Det finns inga juridiska krav på att registrera arbetstiden för dina anställda. I många fall kan det faktiskt vara helt onödigt. Att rapportera tid är bara ett av flera sätt att hålla koll på vilka uppgifter eller projekt som dina anställda arbetar med. Om du inte har några problem i det här avseendet kanske du inte behöver något system för tidregistrering över huvud taget.
Det första du behöver göra är att säkerställa vilka problem du exponeras för när det kommer till dina anställda. Om målen är tydliga och uppnås kanske du inte behöver en detaljerad insyn i hur tiden spenderas. Men i verkligheten är det ofta svårare än många tror att veta vilka mål som täcker allt arbete och sätta rättvisa mål.
Nej, du behöver inte nödvändigtvis använda dig av ett närvarosystem för att föra register över anställdas tid. Dock kommer du att spara massor av tid på den administrativa delen. Förutom att spara tid och pengar kommer du även minska risken för att skriva ned fel antal timmar. För ett fåtal anställda kanske det inte spelar någon roll, men för ett större team kan det sluka många timmar som du kunnat investera i din verksamhet.
Ja, faktum är att en kostnadsfri app för tidrapportering kan räcka långt för många företag och organisationer. Men, precis som för allt annat kan du ha andra krav vilka kräver premiumfunktioner. De flesta av våra användare nyttjar Jibble för tidrapportering, utan att debitera några avgifter. Samtidigt saknar de inget eftersom funktionera i gratisversionen utvecklats för att vara tillräckligt kraftfulla.
När det kommer till den förstnämnda avser den nyttjas för att följa tid. Den andra alternativet är används i regel till tidrapporter. Men, då många av marknadens ledande system för registreringen av arbetstid överför insamlade data till interna system avsedda för tidrapporter, finns det i verkligenhet inga större skillnader mellan dessa två alternativ.
När det kommer till tidregistrering är det hela i själva verket ett brett begrepp som används för att beskriva system vilka vill hålla koll på inarbetat tid. Samtidigt kan de användas både för personal som finns på plats, inklusive de som arbetar på distans. När det kommer till kritan utgör tidrapportering en delmängd av tidsregistrering. Begreppet ”närvaro” påvisar att det hela handlar om anställda som jobbar på plats – därför brukar man sällan använda ett sådant system för anställda som arbetar på kontor.
Om ovanstående låter aningen förvirrande, kommer följande frågor och svar att vidga dina vyer gällande tid och närvaro.
Att hålla koll på vad anställda gör på jobbdatorn är en fråga som kan ha olika svar. För att få veta vad som lämpar sig just för din situation behöver du ta hänsyn till flera olika aspekter. Det handlar bland annat om varför du vill övervaka dina anställda, vad ditt företag har för policy gällande övervakning men framför allt huruvida det hela är tillåtet rent juridiskt.
Om du väljer att övervaka dina anställda kan det resultera i en högre öppenhet, tydligare ansvar på arbetsplatsen, men även ett högre fokus i allmänhet. Det hela är dock ett tveeggat svärd eftersom det kan även medföra negativa konsekvenser som att nyckelpersoner tappar motivationen och söker sig till andra jobb.
Det är därför rekommenderat att alltid vara transparent och informera de anställda om företaget väljer att övervaka aktiviteterna på jobbdatorn. Som arbetsgivare bör du också förklara varför du väljer att göra så, hur det förväntas gynna verksamheten, men även be om tillåtelse från var och en av dina anställda att få övervaka deras jobbdator.
Här på Jibble anser vi att högre produktivitet uppnås genom att stärka kompetensen hos anställda, snarare än att följa deras aktiviteter på jobbdatorn. Men vi vet också att det ibland kan vara bra att ha koll, vilket är just därför som vi tagit fram en funktion som låter arbetsgivare övervaka vad anställda ägnar sig åt på jobbdatorn.
Vanligtvis kan inte en arbetsgivare tvinga en anställd att ladda ner och använda en app i sin privata mobil, om det inte står tydligt i anställningsavtalet som båda parter har skrivit under. För att allt ska fungera som förväntat över en längre period så är det viktigt att både arbetsgivare och anställda är överens om hur appen ska användas. Därför ses det ofta som rimligt att den anställda använder sin mobil för att registrera tid om arbetsgivaren ber om det.
Jo, det finns en sådan risk, särskilt om arbetsgivaren vill ha kontroll över varje minut. Men om arbetsgivaren i stället visar tydligt hur övervakningen främjar både den anställda och arbetsgivaren, är det mer troligt att det tas emot på ett bra sätt. Att vara tydlig i sin kommunikation är alltid bra, eftersom det visar öppenhet och kan medföra att anställda upplever en större trygghet och lojalitet gentemot arbetsgivaren.
Om du spelar in skärmen för en eller flera anställda utan att säga till i förväg, är det stor chans att det uppfattas som spioneri. Men tidrapporteringssystem används sällan på det sättet. När allt kommer omkring ska tidsregistrering som görs på rätt sätt inte kännas som spioneri alls.
På marknaden finns det inte särskilt många appar som erbjuder möjligheten att registrera tid utan extra kostnad. De fåtal som erbjuds dock, såsom Jibble, tjänar pengar genom att ta betalt för tilläggsfunktioner.
Det är alltid bra att förklara varför och vad företaget vill med det. För timanställda kan du säga att tidrapportering finns för att skydda både dem och företaget. Det gör att de får rätt lön för jobbet de gör. För anställda med fast jobb kan du säga att det handlar om att ta ansvar. Chefer som inte vet vad deras personal gör har svårt att lyckas på sikt.
Det är oftast inte så meningsfullt att räkna hur många timmar någon sitter vid skrivbordet, eftersom det inte säger så mycket om individens prestationer Men att skriva ner arbetstid är ett bra sätt att få en inblick i vilka uppgifter, projekt eller kunder tiden går till. Utan att veta det blir det nästan omöjligt att leda arbetet för kontorsanställda.
Även om de flesta tidsregistreringsprogram fokuserar på en och samma problematik, nämligen att registrera och underlätta spårbarheten av anställdas tid, skiljer de sig på flera olika sätt. Några av dessa skillnader inkluderar men begränsas inte till möjligheten till integrering med interna system, unika funktioner, prismodeller och – kanske viktigast –hur bra de fungerar. Ett tidsregistreringsprogram som gör det krångligt att registrera tid kan i slutändan skapa fler problem än det löser.
- Ta del av vad andra användare tycker och tänker i form av opartiska recensioner. Deras erfarenhet kan göra det enklare att välja rätt redan från början.
- Välj ett tidrapporteringssystem som går att koppla ihop med befintliga appar som du redan nyttjar inom verksamheten. Detta sparar värdefull tid, samtidigt som det minskar risken för dubbelarbete.
- Om ett tidsregistreringsprogram sällan erbjuder möjligheten till en testperiod, eller om det inte är möjligt över huvud taget, är det oftast ett dåligt tecken. Traditionellt sett erbjuder ett bra tidrapporteringssystem möjligheten att testa programvaran under en period innan du bestämmer dig.
- Ta kontakt med kundtjänsten för ditt tidrapporteringssystem och ställ ett antal frågor. Kom ihåg att vid problem är en snabb och behjälplig kundtjänst guld värd!
- Välj ett tidrapporteringssystem som endast fokuserar på tidsregistrering. Detta kommer i regel innebära en bättre lösning än om du väljer en generell HR-tjänst.
Nej, det är inte olagligt att spåra arbetstiden för anställda. I själva verket är det i många utvecklade länder ett lagkrav att registrera arbetstid. Syfte är att skydda anställda mot överarbetet, samtidigt som det hela säkerställer att de får rätt ersättning, särskilt vid övertid. Problemet ligger snarare i att många arbetsgivare inte känner till reglerna, vilket i sin tur innebär att lagarna sällan tillämpas i praktiken.
Att spela in vad medarbetare ägnar sig åt på skärmen är inte gammaldags – det är faktiskt något nytt. Men själva idén om att varje liten detalj som dina medarbetare ägnar sig åt är definitivt föråldrat. Detta må ha varit effektivt tidigare i tiden men kommer sällan fungera i dagens moderna samhälle. Att använda en app för att spåra närvaro eller tid är däremot ett bra sätt att skapa sig en snabb överblick kring hur arbetstiden nyttjas. Detta hjälper även till att planera jobbet bättre i framtiden.
Sedan 2022 har Tesla använt Jibble för att registrera tiden för sina anställda.
Att detaljstyra medarbetarna så att deras skärmar spelas in är inte gammaldags eftersom det är en relativt ny innovation, men konceptet att veta exakt varje detalj av vad dina medarbetare gör är verkligen gammaldags. Det går bara inte längre. Att använda en app för närvaro eller tidrapportering för att få en bredare förståelse för var de anställdas arbetstid går åt är dock en viktig del av en effektiv förvaltning.
Som arbetsgivare är det rekommenderat att förklara för sina medarbetare om vikten av att använda en tidrapporteringssystem för att kunna följa upp arbetstiden. Poängtera även att det hela handlar inte om att kontrollera eller spionera, utan snarare om att se till att arbetet är jämnt fördelat. Samtidigt bidrar det hela till att upptäcka om en eller flera av de anställda riskerar utbrändhet. En chef kan till exempel identifiera om någon har svårigheter med att slutföra sina uppgifter, alternativ jobbar betydligt längre än vanligt. Skulle det uppdagas kan chefen föreslå att medarbetare i fråga tar ledighet för att kunna vila ut sig ordentligt.
Uppföljning av arbetstid är en stor marknad. Det totala värdet för alla företag som tidrapporteringssystem överstiger 900 miljarder kr sett till dagens kurs. Om Google hade möjligheten att allokera åtminstone en tredjedel av marknaden skulle man förstås tjäna gigantiska summor. Men, spårning av tid är något som Google för närvarande inte fokuserar särskilt mycket på.
Anledningen till detta är att konceptet inte matchar med deras nuvarande produkter. Samtidigt är marknaden för tidrapporteringssystem väldigt bred och återspeglas via en rad mindre delar. Mindre företag som riktar sig till olika grupper passar betydligt bättre i detta sammanhang. Google å andra sidan lägger hellre tid på andra produkter som de anser vara mer av intresse för deras egen del.
När det kommer till begreppet ”betald ledighet” innebär det hela att du är ledig från jobbet men får ändå lön under tiden. Med andra ord handlar det hela om den tid då man inte behöver arbeta, men där man ändå får samma ersättning som om man har jobbat. Den betalda ledigheten regleras ofta via ett närvarosystem. Reglerna gällande betald ledighet styrs av lagar, kollektivavtal och arbetsgivarens egna riktlinjer.
Ja, det finns. Det heter Jibble. Jibble är helt GRATIS för de flesta företag som använder det. Du behöver inte betala något, behöver aldrig ange några kreditkortsuppgifter och de kan avbryta när som helst.
Inte alltid. För små grupper med enkla behov kan en enkel kalkylator för arbetstid räcka. Du skriver in dina egna timmar och kalkylatorn räknar ut din totala arbetstid. Du behöver inte ens skapa ett konto. Du kan också skriva ut en mall där du fyller i din arbetstid för hand.