一般的に、従業員の労働時間を記録する必要はなく、多くの場合、時間記録は無意味かもしれません。タイムトラッキングはいくつかの可能な解決策の一つです。この点で問題がないのであれば、タイムトラッキング・ソリューションは必要ないかもしれません。
そのため、最初のステップは、従業員の管理に関して抱えている問題を特定することだ。KPIが明確で達成されているのであれば、タイムトラッキングは何の役にも立たないかもしれない。しかし現実には、ほとんどの職種において、仕事のあらゆる側面をカバーするKPIをすべて把握した上で、妥当なKPIを設定することは、多くの人が考えているほど簡単ではない。
いや、タイムクロックソフトウェアを使う必要はまったくないが、使うことで生活がずっと楽になり、コストを削減し、ミスを最小限に抑えることができる。
そうだね。確かに、無料オプションはすべての人に有効ではありませんが、絶対に有効なソリューションです。例えば、Jibbleの場合、大半のユーザーは1セントも支払うことなく、時間と仕事の管理に大きな違いをもたらす重要な時間記録機能の恩恵を受けています。
前者はソフトウェアが時間を追跡することを意味し、後者はタイムシートの作成を意味するが、ほぼすべての時間追跡ソフトウェアが時間追跡データをタイムシートに出力し、ほぼすべてのタイムシートソフトウェアが追跡時間からデータを取得することを考えると、実際には両者に違いはない。
タイムトラッキングソフトウェアは、時間を追跡するソフトウェアの広い用語であり、それはオンサイトの従業員だけでなく、デスクベースの従業員にも使用することができます。勤怠管理はタイムトラッキングのサブセットであり、”勤怠 “という言葉から、それは現場の従業員のためのものであることを意味します – 通常、デスクワークの従業員のために勤怠管理ソフトウェアを使用することはありません。
従業員のノートパソコンの画面を録画すべきかどうかは、単純な答えのない複雑な問題です。録画の目的、会社の方針と手順、あなたの国の法律など、考慮すべき要因は数多くあります。
画面録画には、透明性を高め、説明責任を果たし、集中力を向上させるといった潜在的なメリットがありますが、自社の中核的価値観や目的に合致しているかどうかを検討することが重要です。
スクリーンの内容を録画することを決めたら、チームと率直なコミュニケーションをとることをお勧めします。理由を説明し、利点を強調し、最も重要なことは、チームメンバーの自発的な同意を求めることです。そうすることで、信頼と協力のある職場環境を作ることができます。
Jibbleでは、生産性を向上させる最善の方法は、従業員を一日中監視することではなく、タスクやプロジェクトに優先順位をつけることであると考えています。しかしながら、画面録画が貴重なツールになり得ることを認識し、様々なニーズを満たすためにオプション機能として提供しています。
一般的に言えば、契約書に明記されていない限り、雇用主は従業員の携帯アプリの使用を強制することはできません。しかし、ほとんどの場合、雇用主と従業員は良好な労働関係を築くためにある程度のギブアンドテイクが必要であり、従業員が携帯電話に応答したり、求められた場合に時間を記録するために携帯電話を使用することは、通常、合理的であると考えられます。
マイクロ・タイム・トラッキングになればそうだが、そのメリットがうまく伝わればそうではないし、そのコミュニケーションとは、従業員と雇用者の双方にどのように役立つかを従業員に伝えることである。
もしあなたが従業員に内緒で画面を録画しているとしたら、それはスパイ行為に等しい。しかし、タイムトラッキングソフトウェアがこのような使い方をされることは稀であり、正しいタイムトラッキングを行うには、スパイ行為の要素すらあってはならない。
無料のタイムシートアプリは多くないが、どのタイムシートアプリもオプションのアップグレードに課金することで収益を上げている。
コミュニケーションは、期待値を設定するのと同様に、本当に重要です。時給制のスタッフに対しては、時間を把握することは会社と同様に従業員を守るためであることを説明すべきです。時間を把握することは、従業員が公正に賃金を支払われ、雇用主も公正に賃金を支払うことを意味します。固定給のスタッフに対しては、説明責任の必要性を説明すべきです。部下が何に取り組んでいるかを把握していない管理職は、なかなかうまくいかない傾向がある。
一般的に、デスクワークの従業員の勤怠を記録することはあまり意味がない。しかし、多くの場合、追跡する価値があるのは、時間の行き先、つまり活動、プロジェクト、顧客である。このような基本的なアカウンタビリティがなければ、ほとんどのデスクワーク・スタッフを効果的に管理することは不可能に近い。
ほとんどのアプリは同じ問題を解決しようとしている。しかし、それぞれが独自の焦点を持っており、異なるソフトウェア統合、強み、価格、そしておそらく最も重要なことは、それぞれが様々な実行レベルを持っていることです。従業員が実際に時間を追跡することを困難にする時間追跡アプリは、最終的に解決するよりも多くの問題を引き起こすことになるでしょう。
タイムトラッキング・ソリューションに求められる5つのポイントを紹介しよう：
- 既存ユーザーの経験を活用し、レビューに目を向ける。
- すでに使っているアプリと統合されていれば、従業員やデータの同期にかかる時間を大幅に節約できる。
- もし、無料トライアルを受けるのが難しいと感じたら、実際、無料トライアルがプッシュされないとしたら、それは警鐘を鳴らすべきだ。素晴らしいソフトウェアであれば、彼らはあなたに試してもらいたいはずだ。
- カスタマーサポートと何度か連絡を取り、彼らをテストすること。困ったときには、素晴らしいカスタマー・サポートが命の恩人になってくれます。
- 時間管理以外は何もしないアプリを選べば、一般的な人事ソリューションよりもはるかに良い仕事ができる可能性が高い。
従業員の勤務時間を記録することは、世界中のどの司法管轄区でも違法ではありません。実際、多くの先進国では、従業員を過重労働から守り、残業代を確実に支払うために、何らかの形で時間のトラッキングが法律で義務付けられています。
しかし、その必要はありません。出退勤を記録するのであれば、従業員が時間通りに出勤しているか、給与の支払いを正しく行うために必要なことだ。デスクワーカーの勤務時間を記録するのであれば、画面を記録することはマイクロマネジメントになりかねない。大まかな活動を記録することは、人的資源がどこに配置されているかを把握することであり、一般的に管理には不可欠である。
2022年以来、テスラは従業員の時間を追跡するためにJibbleを使用している。
従業員の画面が記録されるほどのマイクロマネジメントは、比較的最近の技術革新であるため、旧態依然としたものではないが、従業員が何をしているかを細部まで正確に把握するというコンセプトは、まさに旧態依然としたものだ。しかし、従業員の行動を詳細に把握するというコンセプトは確かに古い。しかし、従業員の勤怠管理アプリやタイムトラッカーを使って、従業員の労働時間がどこに流れているのかを大まかに把握することは、効果的なマネジメントを行う上で欠かせない要素です。
雇用主は、労働時間トラッカーを使うことの重要性を従業員に納得させるべきだ。マイクロマネジメントやスパイをするためではなく、適切な仕事量を配分し、深刻な燃え尽き症候群のケースを特定・予防するためだ。例えば、管理職は、従業員が仕事をこなすのに苦労していたり、多くの時間を費やしているにもかかわらずほとんど進展がないことに気づくことができる。
タイムトラッキングはまさにビッグビジネスだ。私たちは、タイムトラッキングソフトウェアビジネスの現在の価値を1,000億ドル程度と見積もっている。
しかし、タイムトラッキングはグーグルが注力している分野ではないし、グーグルが現在提供している製品にもうまくフィットしないだろう。タイムトラッキングは実際には非常に幅広い分野であり、様々なセグメントをターゲットとするニッチなプレーヤーが最も適したサービスを提供している。グーグルはすべてをこなすことはできないので、結局のところ、グーグルがその1/3の市場シェア、あるいはそれに近いシェアを獲得するのは非常に難しいだろう。
PTOとはPaid Time Off（有給休暇）の略で、アメリカ以外のほとんどの国では「休暇」と呼ばれています。つまり、PTOトラッキング・ソフトウェアは、休暇トラッキング・ソフトウェアと同じものなのです。
それはJibbleです。Jibbleは、利用する企業の大部分にとって100%無料であり、1セントも支払う必要はなく、クレジットカード情報を入力する必要もなく、いつでもキャンセルすることができます。
必ずしもそうではない。ごく基本的なニーズを持つ小規模チームにとっては、労働時間計算機があれば十分かもしれない。
自分の労働時間を記録し、計算機を使って給与計算の総労働時間を計算する。アカウントを作成する必要もない。
タイムシートのテンプレートを印刷し、そこに時間を記録することができる。