Otázky o sledování času, na které jste se báli zeptat...

Neexistuje obecná potřeba zaznamenávat pracovní dobu vašich zaměstnanců a v mnoha případech může být zaznamenávání pracovní doby dokonce zbytečné. Sledování pracovní doby je jedním z několika možných řešení. Pokud v tomto ohledu nemáte žádný problém, pak možná řešení pro sledování pracovní doby nepotřebujete.

Prvním krokem je tedy identifikovat problémy, které máte v oblasti řízení zaměstnanců. Pokud jsou KPI jasné a jsou plněny, pak pro vás sledování času nemusí mít žádný význam. Realita je však taková, že ve většině profesí není tak snadné, jak si mnozí myslí, znát všechny KPI, které pokrývají všechny aspekty pracovní úkolu, a poté stanovit rozumné KPI.

Ne, není vůbec nutné používat software pro evidenci pracovní doby, ale jeho použití může výrazně usnadnit život, a tím ušetřit náklady a minimalizovat chyby, zejména ve větších organizacích, kde může být správa času noční můrou.

Ano. Souhlasíme, že bezplatná verze nebude vyhovovat všem, ale rozhodně se jedná o schůdné řešení. Například u aplikace Jibble drtivá většina našich uživatelů nikdy nezaplatí ani cent a přesto využívá důležité funkce pro zaznamenávání času, které mají velký vliv na správu času a práce.

První z nich znamená, že software sleduje čas, zatímco druhý znamená vytváření časových výkazů, ale vzhledem k tomu, že téměř veškerý software pro sledování času vygeneruje data o sledování času do časových výkazů a téměř veškerý software pro časové výkazy získává data ze sledovaného času, v praxi mezi nimi není žádný rozdíl.

Software pro sledování času je obecný termín pro software, který sleduje čas, a může být použit jak pro zaměstnance pracující v kanceláři, tak pro zaměstnance pracující v terénu. Evidence docházky je podskupinou sledování času a vzhledem k slovu „docházka“ se vztahuje na zaměstnance pracující v terénu – software pro evidenci docházky se obvykle nepoužívá pro zaměstnance pracující v kanceláři.

Zde je několik otázek a odpovědí týkajících se docházky.

Otázka, zda byste měli nahrávat obrazovky notebooků svých zaměstnanců, je složitá a nemá jednoduchou odpověď. Je třeba zvážit řadu faktorů, jako je účel nahrávání, firemní zásady a postupy a legislativa ve vaší zemi.

Ačkoli nahrávání obrazovky má potenciální výhody, jako je zvýšení transparentnosti, zvýšení odpovědnosti a zlepšení soustředění, je důležité zvážit, zda je to v souladu s hlavními hodnotami a cíli vaší společnosti.

Pokud se rozhodnete zaznamenávat obsah obrazovky, doporučujeme vám otevřeně a upřímně komunikovat se svým týmem. Vysvětlete důvody, zdůrazněte výhody a především požádejte členy svého týmu o dobrovolný souhlas. To pomůže vytvořit důvěryhodné a spolupracující pracovní prostředí.

V Jibble věříme, že nejlepším způsobem, jak zvýšit produktivitu, je upřednostňovat úkoly a projekty před celodenním sledováním zaměstnanců. Uvědomujeme si však, že nahrávání obrazovky může být cenným nástrojem, a nabízíme jej jako volitelnou funkci, která uspokojí různé potřeby.

Obecně řečeno, ne, zaměstnavatel nemůže zaměstnance nutit, aby používal aplikaci na svém mobilním telefonu, pokud to není výslovně uvedeno ve smlouvě. Ve většině případů však zaměstnavatel a zaměstnanec potřebují určitou míru vzájemných ústupků, aby měli dobré pracovní vztahy, a pokud je zaměstnanec požádán, aby odpovídal na telefonáty nebo používal mobilní telefon ke sledování času, je to obvykle považováno za rozumné.

Ano, pokud se stane mikro sledováním pracovní doby, ne, pokud jsou jeho výhody dobře komunikovány a tato komunikace znamená sdělit zaměstnancům, jak pomáhá jak zaměstnancům, tak zaměstnavateli.

Pokud nahráváte obrazovky svých zaměstnanců, aniž byste jim to řekli, ano, připomíná to špehování. Ale software pro sledování času se takto používá jen zřídka a správně prováděné sledování času by nemělo mít ani náznak špehování.

Bezplatných aplikací pro evidenci pracovní doby není mnoho, ale každá aplikace pro evidenci pracovní doby vydělává peníze tím, že účtuje poplatky za volitelné upgrady.

Komunikace je opravdu důležitá, stejně jako stanovení očekávání. Zaměstnancům placeným hodinově byste měli vysvětlit, že sledování času slouží stejně tak k jejich ochraně jako k ochraně společnosti. Sledování času znamená, že zaměstnanci jsou spravedlivě placeni a zaměstnavatelé spravedlivě platí. Zaměstnancům s pevným platem byste měli vysvětlit nutnost odpovědnosti. Manažeři, kteří nevědí, na čem jejich zaměstnanci pracují, obvykle nedosáhnou velkých úspěchů.

Obecně nemá smysl zaznamenávat docházku kancelářských zaměstnanců, tj. sledovat, kolik hodin strávili u svého stolu, protože to nepřináší žádné výsledky. Často však stojí za to sledovat, kam se hodiny ztrácejí, tj. jaké činnosti, projekty a/nebo klienty zaměstnanci vykonávají. Bez takové základní odpovědnosti je téměř nemožné efektivně řídit většinu kancelářských zaměstnanců.

Většina z nich se sice snaží řešit stejný problém, tj. sledovat pracovní dobu zaměstnanců, ale každá z nich má své vlastní zaměření, odlišné softwarové integrace, silné stránky, cenu a, co je možná nejdůležitější, každá z nich má různou úroveň provedení – aplikace pro sledování pracovní doby, která zaměstnancům ztěžuje skutečné sledování pracovní doby, nakonec způsobí mnohem více problémů, než kolik jich vyřeší.

Zde je 5 klíčových věcí, které byste měli hledat v řešení pro sledování času:

1. Využijte zkušenosti stávajících uživatelů, proto si přečtěte recenze.
2. Pokud se integruje s aplikacemi, které již používáte, ušetří vám to spoustu času při synchronizaci zaměstnanců a dat.
3. Pokud je pro vás obtížné získat bezplatnou zkušební verzi, nebo pokud vám bezplatná zkušební verze není nabízena, mělo by to být varovným signálem. Pokud je to skvělý software, budou chtít, abyste si ho vyzkoušeli.
4. Několikrát kontaktujte zákaznickou podporu, abyste ji otestovali. Když budete mít potíže, skvělá zákaznická podpora vám zachrání život, nepodceňujte ji.
5. Vyberte si aplikaci, která nedělá nic jiného než sledování času, díky svému zaměření bude pravděpodobně fungovat mnohem lépe než obecná HR řešení.

Sledování času zaměstnanců není nelegální v žádné jurisdikci na světě. Ve skutečnosti je v mnoha, možná dokonce ve většině vyspělých zemí sledování času nějakým způsobem vyžadováno zákonem, aby byli zaměstnanci chráněni před přepracováním a aby jim byly proplaceny všechny přesčasy, ale kvůli nedostatečné informovanosti jsou tyto zákony zřídka dodržovány.

Může být, ale nemusí. Pokud sledujete docházku, je to nezbytné k zajištění dochvilnosti zaměstnanců nebo správného výpočtu mezd. Pokud sledujete čas strávený u počítače, hraničí to s mikromanagementem. Zaznamenávání obecně zaměřených činností slouží pouze k tomu, abyste věděli, kde jsou nasazeni vaši zaměstnanci, a je obvykle nezbytné pro řízení.

Od roku 2022 používá Tesla ke sledování pracovní doby zaměstnanců aplikaci Jibble.

Mikromanagement zaměstnanců do té míry, že se zaznamenává obsah jejich obrazovek, není zastaralý, protože se jedná o relativně novou inovaci, ale koncept přesného sledování každého detailu toho, co vaši zaměstnanci dělají, je skutečně zastaralý. To už dnes prostě nefunguje. Používání aplikace pro sledování docházky zaměstnanců nebo časomíry k získání obecného přehledu o tom, jak vaši zaměstnanci tráví svůj pracovní čas, je však nezbytnou součástí efektivního řízení.

Zaměstnavatelé by měli své zaměstnance přesvědčit o důležitosti používání sledování pracovní doby. Nejde o to, abyste je mohli detailně kontrolovat nebo špehovat, ale o to, abyste zajistili adekvátní rozložení pracovní zátěže a identifikovali a předešli závažným případům vyhoření. Například manažeři by si mohli všimnout, že jejich zaměstnanec má potíže s dokončením úkolů nebo tráví více času, ale dosahuje malého nebo žádného pokroku, a pak by s ním mohli promluvit nebo mu nabídnout volno, aby se zotavil.

Sledování času je skutečně velký byznys. Odhadujeme, že současná hodnota všech podniků zabývajících se softwarem pro sledování času se pohybuje kolem 100 miliard dolarů, takže pro Google Alphabet by se rozhodně vyplatilo, kdyby získal 1/3 tohoto trhu.

Sledování času však není součástí zaměření společnosti Google, nezapadalo by do její současné nabídky produktů a sledování času je ve skutečnosti velmi široký prostor, který nejlépe obsluhují specializovaní hráči zaměřující se na různé segmenty. Google nemůže dělat všechno, a proto by pro něj bylo velmi obtížné získat 1/3 podílu na trhu nebo se k němu alespoň přiblížit, a navíc má zajímavější věci, na které se může soustředit.

PTO je zkratka pro Paid Time Off (placené volno), ve většině zemí mimo USA se tomu říká „dovolená“. Software pro sledování PTO je tedy totéž jako software pro sledování dovolené.

Ano, existuje, a jmenuje se Jibble. Jibble je pro drtivou většinu firem, které jej používají, 100% BEZPLATNÝ, nikdy neplatí ani cent, nikdy nemusí zadávat žádné údaje o kreditní kartě a mohou jej kdykoli zrušit.

Ne nutně, pro malé týmy s velmi základními potřebami je kalkulačka pracovní doby pravděpodobně vše, co potřebujete.

Sledujete si své vlastní hodiny a pomocí kalkulačky vypočítáte celkový počet hodin pro výplatu. Není třeba ani vytvářet účet.

Můžete si vytisknout šablony časových rozpisů, do kterých se zaznamenává čas.