Vo všeobecnosti neexistuje univerzálna potreba zaznamenávať pracovné hodiny zamestnancov a v mnohých prípadoch môže byť sledovanie času dokonca zbytočné. Je to len jedno z možných riešení. Ak v tejto oblasti nemáte problém, možno žiadne riešenie na sledovanie času ani nepotrebujete.
Prvým krokom je preto zistiť, aké problémy máte pri riadení zamestnancov. Ak máte nastavené jasné KPI a zamestnanci ich plnia, sledovanie času vám nemusí priniesť žiadnu pridanú hodnotu. Realita je však taká, že vo väčšine povolaní nie je jednoduché pokryť všetky aspekty práce jedným súborom KPI, a už vôbec nie nastaviť ich primerane — hoci sa to môže zdať jednoduchšie, než v skutočnosti je.
Nie, vôbec nie je potrebné používať softvér na zaznamenávanie dochádzky, ale jeho používanie by mohlo výrazne uľahčiť život, a tým ušetriť náklady a minimalizovať chyby, najmä pre väčšie organizácie, kde sa riadenie času môže stať nočnou morou.
Áno. Súhlasíme, že bezplatná možnosť nebude vyhovovať každému, no určite môže byť plnohodnotným riešením. Napríklad pri Jibble väčšina našich používateľov nezaplatí ani cent, a napriek tomu využíva všetky dôležité funkcie sledovania času, ktoré zásadne zlepšujú ich prácu a organizáciu času.
Prvý naznačuje, že softvér sleduje čas, zatiaľ čo druhý naznačuje vytváranie časových výkazov, ale vzhľadom na to, že takmer všetok softvér na sledovanie času exportuje údaje o sledovaní času do časových výkazov a takmer všetok softvér na časové výkazy získava svoje údaje zo sledovaného času, v praxi medzi nimi nie je žiadny rozdiel.
Softvér na sledovanie času je široký pojem pre softvér, ktorý sleduje čas, a môže byť použitý pre zamestnancov pracujúcich v kancelárii aj pre tých na mieste. Dochádzkový systém je podskupinou sledovania času a vzhľadom na slovo „dochádzka“ naznačuje, že je určený pre zamestnancov na mieste – softvér na dochádzku by ste bežne nepoužívali pre zamestnancov pracujúcich v kancelárii.
Tu sú niektoré otázky a odpovede o dochádzke.
To, či by ste mali zaznamenávať obrazovky notebookov svojich zamestnancov, je zložitá otázka bez jednoznačnej odpovede. Je potrebné zvážiť viacero faktorov – účel monitorovania, interné politiky a postupy spoločnosti či legislatíva platná vo vašej krajine.
Hoci môže mať nahrávanie obrazovky určité výhody, ako napríklad väčšiu transparentnosť, zodpovednosť či lepšie sústredenie, je dôležité zamyslieť sa nad tým, či je tento prístup v súlade s hodnotami a cieľmi vašej organizácie.
Ak sa rozhodnete obsah obrazovky zaznamenávať, odporúčame viesť so svojím tímom otvorenú a úprimnú komunikáciu. Vysvetlite dôvody, zdôraznite prínosy a predovšetkým požiadajte zamestnancov o dobrovoľný súhlas. Takto môžete budovať dôveru a spolupracujúce pracovné prostredie.
V Jibble veríme, že produktivita najlepšie rastie vďaka správnemu určeniu priorít pri úlohách a projektoch – nie sledovaním zamestnancov počas celého dňa. Napriek tomu si uvedomujeme, že nahrávanie obrazovky môže byť užitočným nástrojom, a preto ho ponúkame ako voliteľnú funkciu, aby sme vyhoveli rôznym potrebám.
Vo všeobecnosti nie, zamestnávateľ nemôže nútiť zamestnanca používať aplikáciu na jeho mobilnom telefóne, pokiaľ to nie je výslovne uvedené v zmluve. Vo väčšine prípadov však zamestnávateľ a zamestnanec potrebujú určitú mieru kompromisu pre dobrý pracovný vzťah a to, že zamestnanec zdvihne telefón alebo ho použije na sledovanie času, ak je o to požiadaný, by sa zvyčajne považovalo za primerané.
Áno, ak sa z toho stane mikromanažment, a nie, ak sa jeho prínosy správne odkomunikujú – teda ak zamestnancom jasne vysvetlíte, ako takéto riešenie pomáha im aj zamestnávateľovi.
Ak nahrávate obrazovku svojich zamestnancov bez toho, aby ste im to povedali, áno, to sa veľmi podobá špehovaniu. Softvér na sledovanie času sa však zriedka používa týmto spôsobom a správne vykonané sledovanie času by nemalo obsahovať ani prvok špehovania.
Nie je veľa bezplatných aplikácií na časové výkazy, ale každá aplikácia na časové výkazy zarába peniaze účtovaním za voliteľné platené plány.
Komunikácia je skutočne dôležitá, rovnako ako nastavenie očakávaní. Zamestnancom plateným hodinovou mzdou by ste mali vysvetliť, že sledovanie času je rovnako na ich ochranu ako aj na ochranu spoločnosti. Sledovanie času znamená, že zamestnanci sú spravodlivo platení a zamestnávatelia spravodlivo platia. Zamestnancom s pevným platom by ste mali vysvetliť potrebu zodpovednosti. Manažéri, ktorí nevedia, na čom ich zamestnanci pracujú, zvyčajne ďaleko nezájdu.
Vo všeobecnosti nedáva veľký zmysel sledovať dochádzku zamestnancov, ktorí pracujú za počítačom – teda to, koľko hodín presne sedia pri svojom stole. Také sledovanie spravidla nič neprináša.
Čo sa však často oplatí sledovať, je kam ten čas skutočne ide – teda na aké aktivity, projekty alebo klientov.
Bez takejto základnej zodpovednosti je pri väčšine kancelárskych pozícií takmer nemožné efektívne riadiť výkon a pracovné zaťaženie.
Väčšina sa skutočne snaží vyriešiť rovnaký problém, t.j. sledovať čas zamestnancov. Každý má však svoje vlastné zameranie, rôzne softvérové integrácie, silné stránky, cenu a, čo je možno najdôležitejšie, každý má rôzne úrovne implementácie – aplikácia na sledovanie času, ktorá sťažuje zamestnancom skutočné sledovanie času, nakoniec spôsobí oveľa viac problémov, než vyrieši.
Tu je 5 kľúčových vecí, ktoré treba hľadať pri riešení na sledovanie času:
- Využite skúsenosti existujúcich používateľov, takže si prečítajte recenzie.
- Ak sa integruje s aplikáciami, ktoré už používate, ušetrí vám to veľa času pri synchronizácii zamestnancov a údajov.
- Ak je pre vás ťažké získať bezplatnú skúšobnú verziu, v skutočnosti, ak vám bezplatnú skúšobnú verziu neponúkajú, malo by to spustiť varovné signály. Ak je to skvelý softvér, budú chcieť, aby ste si ho vyskúšali.
- Kontaktujte zákaznícku podporu niekoľkokrát, aby ste ich otestovali. Keď sa dostanete do problémov, skvelá zákaznícka podpora vám zachráni život, nepodceňujte to.
- Vyberte si aplikáciu, ktorá nerobí nič iné okrem sledovania času, jej zameranie znamená, že pravdepodobne odvedie oveľa lepšiu prácu ako všeobecné HR riešenia.
Sledovanie času zamestnancov nie je nezákonné v žiadnej jurisdikcii na svete. V skutočnosti sa v mnohých, možno dokonca vo väčšine, rozvinutých krajín sledovanie času stalo zákonom vyžadovaným v nejakej forme, aby sa zamestnanci chránili pred prepracovaním a aby sa zabezpečilo, že im bude vyplatená akákoľvek splatná nadčasová práca, ale nedostatočné povedomie znamená, že takéto zákony sa zriedka presadzujú.
Môže to byť, ale nemusí.
Ak sledujete dochádzku, je to potrebné na to, aby zamestnanci chodili načas alebo aby boli mzdy správne vypočítané.
Ak však pri kancelárskych pracovníkoch zaznamenávate obrazovky, už to skôr smeruje k mikromanažmentu.
Naopak, sledovanie širších aktivít je len spôsob, ako mať prehľad o tom, kde sú vaše ľudské zdroje využívané – a to je pre manažment vo väčšine prípadov úplne nevyhnutné.
Od roku 2022 používa Tesla Jibble na sledovanie času zamestnancov.
Mikromanažment zamestnancov do takej miery, že sa nahrávajú ich obrazovky, nie je prežitok, pretože ide o pomerne nedávnu inováciu, ale koncept presného poznania každého detailu toho, čo vaši zamestnanci robia, je skutočne prežitok. To už dnes nefunguje. Avšak používanie aplikácie na dochádzku zamestnancov alebo sledovača času na všeobecné pochopenie toho, kam smerujú hodiny vašich zamestnancov, je nevyhnutnou súčasťou efektívneho riadenia.
Zamestnávatelia by mali presvedčiť svojich zamestnancov o dôležitosti používania sledovača pracovného času. Nie je to preto, aby ste ich mikromanažovali alebo špehovali, ale aby sa zabezpečilo primerané rozdelenie pracovného zaťaženia a aby sa identifikovali a predišlo vážnym prípadom vyhorenia. Napríklad manažéri by si mohli všimnúť, že ich zamestnanec má problémy s dokončením úloh alebo trávi viac času, ale s malým alebo žiadnym pokrokom, potom by sa s nimi mohli chcieť porozprávať alebo im ponúknuť voľno na zotavenie.
Sledovanie času je skutočne veľký biznis. Odhadujeme, že súčasná hodnota všetkých podnikov so softvérom na sledovanie času je v regióne 100 miliárd dolárov, pre Google Alphabet by to stálo za to, keby z toho mohol získať 1/3.
Sledovanie času však nie je súčasťou zamerania spoločnosti Google, nezapadalo by to dobre do ich súčasnej ponuky produktov a sledovanie času je v skutočnosti veľmi široká oblasť, ktorú najlepšie obsluhujú špecializovaní hráči zameriavajúci sa na rôzne segmenty. Google nemôže robiť všetko, a preto by bolo pre Google nakoniec veľmi ťažké získať 1/3 podielu na trhu alebo sa k nemu priblížiť, a ako sa sami vyjadrili, majú zaujímavejšie veci, na ktoré sa môžu zamerať.
PTO znamená Paid Time Off (platené voľno), väčšina sveta mimo USA to nazýva „dovolenka“. A tak softvér na sledovanie PTO je to isté ako softvér na sledovanie dovoleniek.
Áno, existuje, a volá sa Jibble. Jibble je 100% ZADARMO pre drvivú väčšinu podnikov, ktoré ho používajú, nikdy nezaplatia ani cent, nikdy nemusia zadávať žiadne údaje o kreditnej karte a môžu ho kedykoľvek zrušiť.
Nie nevyhnutne, pre malé tímy s veľmi základnými potrebami je kalkulačka pracovných hodín možno všetko, čo potrebujete.
Sledovali by ste si vlastné hodiny a použili kalkulačku na výpočet celkového počtu mzdových hodín. Nie je potrebné ani vytvárať účet.
Mohli by ste si vytlačiť šablóny časových výkazov, kde by sa zaznamenával čas.