 1er février 2024, les droits à congé seront actualisés.
2. Date d’adhésion – Les congés seront accumulés à partir de la date à laquelle un membre a rejoint votre organisation Jibble et s’étendront sur un cycle annuel.
   • Par exemple, si un membre rejoint l’organisation le 1er mai 2023, le cycle de congés s’étendra du 1er mai 2023 au 30 avril 2024. Le 1er mai 2024, les droits à congé seront actualisés.

Remarque : Vous pouvez trouver et modifier le champ « Date d’entrée en fonction » dans les profils des membres de votre équipe. Le champ Date d’adhésion sera rempli automatiquement pour les membres sans date d’adhésion, en fonction de la date à laquelle le membre a été ajouté à l’organisation, dès la sortie de la version web 2.35.

L’accumulation des congés s’effectuera selon un cycle, à partir de la date d’accumulation fixée pour l’année et actualisée à la date d’accumulation de l’année suivante. Les droits à congé sont acquis à partir de la date fixée et sont calculés au prorata selon la formule suivante : (nombre de droits / 12 mois) x nombre de mois restants dans le cycle.

Exemple :

Alan crée un contrat de congé annuel (contrat A) avec 12 jours de droit par an, qui commence le 1er janvier 2023. Alan affecte ensuite Ben à la police A le 1er avril 2023. Étant donné que Ben a été affecté après le 1er janvier, le total de ses droits à congé sera calculé au prorata selon la formule suivante (nombre de droits / 12 mois) x nombre de mois restants dans un cycle.

(12 jours / 12 mois) x 9 mois = 9 jours

Date d’accumulation personnalisée :

1. Saisissez le nombre total de jours ou d’heures auxquels les employés ont droit par an et sélectionnez la date d’accumulation personnalisée.
2. Si vous ne souhaitez pas que les jours fériés soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours fériés.
   
3. Si vous ne souhaitez pas que les jours de repos soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours non travaillés.
4. Sous Règles du solde, vous pouvez cocher la case Les soldes de congés peuvent être reportés au cycle suivant si vous souhaitez que les soldes de congés soient reportés à l’année suivante.
5. Saisissez le nombre total de jours ou d’heures autorisés à être reportés ainsi que le délai d’expiration (1-12 mois).
6. Cliquez sur Sauvegarder.
7. Votre politique en matière de congés sera ajoutée à la liste des politiques en matière de congés.

Date d’entrée en fonction :

1. Saisissez le nombre total de jours ou d’heures auxquels les employés ont droit par an.
2. Si vos membres doivent passer par une période d’attente avant d’acquérir des droits à congé, indiquez le nombre de jours d’attente.Remarque : la période d’attente ne s’applique qu’à la première année de service. Les droits à congé continueront à s’actualiser à la date d’entrée en service de l’année ou des années suivantes.
3. Si vous ne souhaitez pas que les jours fériés soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours fériés.
   
4. Si vous ne souhaitez pas que les jours de repos soient inclus dans les jours de congé, cochez la case Exclure les jours non travaillés.
5. Sous Règles du solde, vous pouvez cocher la case Les soldes de congés peuvent être reportés au cycle suivant si vous souhaitez que les soldes de congés soient reportés à l’année suivante.
6. Saisissez le nombre total de jours ou d’heures autorisés à être reportés ainsi que le délai d’expiration (1-12 mois).
7. Cliquez sur Sauvegarder.
8. Votre politique en matière de congés sera ajoutée à la liste des politiques en matière de congés.

---

Le calcul des congés