一般的に、従業員の勤務時間を記録する必要は必ずしもなく、多くの場合、時間記録は無意味かもしれません。タイムトラッキングは、いくつかある解決策のうちの一つにすぎません。この点において特に問題がなければ、タイムトラッキングソリューションは必要ないかもしれません。
そのため、最初のステップは、従業員管理における自社の課題を明確にすることです。KPIが明確で、かつ達成されているのであれば、タイムトラッキングは役に立たないかもしれません。しかし実際には、多くの職種において、業務のすべての側面を網羅するKPIを設定し、それを適切なKPIに落とし込むのは、簡単なことではありません。
いいえ、タイムクロックソフトを使用する必要はまったくありません。しかし、それを使うことでずっと楽になり、結果としてコストの削減やミスの最小化につながる可能性があります。特に、時間管理が複雑になりがちな大規模な組織では有効です。
はい。無料プランがすべての人に最適とは限りませんが、間違いなく有効な解決策です。たとえばJibbleでは、ユーザーの大多数が一切費用を払うことなく、時間と業務管理に大きな違いをもたらす重要な時間記録機能を利用しています。
前者は「時間を記録する」ことを、後者は「タイムシートを作成する」ことを意味しますが、実際にはほとんどのタイムトラッキングソフトが記録データをタイムシートに反映し、タイムシートソフトも記録データに基づいて動作するため、両者に実質的な違いはありません。
タイムトラッキングソフトは、時間を記録するための汎用的なソフトで、オフィス勤務・現場勤務を問わず利用できます。一方、「勤怠」はタイムトラッキングの一部にあたるもので、「出退勤」という言葉を含み、現場勤務の従業員向けに使われるケースが多く、通常、デスクワーク中心の従業員には勤怠ソフトを使用することはありません。
こちらは、勤怠に関するいくつかの質問とその回答です。
従業員のパソコン画面を記録すべきかどうかは、単純に答えられる問題ではなく、慎重な検討が必要です。記録の目的をはじめ、会社の方針や手順、そして国の法制度など、考慮すべき要素は多岐にわたります。
画面録画には、透明性の向上や責任意識の強化、業務への集中といった潜在的なメリットが期待されますが、それが自社の価値観や経営方針と一致しているかどうかを慎重に見極める必要があります。
画面の記録を行う場合は、チームと率直かつ誠実に話し合うことをおすすめします。その目的や利点を明確に伝えたうえで、何よりもチームメンバーの自主的な同意を得るよう努めましょう。そうすることで、信頼と協力に基づく職場環境を築くことができます。
Jibbleでは、生産性を高める最善の方法は、従業員を一日中監視することではなく、タスクやプロジェクトに優先順位をつけることだと考えています。しかし、画面録画が有用なツールとなる場合があることも理解しており、さまざまなニーズに対応するためにオプション機能として提供しています。
一般的に、契約に明記されていない限り、雇用主が従業員の私用スマートフォンへのアプリ使用を強制することはできません。しかし、多くの場合、良好な労働関係を築くためには、雇用主と従業員の間にある程度の歩み寄りが必要であり、求めに応じてスマートフォンでの時間記録に協力することは、通常は妥当な範囲とされています。
細かすぎる管理になれば、チームの信頼を損なう可能性はあります。しかし、タイムトラッキングのメリットがきちんと伝えられていれば、そのような心配は不要です。重要なのは、タイムトラッキングが従業員と雇用主の双方にとってどのように役立つのかを伝える事です。
従業員に知らせずに画面を記録しているのであれば、それは監視と捉えられても仕方がありません。ただし、タイムトラッキングソフトがそのように使われることはほとんどなく、正しく活用されていれば、監視的な要素は一切含まれないはずです。
無料のタイムシートアプリはそれほど多くありませんが、基本的にどのアプリも有料のアップグレード機能によって収益を得ています。
タイムトラッキングを導入するにあたっては、丁寧なコミュニケーションと期待値の共有が欠かせません。時給制の従業員には、それが会社だけでなく本人を守るためのものであり、正当な賃金の支払いと受け取りを確保する手段であることを説明しましょう。一方、固定給の従業員には、業務の説明責任の重要性を伝える必要があります。マネージャーが部下の業務内容を把握できていない状況では、組織として成果を上げることが難しい傾向があります。
一般的に、デスクワークの従業員に対して在席時間を記録することには、それほど意味があるとは言えません。つまり、何時間机に座っていたかを追跡しても、大きな成果にはつながらないということです。一方で、時間がどの業務・プロジェクト・クライアントに使われているかを把握することには大きな価値があります。こうした基本的な説明責任がなければ、デスクワークのスタッフを効果的に管理することは困難です。
多くのタイムトラッキングソフトは、従業員の勤務時間を記録するという共通の課題に取り組んでいます。ただし、それぞれの強みや異なる連携機能、価格帯があり、そして何より重要なのは、実際の完成度や運用のしやすさにも差があるという点です。たとえば、従業員にとって時間の記録がしづらいアプリでは、かえって新たな課題を生む可能性もあります。
タイムトラッキングソリューションを選ぶ際に注目すべき5つのポイントはこちらです：
- ユーザーレビューを参考にし、実際の使用感や評価を確認しましょう。
- 既存の業務アプリと連携できるツールであれば、従業員情報やデータの同期作業時間を大幅に節約できます。
- 無料トライアルが提供されていない、あるいは積極的に案内されていない場合は、注意が必要です。本当に自信のあるソフトウェアであれば、まず使ってもらいたいと考えるのが自然です。
- カスタマーサポートには事前に何度か問い合わせて、どのような対応をしてくれるかを確認しておきましょう。トラブル時に頼れるサポートは非常に重要であり、決して軽視すべきではありません。
- タイムトラッキングに特化したアプリを選ぶことで、汎用的なHRソリューションよりも高い精度と使いやすさが期待できます。
従業員の勤務時間を記録することは、世界のどの地域においても違法ではありません。むしろ多くの先進国では、過重労働の防止や残業代の適正な支払いを目的として、何らかの形でタイムトラッキングが法的に義務付けられています。ただし、そうした法制度の認知が十分でないため、実際の運用が追いついていないケースも少なくありません。
タイムトラッキングはマイクロマネジメントになる場合もありますが、必ずしもそうとは限りません。出退勤を記録する場合は、従業員が時間通りに出勤しているか、または正確な給与計算を行うために必要です。一方で、デスクワークの従業員に対して画面の録画まで行うと、それはマイクロマネジメントに近い行為となります。広い意味での業務内容を記録することは、人材がどこに配置されているかを把握するためのものであり、管理においては通常不可欠なものです。
テスラは2022年から従業員の勤務時間を記録するためにJibbleを使用しています。
従業員の画面を録画するようなマイクロマネジメントは、比較的最近登場した手法であり、必ずしも時代遅れとは言えません。しかし、従業員の行動を細部まで正確に把握しようとする発想そのものは、確かに「昔ながら」のものであり、現代の働き方にはそぐわないでしょう。一方で、出退勤アプリやタイムトラッカーを活用して、従業員の時間の使い方を大まかに把握することは、今も変わらず効果的なマネジメントにおいて重要な要素です。
雇用主は、勤務時間トラッカーを導入する目的や意義について、従業員の理解を得ることが大切です。それは、マイクロマネジメントや監視のためではなく、業務量を適切に配分し、深刻な燃え尽き症候群（バーンアウト）を早期に発見・予防するためです。たとえば、従業員がタスクの完了に苦労していたり、時間をかけているのに進捗が見られないことにマネージャーが気づいた場合、声をかけたり、休暇を勧めたりすることで、従業員の健康とパフォーマンスを守るきっかけになります。
タイムトラッキングは、今や大きなビジネス市場となっています。業界全体の市場規模は約1,000億ドルと推定されており、仮にGoogle Alphabetがその3分の1を獲得できるとすれば、参入する十分な価値があるといえるでしょう。
ただし、タイムトラッキングはGoogleの注力分野ではなく、現行の製品ラインナップとの親和性も高いとは言えません。実際、この分野は非常に広範であり、各セグメントに特化したニッチ企業の方がより適したサービスを提供できる傾向にあります。Googleがこうした市場すべてを網羅するのは現実的ではなく、市場シェアの3分の1、あるいはそれに近い割合を獲得するのも非常に難しいでしょう。そのため、Googleはより関心の高い分野への注力を優先していると考えられます。
PTO（Paid Time Off）は有給休暇を意味し、アメリカ以外では一般的に「休暇（leave）」と呼ばれています。そのため、有給休暇記録ソフトと休暇記録ソフトは、基本的に同じものを指します。
はい、存在します。それが Jibble です。Jibble は、多くの企業に対して完全無料で提供されており、料金は一切かからず、クレジットカードの登録も不要です。いつでもキャンセル可能です。
必ずしもそうとは限りません。ごく基本的なニーズしかない小規模なチームであれば、勤務時間計算機だけで十分な場合もあります。
勤務時間を自分で記録し、計算機を使って給与対象の合計時間を算出するだけで完了します。アカウント登録も不要です。
勤務時間を記録できるタイムシートテンプレートを印刷して使用することも可能です。