Melacak jam kerja karyawan tidak selalu diperlukan dan sering kali tidak bermanfaat jika tidak ada urgensinya. Pelacakan waktu adalah solusi untuk masalah tertentu. Jika tidak mengalami masalah, Anda mungkin tidak membutuhkannya.
Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah dalam manajemen karyawan Anda.
Jika KPI sudah jelas dan dipatuhi, pelacakan waktu mungkin tidak memberikan manfaat tambahan. Namun, dalam praktiknya, menentukan KPI yang lengkap dan relevan sering kali lebih sulit daripada yang diperkirakan.
Anda tidak wajib menggunakan software pelacakan waktu atau pencatat absensi. Tetapi, menggunakan software ini dapat mempermudah pekerjaan, menghemat biaya, dan mengurangi kesalahan.
Ini sangat berguna untuk organisasi besar di mana pengelolaan waktu bisa sangat kompleks.
Ya, meskipun opsi gratis mungkin tidak cocok untuk semua orang, ini tetap solusi yang efektif.
Misalnya, dengan Jibble, sebagian besar pengguna kami tidak pernah membayar sepeser pun dan masih bisa menikmati fitur pelacakan waktu yang berguna. Fitur tersebut sangat berpengaruh pada manajemen waktu dan pekerjaan mereka.
Pada dasarnya, tidak ada perbedaan signifikan antara keduanya.
Software pelacakan waktu dan absensi memang sering kali tumpang tindih. Sebagian besar software pelacakan waktu menghasilkan data yang bisa digunakan dalam lembar absensi.
Sementara itu, software absensi biasanya mengimpor data dari pelacakan waktu. Karena itu, dalam praktiknya, keduanya sering kali punya fungsi yang sama.
Software pelacakan waktu adalah istilah umum untuk perangkat yang melacak jam kerja karyawan, baik yang bekerja di kantor maupun di lokasi lain.
Sejatinya, pelacak waktu dan kehadiran juga termasuk dalam software ini. Meskipun demikian, istilah ‘kehadiran’ biasanya mengacu pada karyawan yang berada di lokasi kerja. Jadi, software ini mungkin tidak digunakan untuk karyawan yang bekerja di kantor.
Berikut adalah beberapa pertanyaan dan jawaban tentang pelacak waktu dan kehadiran.
Menentukan apakah perlu merekam layar laptop karyawan adalah keputusan yang kompleks. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan meliputi tujuan perekaman, kebijakan perusahaan, dan hukum yang berlaku di wilayah Anda.
Perekaman layar bisa menawarkan manfaat seperti meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan fokus. Namun, penting untuk memastikan bahwa penggunaan fitur ini selaras dengan nilai dan tujuan organisasi Anda.
Jika Anda memilih untuk menerapkan perekaman layar, pastikan untuk berkomunikasi secara terbuka dengan tim Anda. Jelaskan alasan dan manfaatnya, dan minta persetujuan mereka secara sukarela.
Hal itu bisa meningkatkan kepercayaan dalam lingkungan kerja.
Di Jibble, kami percaya bahwa produktivitas terbaik dicapai dengan memprioritaskan tugas dan proyek, bukan dengan memantau karyawan sepanjang hari.
Namun, kami menyediakan fitur perekaman layar sebagai opsi tambahan untuk memenuhi kebutuhan yang beragam.
Secara umum, pemberi kerja tidak dapat memaksa karyawan untuk mengunduh aplikasi pelacakan waktu di ponsel pribadi mereka, kecuali hal tersebut dinyatakan jelas dalam kontrak.
Namun, dalam banyak kasus, hubungan kerja yang baik memerlukan kompromi antara pemberi kerja dan karyawan.
Jadi, ketika karyawan diminta untuk menggunakan ponsel mereka untuk pelacakan waktu, hal ini biasanya dianggap wajar selama ada kesepakatan.
Pelacakan waktu mungkin bisa mengikis kepercayaan dalam tim jika dilakukan secara berlebihan.
Namun, jika manfaatnya dijelaskan dengan baik—seperti bagaimana pelacakan waktu membantu baik karyawan maupun perusahaan—kepercayaan dapat tetap terjaga.
Jika Anda merekam layar karyawan tanpa memberi tahu mereka, itu bisa dibilang memata-matai.
Namun, software pelacakan waktu biasanya tidak digunakan dengan cara seperti ini. Pelacakan waktu yang dilakukan dengan benar seharusnya tidak melibatkan unsur memata-matai.
Meski tidak banyak aplikasi absensi gratis, sebagian besar dari mereka menghasilkan uang melalui biaya untuk fitur tambahan atau upgrade yang bersifat opsional
Komunikasi dan penetapan ekspektasi sangatlah penting. Untuk staf yang dibayar per jam, jelaskan bahwa pelacakan jam kerja penting untuk memastikan pembayaran yang adil bagi karyawan dan perusahaan.
Bagi staf dengan gaji tetap, tekankan perlunya akuntabilitas. Manajer perlu mengetahui pekerjaan staf mereka agar dapat mengelola dan mendukung perkembangan mereka dengan baik.
Secara umum, melacak kehadiran karyawan di kantor, seperti berapa jam mereka berada di meja kerja, tidak terlalu bermanfaat.
Namun, penting untuk melacak penggunaan waktu untuk aktivitas, proyek, atau klien. Tanpa akuntabilitas dasar ini, sulit untuk mengelola staf kantor secara efektif.
Sebagian besar aplikasi pelacakan waktu memang bertujuan memecahkan masalah yang sama, yaitu melacak waktu karyawan.
Namun, setiap aplikasi memiliki fokus, integrasi software, keunggulan, harga, dan tingkat eksekusi yang berbeda. Aplikasi yang menyulitkan karyawan dalam pelacakan waktu justru dapat menambah masalah daripada menyelesaikannya.
- Periksa Ulasan Pengguna: Manfaatkan pengalaman pengguna lain dengan membaca ulasan mereka.
- Integrasi: Pilih aplikasi yang terintegrasi dengan alat yang sudah Anda gunakan untuk menghemat waktu dalam menyinkronkan data karyawan.
- Uji Coba Gratis: Jika sulit mendapatkan uji coba gratis, itu bisa menjadi tanda bahaya. Software yang bagus biasanya akan menawarkan uji coba.
- Tes Dukungan Pelanggan: Hubungi dukungan pelanggan beberapa kali untuk menguji respons dan kualitas layanan mereka. Dukungan yang baik sangat penting.
- Fokus pada Pelacakan Waktu: Pilih aplikasi yang khusus dirancang untuk pelacakan waktu, karena aplikasi yang fokus biasanya lebih efektif dibandingkan solusi SDM/HR yang lebih umum.
Melacak waktu karyawan tidak ilegal di wilayah mana pun di dunia.
Bahkan di banyak negara maju, pelacakan waktu diwajibkan oleh hukum dalam berbagai bentuk untuk melindungi karyawan dari beban kerja berlebihan dan memastikan pembayaran lembur.
Namun, karena kurangnya kesadaran, hukum ini sering kali tidak diterapkan secara ketat.
Bisa saja, namun tidak selalu demikian. Melacak kehadiran karyawan penting untuk memastikan mereka datang tepat waktu atau untuk menghitung gaji dengan akurat.
Namun, jika Anda mulai merekam aktivitas layar karyawan di meja kerja mereka, ini bisa dikategorikan sebagai manajemen mikro.
Sebaliknya, mencatat aktivitas secara umum membantu Anda memahami bagaimana sumber daya manusia digunakan. Hal ini seringkali penting untuk manajemen.
Sejak tahun 2022, Tesla telah menggunakan Jibble untuk melacak jam kerja karyawan mereka.
Mengelola karyawan secara mikro hingga merekam layar mereka bukanlah hal yang kuno, melainkan inovasi yang relatif baru.
Namun, konsep mengetahui setiap detail aktivitas staf Anda adalah hal yang sudah usang.
Saat ini, menggunakan aplikasi absensi atau pelacak waktu untuk memahami bagaimana jam kerja karyawan digunakan adalah bagian penting dari manajemen yang efektif.
Perusahaan harus meyakinkan karyawan mereka tentang pentingnya menggunakan pelacak jam kerja. Hal ini bukan berarti Anda dapat mengatur atau memata-matai mereka, namun untuk memastikan beban kerja yang memadai terdistribusi dan untuk mengidentifikasi serta mencegah kasus kelelahan yang parah. Misalnya, manajer dapat melihat bahwa karyawan mereka kesulitan menyelesaikan tugas atau menghabiskan lebih banyak waktu namun dengan sedikit atau tanpa kemajuan, maka mereka mungkin ingin berbicara dengan mereka atau menawarkan waktu istirahat untuk memulihkan diri.
Pelacakan waktu adalah industri besar dengan nilai saat ini diperkirakan sekitar $100 miliar. Jika Google (Alphabet) dapat merebut 1/3 dari nilai tersebut, itu akan menjadi keuntungan besar.
Namun, pelacakan waktu bukanlah fokus utama Google dan tidak sejalan dengan penawaran produknya saat ini.
Selain itu, pelacakan waktu adalah area yang sangat luas dan lebih baik dilayani oleh perusahaan khusus yang fokus pada berbagai segmen.
Google tidak dapat mengerjakan semuanya dan akan sulit bagi mereka untuk mencapai 1/3 pangsa pasar. Mereka lebih memilih untuk fokus pada bidang lain yang dianggap lebih menarik.
PTO adalah singkatan dari Paid Time Off. Umumnya, ini disebut sebagai ‘cuti berbayar’ di luar AS. Jadi, software pelacakan PTO atau pada dasarnya sama dengan software pelacakan cuti.
Ya, ada, dan namanya Jibble. Jibble 100% GRATIS untuk sebagian besar bisnis. Pengguna tidak perlu membayar sepeser pun, tidak perlu memasukkan detail kartu kredit, dan bisa membatalkan kapan saja.
Belum tentu. Untuk tim kecil dengan kebutuhan dasar, kalkulator jam kerja mungkin sudah cukup. Anda bisa melacak jam kerja sendiri dan menggunakan kalkulator untuk menghitung total jam penggajian tanpa perlu membuat akun.
Anda juga bisa mencetak templat lembar absensi untuk mencatat jam kerja.