Όχι απαραίτητα. Η παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων έχει νόημα για ορισμένες περιπτώσεις και επιχειρήσεις ενώ σε άλλες δεν είναι απαραίτητη.
Για παράδειγμα, εμείς οι ίδιοι παρακολουθούμε τον χρόνο και τις δραστηριότητες ορισμένων ομάδων με το Jibble, όπως αυτών που αμείβονται με την ώρα, ενώ για άλλες ομάδες δεν το κάνουμε. Στην πραγματικότητα, για το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού μας, το βασικό πράγμα που παρακολουθούμε είναι η απόδοση και τα αποτελέσματά τους.
Το σημαντικό είναι να εντοπίσετε το λόγο για τον οποίο πρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο και στη συνέχεια να βρείτε πώς να το κάνετε.
Γενικά, για το προσωπικό που πρέπει να βρίσκεται στον χώρο εργασίας, όπως σε εστιατόριο, νοσοκομείο, εργοτάξιο, κ.ά., έχει πολύ νόημα να παρακολουθείται η παρουσία, διότι αν οι εργαζόμενοι δεν είναι εκεί, δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους.
Ακολουθούν μερικοί από τους πιο συνηθισμένους τύπους συστημάτων παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας:
- Xωρίς παρακολούθηση, μόνο με φυσική παρουσία.
- Αυτό λειτουργεί καλά για πολύ μικρές ομάδες.
- Μολύβι και χαρτί
- Και αυτό λειτουργεί καλά για μικρές ομάδες όπου πρέπει να καταγράφεται ο χρόνος. Φυσικά, είναι ευάλωτο σε κακή χρήση.
- Κάρτες χρονομέτρησης
- Συστηματοποιημένο αλλά ευάλωτο σε κακή χρήση, χρονοβόρο για να ληφθούν τα δεδομένα από τις κάρτες, οι κάρτες δεν έχουν back up και όλα αυτά είναι επιρρεπή σε λάθη. Και πάλι, αυτό θα μπορούσε να λειτουργήσει καλά για μικρές εταιρείες με καλή ορατότητα της ομάδας.
- Ηλεκτρονικά ρολόγια χρονομέτρησης
- Η εγκατάστασή τους είναι συνήθως ακριβή, γίνονται γρήγορα παρωχημένα, τα δεδομένα δεν είναι διαθέσιμα σε πραγματικό χρόνο και τα δεδομένα δεν έχουν αντίγραφα ασφαλείας.
- Ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας που βασίζεται στο cloud.
- Ναι, είναι αυτό που προσφέρουμε εμείς, αλλά πρόκειται για κάτι από το μέλλον επειδή αντιμετωπίζει όλα τα προβλήματα των άλλων συστημάτων και για αυτό έχει γίνει τόσο δημοφιλές.
Ναι, τα περισσότερα συστήματα παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας δημιουργούν δελτία απασχόλησης, τα οποία διατίθενται σε διάφορες μορφές αρχείου.
Όχι. Εκτός από τη διαχείριση του χρόνου των εργαζομένων, τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση των απουσιών ή καταγραφή παρουσιών σε διάφορες εκδηλώσεις και δραστηριότητες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο έχουμε σχεδιάσει το Jibble να λειτουργεί άψογα για την παρακολούθηση της παρουσίας των μαθητών και καθηγητών και της παρακολούθησης παρουσίας στην εκκλησία.
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι ένας γενικός όρος για λογισμικά που κάνουν ακριβώς αυτό που λέει το όνομά τους, δηλαδή να παρακολουθούν τον χρόνο εργασίας.
Το βασικό είναι ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για υπαλλήλους που εργάζονται σε γραφείο όσο και για υπαλλήλους που εργάζονται εκτός γραφείου.
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας είναι μια υποκατηγορία του πρώτου και όπως υποδηλώνει η λέξη ‘παρουσία’ προορίζεται για υπαλλήλους που εργάζονται εκτός γραφείου.
Το Buddy Punching είναι όταν ένας εργαζόμενος ζητά από έναν άλλο να κάνει ρολόι ή να βγει από το ρολόι για λογαριασμό του. Δεν είναι μόνο απάτη, αλλά και αποθαρρυντικό για όσους το παρακολουθούν να συμβαίνει, καθώς οι συνάδελφοί τους πληρώνονται χωρίς να εργάζονται.
Γι’ αυτό υπάρχει η βιομετρική παρακολούθηση, η οποία είναι ένας άλλος τρόπος για να πούμε ότι η παρακολούθηση γίνεται με βιολογικά δεδομένα, όπως δακτυλικό αποτύπωμα, αναγνώριση προσώπου ή φωνή (που δεν έχουμε δει ακόμα). Αν το συνδυάσετε αυτό είτε με το σύστημα παρουσίας που βρίσκεται σε μια σταθερή τοποθεσία είτε με τη χρήση του GPS ενός τηλεφώνου ή ενός tablet, τότε έχετε καταγράψει τόσο το σωστό άτομο όσο και την τοποθεσία τη δεδομένη χρονική στιγμή.
Ορισμένα συστήματα χρησιμοποιούν παρακολούθηση με κάρτα RFID ή παρακολούθηση με κάρτα NFC, αλλά φυσικά, τα συστήματα που χρησιμοποιούν κάρτες είναι επιρρεπή στο buddy punching. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει καλά σε μια περιοχή υψηλής ορατότητας, όπως μια περιοχή με CCTV. Άλλα λογισμικά χρησιμοποιούν τηλέφωνα αντί για κάρτες και ενώ τα τηλέφωνα μπορούν να δοθούν στους συναδέλφους, πολλοί θα διστάσουν να το κάνουν, καθώς αυτό σημαίνει ότι δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν το τηλέφωνό τους. Το Jibble υποστηρίζει αυτό το χαρακτηριστικό με “κλείδωμα συσκευής”, το οποίο σημαίνει ότι μόνο το συγκεκριμένο τηλέφωνό τους μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να χρονομετρήσουν τον εαυτό τους.
Ο εργοδότης δεν μπορεί να αναγκάσει έναν εργαζόμενο να χρησιμοποιήσει μια εφαρμογή στο κινητό του, εκτός αν αυτό αναφέρεται ρητά στη σύμβαση.
Η πραγματικότητα όμως είναι ότι ο εργοδότης και ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχουν κάποιο επίπεδο συνεννόησης για να διατηρήσουν μια καλή εργασιακή σχέση, και έτσι ένας εργαζόμενος που απαντά στο κινητό του ή το χρησιμοποιεί για την παρακολούθηση του χρόνου, αν του ζητηθεί, κανονικά θεωρείται λογικό.
Δεν υπάρχουν πολλές δωρεάν, αλλά αυτές που υπάρχουν, βγάζουν χρήματα χρεώνοντας για προαιρετικές αναβαθμίσεις.
Η επικοινωνία είναι πολύ σημαντική, καθώς και ο καθορισμός των προσδοκιών. Η παρακολούθηση της παρουσίας δεν βοηθά μόνο στην τήρηση αρχείων, αλλά σημαίνει επίσης ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να πληρώνονται δίκαια για το χρόνο τους. A και αυτό είναι ένα βασικό μήνυμα που πρέπει να περάσουμε.
Οι περισσότεροι προσπαθούν πράγματι να λύσουν το ίδιο πρόβλημα, δηλαδή να παρακολουθούν τον χρόνο και τη συμμετοχή. Ωστόσο, το καθένα έχει τα δικά του πλεονεκτήματα, τις δικές του τιμές, τις δικές του μεθόδους χρονομέτρησης και, ίσως το σημαντικότερο, το καθένα έχει διαφορετικά επίπεδα εκτέλεσης – ένα λογισμικό χρονομέτρησης και παρουσίας που δυσκολεύει τους υπαλλήλους να χρονομετρήσουν πραγματικά, τελικά θα προκαλέσει πολύ περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει.
Επίσης, αξίζει να έχετε κατά νου ότι όταν επιλέγετε ένα σύστημα παρακολούθησης παρουσίας, δεν αγοράζετε το προϊόν αλλά επενδύετε σε αυτό, καθώς το προϊόν θα αλλάξει με την πάροδο του χρόνου και είναι δύσκολο να αλλάξετε συστήματα. Επομένως, αξίζει να διασφαλίσετε ότι το σύστημα βελτιώνεται και ότι η υποστήριξη πελατών ανταποκρίνεται.
Η παρακολούθηση της παρουσίας των εργαζομένων είναι απολύτως νόμιμη σε κάθε δικαιοδοσία στον κόσμο, καθώς οι εργοδότες ουσιαστικά πρέπει να γνωρίζουν πού βρίσκεται το προσωπικό τους.
Στην πραγματικότητα, σε πολλές ανεπτυγμένες χώρες, η παρακολούθηση του χρόνου εργασίας έχει καταστεί υποχρεωτική από το νόμο με κάποιο τρόπο, μορφή ή μορφή, για να προστατευθούν οι εργαζόμενοι από την υπερεργασία και να διασφαλιστεί ότι θα πληρωθούν τυχόν υπερωρίες που οφείλονται, αλλά η έλλειψη ευαισθητοποίησης σημαίνει ότι οι νόμοι αυτοί σπάνια εφαρμόζονται.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη νομιμότητα της παρακολούθησης του χρόνου εργασίας στις ΗΠΑ στον αναλυτικό νομικό οδηγό μας για την παρακολούθηση του χρόνου εργασίας.
Ναι, διότι η παρακολούθηση των αδειών και η παρακολούθηση του χρόνου και της παρουσίας εξαρτώνται αμοιβαία.
Εδώ είναι μερικές ακόμα ερωτήσεις παρακολούθησης χρόνου που φοβόσασταν να κάνετε!
Μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε τον ιστότοπο του Jibble για να εξερευνήσετε και να μάθετε περισσότερα σχετικά με την παρακολούθηση του χρόνου με το Jibble. Εκεί, θα βρείτε αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τα χαρακτηριστικά μας, τα οφέλη μας και τον τρόπο με τον οποίο η λύση μας για την παρακολούθηση του χρόνου μπορεί να βελτιώσει τη ροή εργασίας σας.