Nej, det är det nödvändigtvis inte. Huruvida just ditt företag ska registrera tiden för sina anställda grundas ofta på typen av verksamheten och vilka medarbetarnas roller.
Här på Jibble registrerar vi tid och aktiviteter för vissa grupper – till exempel de som är timanställda. Men vi gör det dock inte för alla våra anställda. För de flesta av våra medarbetare är det betydligt mer viktigt att följa upp deras prestationer över tid.
Det viktigaste är att du gör dig införstådd med varför du ska registrera anställdas tid i första taget. Därefter kan du bestämma det dig för hur du ska åstadkomma det hela på bästa sätt.
För personal som fysiskt befinner sig på plats, såsom i en restaurang, på ett sjukhus eller en byggarbetsplats är det ofta viktigt att registrera närvaro. Detta av den enkla anledningen att jobbet inte kan utföras såvida inte personen i fråga befinner sig på plats.
Här är några exempel på olika lösningar
- Ingen uppföljning, endast fysisk närvaro.
- Fungerar bäst för mindre grupper och team.
- Penna och papper
- Passar också små grupper och team där tider behöver skrivas ner. Dock väldigt lätt att fuska med.
- Stämpelklockor med kort
- Lite mer ordning, men korten kan missas eller tappas bort. Kräver i regel mer insats att få ut arbetstiderna. Inte heller här sparas allt och därför är felprocenten hög. Kan dock fungera väl för små grupper och team.
- Elektroniska stämpelklockor (ej kopplade till moln)
- Relativt dyra att köpa in och installera. Samtidigt blir tekniken snabbt föråldrad, visar sällan tider i realtid, men saknar även funktionaliteten att säkerhetskopiera data per automatik.
- Molnbaserad programvara för tid och närvaro.
- Ja, vi erbjuder detta, men det är också den lösning som löser alla problem som de andra systemen exponeras för – vilket just anledningen till att den blivit så populär.
Ja, de flesta tidsregistreringssystem producerar också tidrapporter, samtidigt som många av systemet tillhandahåller dem i flera olika format.
Nej, detta stämmer inte alls. Förutom att följa upp arbetstid kan även tids- och närvarosystem även användas för att utvärdera från- och närvaro för en rad olika aktiviteter och tjänster. Därför har vi vidtagit åtgärder för att säkerställa att Jibble fungerar idealt, oavsett om fokus till exempel ligger på att följa upp närvaro för studenter eller lärare.
Om vi börjar först med programvara avsedd för tidsregistrering är det hela ett samlingsnamn för system vilka används för att registrera arbetstid.
Det hela kan nyttjas av både kontorsanställda och de som jobbar ute på fält. Programvara avsedd för att registrera tid och närvaro utgör en delmängd av tidsregistreringen.
Det hela fokuserar med på att följa upp närvaro direkt på plats, något som särskilt för anställda vilka måste vara fysiskt på plats för att kunna utföra sitt arbete.
Kompisstämpling innebär i grund och botten att en kollega stämplar in eller ut åt en. Med andra ord befinner sig inte den anställda på plats utan simulerar det hela. Fenomenet är väldigt utbrett, särskilt på arbetsplatser med fysiskt in- och utstämpling. Det hela räknas förstås som fusk och kan medföra att andra anställda känner sig mindre motiverade eftersom de inser att vederbörande får lön utan att faktiskt utanför något arbete.
Ett effektivt sätt att gardera sig mot kompisstämpling är att använda sig av biometrisk närvaro. Mer konkret innebär det hela att systemet identifierar anställda via till exempel fingeravtryck eller ansiktsigenkänning. Genom att sammankopplar det hela med närvarosystemet, samtidigt som GPS aktiveras via en telefon eller surfplatta, kan du få reda på vem som stämpla in, men även när det hela ägde rum. Även om system vilka baseras på RFID– eller NFC-teknik är säkrare än traditionell in- och utstämpling, är det fortfarande möjligt att ägna sig åt kompisstämpling.
Det hela kan dock vara effektivt på arbetsplatser med kameraövervakning. Andra system nyttjar istället telefon istället för kort i samband med in- och utstämpling. Även om en telefon kan lämnas över till en kollega, är risken för detta låg eftersom få vill lämna ifrån sig den. Jibble har utvecklats med en funktion som låser in- och utstämpling till en viss enhet. Detta innebär i sin tur att endast den rättmätiga ägaren kan använda den.
En arbetsgivare har ingen juridiskt rätt att tvinga dig till att ladda ned och använda en app för tidsregistrering på din privata mobil, såvida det inte anges i anställningsavtalet.
Det är dock rekommenderat att både du som anställd och arbetsgivaren i fråga visar tydligt förståelse för varandras åsikter. Just därför anses det rimligt att nyttja din mobil även för tidsregistrering, förutsatt att du behöver den till att ta emot samtal relaterade till ditt arbete.
På marknaden existerar det endast ett fåtal appar vilka gör det mjöligt att registrera tid och närvaro utan extra kostnad. Deras affärsmodell baserar på att erbjuda tillval som kostar extra.
Det är viktigt att tydligt berätta om företagets planer och förklara varför det görs. När arbetstiden följs upp blir det lättare att ta fram underlag för lön och bokföring. Det gör också att varje anställd får rätt lön för sitt arbete.
De flesta system som finns på marknaden försöker lösa en och samma problem – att hålla koll på tid och närvaro. Vi får dock inte glömma att var och en av dessa system har sina egna styrkor och svagheter, funktioner och användningsområden. På en generell nivå är den användarvänligheten som ofta fäller avgörande för vilket system ett företag väljer. Är systemet krångligt och komplex kommer det endast orsaka en massa frustration i samband med in- och utstämpling.
Därför kan ett sådan system resultera i betydligt fler problem än vad som var tanken från början. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg det faktum att när du väljer ett närvarosystem köper du inte bara en produkt – du gör även en investering. Systemet kommer att ändras med tiden, och det kan vara svårt att byta. Därför är det viktigt att välja ett system som blir bättre med tiden och har bra kundstöd.
Det är tillåtet att övervaka arbetstiden och närvaro för de anställda i de flesta delar av världen. Anledningen till det hela är att arbetsgivaren behöver veta var de anställda befinner sig för närvarande.
I ett stort antal länder finns det till och med lagstadgat att arbetstiden ska registreras och övervakas. En av anledningarna är att skydda anställda från att jobba för mycket, samtidigt som det hela säkerställer att de får rätt betalt – som till exempel vid övertid.
Många arbetsgivare är dock inte medvetna om dessa regler, något som innebär att de sällan följs till punkt och pricka.
Ja, de flesta av de ledande system som finns på marknaden har kapaciteten att hantera både rapportering av tid och närvaro. Faktum är att tidrapportering och ledighet är ömsesidigt beroende av varandra.
Nedan följer några fler frågor gällande tidrapportering som du kanske inte har våga ställa tidigare!
Du kan även passa på att besöka Jibbles hemsida för att läsa mer om hur tidrapportering fungerar tillsammans med Jibble. På denna återspeglas tydligt information gällande funktioner, fördelar och hur systemet kan göra ditt arbete enklare.