Comment fonctionnent les approbations à plusieurs niveaux
Découvrez le fonctionnement des approbations à plusieurs niveaux pour mettre en œuvre des flux de travail d'autorisation structurés
Les approbations à plusieurs niveaux dans le logiciel de gestion des congés payés de Jibble vous permettent d’ajouter jusqu’à trois niveaux d’approbation séquentiels pour les demandes de congés.
Les demandes sont ainsi examinées avec soin par les bonnes personnes à chaque étape avant d’être finalisées. Cette fonctionnalité est disponible sur les plans Premium et Ultimate.
Pour en savoir plus, consultez comment configurer des approbations à plusieurs niveaux.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Comment fonctionne le flux d’approbation
- Types d’approbateurs que vous pouvez choisir
- Rôles et autorisations des approbateurs
- Statuts des demandes de congés
- Afficher l’historique des approbations pour les demandes de congés
- Contourner les flux de travail d’approbation
Comment fonctionne le flux d’approbation
Lorsque les approbations à plusieurs niveaux sont activées, les demandes de congés passent par chaque niveau d’approbation dans l’ordre suivant :
- La demande est envoyée aux approbateurs de Niveau 1.
- Une fois approuvée au Niveau 1, elle passe au Niveau 2.
- Si le Niveau 2 est approuvé, la demande passe au Niveau 3 (si ce niveau est défini).
- La demande est marquée comme Approuvée uniquement lorsque tous les niveaux ont été approuvés.
Notes importantes :
- Les approbateurs ne sont notifiés que lorsque la demande atteint leur niveau.
- Si plusieurs approbateurs sont définis pour un niveau, un seul doit agir sur la demande.
Types d’approbateurs que vous pouvez choisir
Pour chaque niveau, vous pouvez assigner des approbateurs parmi les options suivantes :
| Type d’approbateur | Définition |
| Managers directs | Le manager assigné au membre. |
| Managers de groupe | Les managers du ou des groupes auxquels appartient le membre. |
| Administrateurs | Utilisateurs ayant un rôle d’administrateur. |
| Propriétaire | Le propriétaire de l’organisation. Les propriétaires peuvent contourner les flux de travail d’approbation et intervenir à n’importe quel niveau sur les demandes de congés. |
| Personnes spécifiques | Une ou plusieurs personnes assignées comme approbateurs. Ces utilisateurs doivent avoir un rôle de Manager, Administrateur ou Propriétaire. |
Notes importantes :
- Un maximum de trois niveaux d’approbation peuvent être ajoutés.
- Plusieurs types d’approbateurs peuvent être assignés à chaque niveau.
- Un même type d’approbateur (par exemple, « Managers de groupe ») ou la même personne ne peut pas être assignée à plus d’un niveau.
- Exemple : si « Managers de groupe » est sélectionné au Niveau 1, il ne peut pas être sélectionné de nouveau aux Niveaux 2 ou 3.
- Exemple : si une personne spécifique (par exemple Jane Doe) est sélectionnée au Niveau 1, elle ne peut pas être assignée de nouveau à un autre niveau en tant qu’individu.
- Un approbateur peut être assigné à plusieurs niveaux s’il est sélectionné via des méthodes différentes.
- Exemple : « Managers de groupe » est sélectionné au Niveau 1, et Jane Doe (qui est Manager de groupe) est assignée individuellement au Niveau 2.
Rôles et autorisations des approbateurs
Les approbateurs ne peuvent traiter les demandes de congés que s’ils disposent des autorisations nécessaires. Le tableau ci-dessous présente les autorisations par défaut et configurables disponibles pour chaque rôle :
| Rôle | Autorisations par défaut | Autorisations configurables (plan Ultimate uniquement) |
| Propriétaire |
|
|
| Administrateur |
|
|
| Manager |
|
|
Pour en savoir plus, consultez les autorisations dans Jibble.
Statuts des demandes de congés
Les demandes de congés dans Jibble peuvent avoir différents statuts en fonction de leur progression dans le flux de travail d’approbation :
| Statut | Définition |
| En attente (0/x) | La demande est soumise et attend l’approbation au premier niveau.
*x fait référence au nombre total de niveaux d’approbation configurés. |
| En attente (1/x) | L’approbateur de premier niveau a approuvé la demande et attend l’approbation au deuxième niveau.
*x fait référence au nombre total de niveaux d’approbation configurés. |
| En attente (2/x) | L’approbateur de deuxième niveau a approuvé la demande et attend l’approbation au troisième niveau (si défini).
*x fait référence au nombre total de niveaux d’approbation configurés. |
| Approuvé | Tous les niveaux d’approbation requis ont approuvé la demande. Aucune autre action ne peut être entreprise concernant les demandes dans cet état. |
| Annulé | La demande a été retirée par le demandeur ou annulée par un approbateur. Aucune autre action ne peut être entreprise sur les demandes dans cet état. |
| Rejeté | La demande a été rejetée, quel que soit le niveau d’approbation. Aucune autre action ne peut être entreprise concernant les demandes dans cet état. |
Afficher l’historique d’approbation des demandes de congés
Chaque demande de congé contient un historique détaillé des approbations, vous permettant de voir précisément qui a effectué quelle action et à quel moment. Les informations disponibles incluent :
- La date et l’heure de l’action
- Le nom de l’approbateur
- Le type d’action effectuée (ex : approuvée, rejetée, annulée)
- Le statut actuel de la demande
Pour consulter l’historique d’une demande, allez dans Congés > Aperçu, puis cliquez sur l’icône d’historique associée à la demande.
Note : l’historique des approbations est visible uniquement par les utilisateurs ayant un rôle de Manager, Administrateur ou Propriétaire.
Contourner les flux de travail d’approbation
Dans certaines situations, telles que des demandes urgentes, l’indisponibilité des approbateurs ou des besoins organisationnels spécifiques, les Propriétaires peuvent, par défaut, contourner le processus d’approbation à plusieurs niveaux. Les Administrateurs peuvent également se voir accorder cette autorisation si nécessaire. En savoir plus sur les autorisations dans Jibble.
Avec un accès de contournement, ils peuvent :
- Approuver ou rejeter toute demande de congé en attente, quel que soit le niveau d’approbation actuel.
- Intervenir même s’ils ne font pas partie des approbateurs définis pour la demande.
- Finaliser immédiatement la demande, en ignorant les étapes d’approbation restantes.
Comment contourner les flux de travail d’approbation :
- Accédez à Congés > Aperçu.
- Sélectionnez la demande que vous souhaitez contourner.
- Cliquez sur le bouton d’action souhaité : Approuver, Rejeter ou Annuler.
- Confirmer le contournement.
Note : toutes les actions de contournement sont enregistrées dans le relevé d’historique des demandes de congés.
