Nie. Sledovanie pracovného času dáva zmysel v niektorých situáciách a organizáciách, a v iných naopak vôbec nie.
V Jibble napríklad sledujeme čas a aktivity iba pri určitých tímoch – napríklad pri tých, ktorí sú platení podľa odpracovaných hodín. Pri iných tímoch to nerobíme. U väčšiny našich zamestnancov sledujeme najmä výkon a výsledky práce.
Kľúčové je teda najskôr si ujasniť, prečo potrebujete sledovať čas, a až potom ako to robiť správne.
Vo všeobecnosti pre zamestnancov, ktorí musia byť na pracovisku, ako napríklad v reštaurácii, nemocnici, na stavenisku atď., môže mať veľký zmysel sledovať dochádzku, pretože ak zamestnanci nie sú prítomní, nemôžu vykonávať svoju prácu.
Tu je niekoľko systémov evidencie dochádzky a pracovného času:
- Žiadne monitorovanie, len spoliehanie sa na fyzickú prítomnosť.
- Toto funguje dobre pre veľmi malé tímy.
- Pero a papier
- Opäť, mohlo by to fungovať dobre pre malé tímy, kde je potrebné zaznamenávať čas. Samozrejme, je to náchylné k zneužitiu.
- Kartové dochádzkomery
- Systematizované, ale náchylné k zneužitiu, časovo náročné na získavanie údajov z kariet, karty nie sú zálohované a je tam veľká možnosť chyby. Opäť, toto by mohlo fungovať dobre pre malé organizácie, kde je vysoká viditeľnosť tímu.
- Elektronické (nie cloudové) dochádzkomery
- Typicky drahé na nastavenie, rýchlo zastarávajú, údaje nie sú dostupné v reálnom čase a údaje nie sú zálohované.
- Cloudový softvér na evidenciu dochádzky a pracovného času.
-
Áno, toto je riešenie, ktoré ponúkame, ale zároveň je to cesta vpred — práve preto, že rieši všetky problémy, ktoré majú iné systémy. Aj vďaka tomu sa stalo také populárne.
-
Áno, väčšina systémov na sledovanie času a dochádzky dokáže vytvárať aj pracovné výkazy a vo väčšine prípadov ich ponúka v rôznych formátoch.
Nie. Okrem riadenia pracovného času zamestnancov môžu systémy na sledovanie času a dochádzky slúžiť aj na sledovanie absencií alebo dochádzkových skóre pri rôznych udalostiach a službách.
Aj preto sme Jibble prispôsobili tak, aby perfektne fungovalo aj na sledovanie dochádzky študentov a dochádzky v kostole.
Softvér na sledovanie času je všeobecný pojem pre softvér, ktorý robí presne to, čo sa popisuje v názveľ– sleduje čas.
Dôležité je, že môže byť používaný rovnako pre zamestnancov pracujúcich za stolom, ako aj pre tých, ktorí pracujú na mieste.
Dochádzkový systém je podskupinou sledovania času a samotné slovo „dochádzka“ naznačuje, že je určený skôr pre zamestnancov pracujúcich fyzicky na pracovisku.
„Buddy punching“ je situácia, keď jeden zamestnanec požiada kolegu, aby sa zaňho prihlásil alebo odhlásil. Nejde len o podvod – je to demotivujúce aj pre ostatných, ktorí to vidia, pretože ich kolegovia dostávajú zaplatené za čas, ktorý v skutočnosti neodpracovali.
Práve preto existuje biometrická dochádzka, čo je iný názov pre dochádzku využívajúcu biologické údaje – napríklad odtlačok prsta, rozpoznávanie tváre alebo hlas (čo sme zatiaľ nevideli používať). Keď to spojíte s dochádzkovým systémom vo fixnej lokalite alebo s využitím GPS v telefóne či tablete, získate istotu, že je zaznamenaná správna osoba na správnom mieste a v správnom čase.
Niektoré systémy používajú dochádzku s RFID kartou alebo dochádzku s NFC kartou, ale tieto riešenia sú, samozrejme, náchylné na „buddy punching“. Môžu fungovať v priestoroch s vysokou mierou dohľadu, napríklad tam, kde je CCTV.
Iné softvéry využívajú namiesto kariet telefóny. Aj keď je možné telefón niekomu požičať, väčšina ľudí to nechce robiť, pretože by svoj telefón nemohli používať. Jibble toto rieši funkciou „uzamknutie zariadenia“, ktorá zabezpečí, že na prihlásenie a odhlásenie sa dá použiť iba konkrétny osobný telefón zamestnanca.
Zamestnávateľ nemôže nútiť zamestnanca používať aplikáciu na zamestnancovom mobile, pokiaľ to nie je výslovne uvedené v zmluve.
Ale realita je taká, že zamestnávateľ a zamestnanec by mali mať určitú úroveň porozumenia na udržanie dobrého pracovného vzťahu, a tak by sa normálne považovalo za rozumné, aby zamestnanec odpovedal na svoj mobil alebo ho používal na sledovanie času, ak je o to požiadaný.
Nie je ich veľa, ale tie, ktoré sú zadarmo, zvyčajne zarábajú na voliteľných platených rozšíreniach.
Komunikácia je naozaj dôležitá, rovnako ako stanovenie očakávaní. Sledovanie dochádzky nepomáha len pri vedení záznamov, ale znamená aj to, že zamestnanci môžu byť spravodlivo platení za svoj čas. A to je kľúčové posolstvo, ktoré treba odovzdať.
Väčšina z nich sa naozaj snaží riešiť ten istý problém – sledovať čas a dochádzku. Každý softvér má však svoje silné stránky, cenu, rôzne spôsoby prihlasovania a odhlasovania a – čo je možno najdôležitejšie – rôznu úroveň spracovania a používateľskej prívetivosti.
Systém na sledovanie času a dochádzky, ktorý zamestnancom sťažuje samotné prihlásenie a odhlásenie, nakoniec spôsobí oveľa viac problémov, než vyrieši.
Tiež stojí za to mať na pamäti, že keď si vyberiete softvér na sledovanie dochádzky, nekupujete produkt, ale investujete doň, pretože produkt sa časom bude meniť a je ťažké meniť systémy. Preto sa oplatí zabezpečiť, aby sa systém zlepšoval a aby bola zákaznícka podpora reaktívna.
Sledovanie dochádzky zamestnancov je úplne legálne v každej jurisdikcii na svete, pretože zamestnávatelia v podstate potrebujú vedieť, kde sú ich zamestnanci.
V skutočnosti sa v mnohých rozvinutých krajinách sledovanie času stalo zákonom požadovaným nejakým spôsobom, aby sa chránili zamestnanci pred preťažením a aby sa zabezpečilo, že dostanú zaplatené za prípadné nadčasy, ale nedostatok povedomia znamená, že takéto zákony sa zriedka vynucujú.
Dozviete sa viac o legalite sledovania času v USA v našom komplexnom právnom sprievodcovi sledovania času.
Áno, pretože sledovanie dovoleniek a evidencia dochádzky a pracovného času sú vzájomne prepojené.
Tu sú ďalšie otázky o sledovaní času, ktoré ste sa báli opýtať!
Môžete tiež navštíviť webovú stránku Jibble, aby ste preskúmali a dozvedeli sa viac o sledovaní času s Jibble. Tam nájdete komplexné informácie o našich funkciách, výhodách a o tom, ako naše riešenie na sledovanie času môže zefektívniť váš pracovný postup.