No. Il monitoraggio del tempo dei dipendenti ha senso in alcune situazioni e organizzazioni e non in altre.
In effetti, in Jibble abbiamo alcuni team per i quali tracciamo il tempo e l’attività – ad esempio quelli pagati a ore, e altri team per i quali non lo facciamo. In realtà, per la maggior parte del nostro personale, la cosa principale che teniamo sotto controllo sono le prestazioni e i risultati.
La chiave è identificare il motivo per cui è necessario monitorare il tempo e quindi come procedere.
In generale, per il personale che deve trovarsi in sede, ad esempio in un ristorante, in un ospedale, in un cantiere, ecc… può avere molto senso monitorare le presenze, perché se il personale non è presente non può svolgere il proprio lavoro.
Ecco alcuni sistemi di rilevazione orari e presenze:
- Nessun monitoraggio, solo presenza fisica.
- Questo funziona bene per i team molto piccoli.
- Carta e penna
- Anche in questo caso, può funzionare bene per i piccoli team in cui è necessario registrare il tempo. Naturalmente, si presta ad eventuali violazioni.
- Lettori per la timbratura di cartellini
- Sistematizzato ma soggetto a violazioni, richiede molto tempo per ottenere i dati dai cartellini, quest’ultimi non sono sottoposti a backup e tutto ciò è soggetto a errori. Anche in questo caso, potrebbe funzionare bene per le piccole organizzazioni in cui la visibilità del team è elevata.
- Lettore elettronico (non su cloud) di badge
- In genere sono costosi da configurare, diventano obsoleti rapidamente, i dati non sono disponibili in tempo reale e non viene eseguito il backup dei dati.
- Un software di rilevazione orari e presenze gestito su cloud.
- Sì, lo stiamo vendendo, ma questa è la soluzione migliore perché risolve tutti i problemi degli altri sistemi, ed è per questo che sono diventati così conosciuti.
Sì, la maggior parte dei sistemi di rilevazione orari e presenze produce timesheet e li rilascia in diversi formati.
No. Oltre a gestire l’orario dei dipendenti, i sistemi di rilevazione orari e presenze possono essere utilizzati per monitorare l’assenteismo o la frequenza delle presenze nei diversi eventi e servizi. Ecco perché abbiamo fatto in modo che Jibble funzioni perfettamente anche per la rilevazione presenze degli studenti e la rilevazione presenze nelle chiese.
Il software di time tracking è un termine generico per indicare un software che fa esattamente quello che dice, cioè monitorare il tempo.
L’aspetto fondamentale è che può essere utilizzato sia per i dipendenti che lavorano alla loro scrivania, sia per quelli dislocati.
La rilevazione orari e presenze è un sottoinsieme del time tracking e la parola “presenze” implica che si tratta di un software per dipendenti dislocati.
La timbratura per conto di altri è quando un dipendente chiede a un altro di registrare l’entrata o l’uscita al posto suo. Non è solo una violazione, ma è anche demotivante per coloro che assistono a questo fenomeno, in quanto i loro colleghi vengono pagati senza lavorare.
Ecco perché esiste la rilevazione biometrica delle presenze, che è un altro modo per dire che la rilevazione presenze utilizza dati biologici come le impronte digitali, il riconoscimento facciale o la voce (che non abbiamo ancora visto). Se a ciò si aggiunge che il sistema di rilevazione presenze si trova in una posizione fissa o utilizza il GPS di un telefono o di un tablet, è possibile registrare sia la persona corretta che la sua posizione in un determinato momento.
Alcuni sistemi utilizzano una rilevazione presenze con badge RFID o una rilevazione presenze con badge NFC, ma ovviamente i sistemi che utilizzano i badge sono soggetti alle timbrature per conto di altri. Questo sistema può funzionare bene in un’area ad elevata visibilità, come ad esempio un’area con telecamere a circuito chiuso. Altri software utilizzano i telefoni al posto dei badge e, anche se i telefoni possono essere dati ai colleghi, molti di loro sono riluttanti a farlo perché non possono usare il loro telefono. Jibble supporta questa funzione con il “blocco del dispositivo”, il che significa che solo il proprio telefono può essere usato per l’entrata e l’uscita.
Il datore di lavoro non può obbligare un dipendente a utilizzare un’app sul suo cellulare, a meno che non sia esplicitamente indicato nel contratto.
Ma la realtà è che un datore di lavoro e un dipendente dovrebbero avere un certo livello di intesa per mantenere un buon rapporto di lavoro, e quindi un dipendente che risponde al proprio cellulare o lo utilizza per monitorare il tempo, se richiesto, sarebbe normalmente considerato ragionevole.
Non ce ne sono molte gratuite, ma quelle che ci sono guadagnano facendo pagare gli upgrade opzionali.
La comunicazione è molto importante, così come la definizione delle aspettative. La rilevazione presenze non solo aiuta a tenere i registri, ma significa anche che i dipendenti possono essere pagati in modo equo per il loro tempo. E questo è un messaggio fondamentale da trasmettere.
La maggior parte di queste soluzioni cerca di risolvere lo stesso problema, vale a dire la rilevazione degli orari e delle presenze. Tuttavia, ognuna ha i suoi punti di forza, il suo prezzo, i suoi metodi di registrazione dell’entrata e dell’uscita e, cosa forse più importante, ha diversi livelli di esecuzione – un software di rilevazione orari e presenze che rende difficile ai dipendenti l’effettiva entrata e uscita causerà molti più problemi di quanti ne risolva.
Inoltre, è bene tenere presente che quando si sceglie un rilevatore presenze, non si acquista il prodotto ma si investe in esso, poiché il prodotto cambierà nel tempo ed è difficile cambiare sistema. Vale quindi la pena di assicurarsi che il sistema sia in grado di migliorare e che il supporto clienti sia reattivo.
La rilevazione delle presenze dei dipendenti è perfettamente legale in tutte le giurisdizioni del mondo, poiché i datori di lavoro hanno essenzialmente bisogno di sapere dove si trova il loro personale.
In effetti, in molti paesi sviluppati, il monitoraggio del tempo è diventato obbligatorio per legge in qualche modo, forma o modalità, per proteggere i dipendenti dal sovraccarico di lavoro e per garantire che vengano pagati gli straordinari dovuti, ma la mancanza di consapevolezza fa sì che tali leggi vengano raramente applicate.
La rilevazione delle presenze dei dipendenti è perfettamente legale in tutte le giurisdizioni del mondo, poiché i datori di lavoro hanno essenzialmente bisogno di sapere dove si trova il loro personale.
In effetti, in molti paesi sviluppati, il monitoraggio del tempo è diventato obbligatorio per legge in qualche modo, forma o modalità, per proteggere i dipendenti dal sovraccarico di lavoro e per garantire che vengano pagati gli straordinari dovuti, ma la mancanza di consapevolezza fa sì che tali leggi vengano raramente applicate.
Scopri di più sulla legittimità del time tracking negli Stati Uniti nella nostra dettagliata guida legale sul time tracking.
Sì, perché il monitoraggio dei permessi e la rilevazione orari e presenze dipendono l’uno dall’altro.
Ecco altre domande sul time tracking che avevi troppa paura di fare!
Puoi anche visitare il sito web di Jibble per esplorare e imparare di più sul time tracking con Jibble. Qui troverai informazioni complete sulle nostre funzionalità, sui vantaggi e su come la nostra soluzione di time tracking può ottimizzare il tuo flusso di lavoro.