Nej, det gör jag inte. Att registrera anställdas tid är meningsfullt i vissa situationer och organisationer, men inte i andra situationer eller organisationer.
Faktum är att vi på Jibble har vissa team som vi registrerar tid och aktivitet för – till exempel de som betalas per timme – och andra team som vi inte gör det för. Faktum är att för de flesta av våra medarbetare är det viktigaste vi följer upp deras prestationer och resultat.
Nyckeln här är att identifiera varför du behöver registrera tid och sedan hur du ska gå tillväga för att göra det.
För personal som måste vara på plats, till exempel på en restaurang, ett sjukhus, en byggarbetsplats etc., kan det vara mycket meningsfullt att registrera närvaro eftersom personalen inte kan göra sitt jobb om de inte är där.
Här är några exempel på tids- och närvarosystem:
- Ingen övervakning, bara fysisk närvaro.
- Detta fungerar bra för mycket små team.
- Penna och papper
- Även här kan det fungera bra för små team där tiden måste registreras. Naturligtvis är det öppet för missbruk.
- Kortbaserade stämpelklockor
- Systematiserad men öppen för missbruk, tidskrävande att få ut data från korten, korten säkerhetskopieras inte och allt är behäftat med felkällor. Även detta kan fungera bra för små organisationer där teamets synlighet är hög.
- Elektroniska (icke molnbaserade) stämpelklockor
- De är ofta dyra att installera, de blir snabbt föråldrade, data är inte tillgängliga i realtid och data säkerhetskopieras inte.
- En molnbaserad programvara för tid och närvaro.
- Ja, vi säljer det här, men det här är vägen framåt eftersom det löser alla problem med de andra systemen – vilket är anledningen till att de har blivit så populära.
Ja, de flesta tidsregistreringssystem producerar också tidrapporter, och de flesta tillhandahåller dem i flera format.
Nej, det gör jag inte. Förutom att hantera medarbetarnas tid kan tids- och närvarosystem användas för att spåra frånvaro eller närvarotal vid olika evenemang och tjänster. Det är därför vi också har gjort att Jibble fungerar perfekt för att spåra studentnärvaro och kyrkans närvaro.
Programvara för tidsregistrering är en generisk term för programvara som gör exakt vad den säger, nämligen att registrera tid
Det viktigaste är att den kan användas för både anställda som sitter vid skrivbordet och på plats.
Tid och närvaro är en delmängd av tidsregistrering, och med tanke på ordet ”närvaro” innebär det att det är för anställda på plats.
Kompisstämpling är när en anställd ber en annan att stämpla in eller ut åt honom. Det är inte bara bedrägeri, det är också demotiverande för dem som ser det hända när deras kollegor får betalt utan att arbeta.
Det är därför man har biometrisk närvaro, vilket är ett annat sätt att säga närvaro med hjälp av biologiska data som fingeravtryck, ansiktsigenkänning eller röst (som vi ännu inte har sett). Koppla ihop det med att närvarosystemet antingen är på en fast plats eller använder GPS:en i en telefon eller surfplatta, och nu har du både rätt person och plats vid den givna tidpunkten registrerad.
Vissa system använder RFID-kort eller NFC-kort, men system som använder kort är naturligtvis utsatta för buddy punching. Detta kan fungera bra i ett område med hög synlighet, t.ex. ett område med övervakningskameror. Andra program använder telefoner i stället för kort och även om telefoner kan ges till kollegor är många ovilliga att göra det eftersom det innebär att de inte kan använda sin egen telefon. Jibble stöder denna funktion med ”enhetslås” vilket innebär att endast deras specifika telefon kan användas för att stämpla in och ut sig själva.
En arbetsgivare kan inte tvinga en anställd att använda en app i den anställdes mobil om det inte uttryckligen anges i avtalet.
Men verkligheten är att en arbetsgivare och en anställd bör ha en viss förståelse för att upprätthålla en god arbetsrelation, och därför skulle en anställd som svarar på sin mobil eller använder den för att registrera tid på begäran normalt anses vara rimlig.
Det finns inte många gratisversioner, men de som finns tjänar pengar genom att ta betalt för valfria uppgraderingar.
Kommunikation är mycket viktigt, liksom att sätta upp förväntningar. Att registrera närvaron underlättar inte bara bokföringen utan innebär också att de anställda kan få skälig ersättning för sin tid. Aoch det är ett viktigt budskap att få fram.
De flesta försöker faktiskt lösa samma problem, dvs. att spåra tid och närvaro. Men var och en har sina egna styrkor, pris, metoder för att stämpla in och ut, och kanske viktigast av allt, var och en har varierande nivåer av utförande – en programvara för tid och närvaro som gör det svårt för anställda att faktiskt stämpla in och ut kommer i slutändan att orsaka mycket mer problem än det löser.
Det är också värt att komma ihåg att när du väljer en närvaroliggare köper du inte produkten utan investerar i den eftersom produkten kommer att förändras över tid och det är svårt att byta system. Så det är värt att se till att systemet förbättras och att kundsupporten är lyhörd.
Att spåra anställdas närvaro är helt lagligt i alla jurisdiktioner i världen eftersom arbetsgivare i princip behöver veta var deras personal befinner sig.
I många utvecklade länder har tidsregistrering faktiskt blivit lagstadgat på något sätt, för att skydda anställda från att bli överarbetade och för att säkerställa att de får betalt för övertid, men brist på medvetenhet innebär att sådana lagar sällan tillämpas.
Läs mer om lagligheten av tidsregistrering i USA i vår omfattande juridiska guide om tidsregistrering.
Ja, eftersom ledighetsspårning och tidredovisning är ömsesidigt beroende av varandra.
Här är några fler frågor om tidsuppföljning som du inte vågade ställa!
Du kan också kolla in Jibbles webbplats för att utforska och lära dig mer om att spåra tid med Jibble. Där hittar du omfattande information om våra funktioner, fördelar och hur vår lösning för tidrapportering kan effektivisera ditt arbetsflöde.