Come funzionano le approvazioni a più livelli
Comprendere come funzionano le approvazioni a più livelli per applicare flussi di autorizzazione strutturati
Le approvazioni a più livelli nel software di monitoraggio del tempo libero di Jibble consentono di aggiungere fino a tre livelli di approvazione sequenziali per le richieste di ferie e permessi.
Ciò garantisce che le richieste vengano esaminate correttamente dalle persone giuste in ogni fase prima di essere finalizzate. Questa funzione è disponibile nei piani Premium e Ultimate.
Per ulteriori informazioni, consulta la guida su come configurare le approvazioni a più livelli.
Questo articolo comprende:
- Come funziona il flusso di approvazione
- Tipi di approvatori che è possibile scegliere
- Ruoli e autorizzazioni degli approvatori
- Stati delle richieste di tempo libero
- Vedere lo storico delle approvazioni delle richieste di tempo libero
- Ignorare i flussi di approvazione
Come funziona il flusso di approvazione
Quando sono abilitate le approvazioni a più livelli, le richieste di ferie e permessi passeranno attraverso ciascun livello di approvazione in sequenza:
- La richiesta viene inviata agli approvatori di Livello 1.
- Una volta approvata al Livello 1, passa al Livello 2.
- Se il Livello 2 approva, si procede al Livello 3 (se impostato).
- La richiesta viene indicata come Approvata solo dopo che tutti i livelli l’hanno approvata.
Note importanti:
- Gli approvatori vengono avvisati solo quando la richiesta raggiunge il loro livello.
- Se per un livello sono impostati più approvatori, solo uno di essi deve intervenire sulla richiesta.
Tipi di approvatori che è possibile scegliere
Per ogni livello, è possibile assegnare approvatori tra le seguenti opzioni:
| Tipi di Approvatori | Definizione |
| Manager Diretti | Il manager assegnato al membro. |
| Manager di Gruppo | Manager del gruppo o dei gruppi a cui appartiene il membro. |
| Amministratori | Utenti con ruoli di Amministratore. |
| Titolare | Il titolare dell’organizzazione. I titolari possono ignorare i flussi di approvazione e intervenire sulle richieste di ferie e permessi a qualsiasi livello. |
| Persone Specifiche | Uno o più individui assegnati come approvatori. Gli utenti devono avere ruoli di Manager, Amministratore o Titolare. |
Note importanti:
- È possibile aggiungere un massimo di tre livelli di approvazione.
- A ogni livello è possibile assegnare più tipi di approvatori.
- Lo stesso tipo di approvatore (ad esempio “Manager di Gruppo”) o la stessa persona specifica non possono essere assegnati a più di un livello.
- Ad esempio, se “Manager di Gruppo” è selezionato al Livello 1, non può essere selezionato nuovamente al Livello 2 o 3.
- Ad esempio, se una persona specifica (ad esempio Maria Rossi) viene selezionata al Livello 1, non può essere assegnata nuovamente come individuo a un altro livello.
- Un approvatore può essere assegnato a più livelli se selezionato tramite metodi diversi.
- Ad esempio, “Manager di Gruppo” è selezionato al Livello 1 e maria Rossi (che è una Manager di Gruppo) è assegnata individualmente al Livello 2.
Ruoli e autorizzazioni degli approvatori
Gli approvatori possono intervenire sulle richieste di ferie e permessi solo se dispongono delle autorizzazioni necessarie. La tabella seguente illustra le autorizzazioni predefinite e configurabili disponibili per ciascun ruolo:
| Ruolo | Autorizzazioni predefinite | Autorizzazioni configurabili (solo nel piano Ultimate) |
| Titolare |
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| Amministratore |
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| Manager |
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Per maggiori dettagli, consulta le autorizzazioni in Jibble.
Stati delle richieste di tempo libero
Le richieste di tempo libero in Jibble possono avere diversi stati a seconda del loro avanzamento nel flusso di approvazione:
| Stati | Definizione |
| In Attesa (0/x) | La richiesta è stata inviata ed è in attesa di approvazione al primo livello.
*x si riferisce al numero totale di livelli di approvazione configurati. |
| In Attesa (1/x) | Il manager di primo livello ha approvato la richiesta ed è in attesa dell’approvazione al secondo livello.
*x si riferisce al numero totale di livelli di approvazione configurati. |
| In Attesa (2/x) | Il manager di secondo livello ha approvato la richiesta ed è in attesa dell’approvazione al terzo livello (se configurato).
*x si riferisce al numero totale di livelli di approvazione configurati. |
| Approvata | Tutti i livelli di approvazione richiesti hanno approvato la richiesta. Non è possibile eseguire ulteriori azioni sulle richieste in questo stato. |
| Annullata | La richiesta è stata ritirata dal richiedente o annullata da un approvatore. Non è possibile eseguire ulteriori azioni sulle richieste in questo stato. |
| Rifiutata | La richiesta è stata rifiutata a tutti i livelli di approvazione. Non è possibile eseguire ulteriori azioni sulle richieste in questo stato. |
Vedere lo storico delle approvazioni delle richieste di tempo libero
Ogni richiesta di tempo libero include uno storico dettagliato delle approvazioni, che consente di vedere esattamente chi ha intrapreso l’azione e quando, inclusi:
- Data e ora dell’azione
- Nome dell’approvatore
- Tipo di azione intrapresa (ad esempio, approvata, respinta, annullata)
- Stato attuale della richiesta
Puoi visualizzare lo storico delle richieste andando su Tempo Libero > Panoramica e cliccando sull’icona della cronologia sulla richiesta.
Nota: La cronologia delle approvazioni è visibile solo agli utenti con ruoli di Manager, Amministratore o Titolare.
Ignorare i flussi di approvazione
In situazioni quali richieste urgenti, approvatori non disponibili o esigenze organizzative particolari, i titolari possono ignorare il processo di approvazione a più livelli di defualt. Se necessario, tale autorizzazione può essere concessa anche agli amministratori. Per ulteriori informazioni, consulta Autorizzazioni in Jibble.
Con l’accesso di sovrascrittura, è possibile:
- Approvare o rifiutare qualsiasi richiesta di tempo libero in attesa, indipendentemente dal livello di approvazione attuale.
- Intervenire anche se non fanno parte dei livelli di approvazione configurati.
- Finalizzre immediatamente la richiesta, saltando tutti i passaggi di approvazione rimanenti.
Come ignorare i flussi di approvazione:
- Vai su Tempo Libero > Panoramica.
- Seleziona la richiesta che desideri ignorare.
- Clicca sul tasto dell’azione, cioè Approva, Rifiuta o Annulla.
- Conferma la sovrascrittura.
Nota: Tutte le azioni di sovrascrittura vengono registrate nel registro della cronologia delle richieste di tempo libero.
