So funktionieren mehrstufige Genehmigungen

So funktionioren mehrstufige Genehmigungen, mit denen du strukturierte Autorisierungsabläufe sicherstellst

Mit den mehrstufigen Genehmigungen in der Urlaubsverwaltungs-Software von Jibble kannst du bis zu drei aufeinanderfolgende Genehmigungsstufen für Freizeitanträge hinzufügen.

So wird sichergestellt, dass Anträge in jeder Phase von den richtigen Personen geprüft werden, bevor sie endgültig genehmigt werden. Diese Funktion ist in den Premium- und Ultimate-Tarifen verfügbar.

Weitere Infos findest du unter Einrichten mehrstufiger Genehmigungen.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

So funktioniert der Genehmigungsablauf
Arten von Genehmigern, die du auswählen kannst
Rollen und Berechtigungen von Genehmigern
Status von Freizeitanträgen
Anzeigen des Genehmigungsverlaufs für Freizeitanträge
Überschreiben von Genehmigungsworkflows

So funktioniert der Genehmigungsablauf

Wenn mehrstufige Genehmigungen aktiviert sind, durchlaufen Freizeitanträge nacheinander alle Genehmigungsstufen:

Der Antrag wird an die Genehmiger der Stufe 1 gesendet.
Sobald er auf Stufe 1 genehmigt wurde, geht er an Stufe 2.
Wenn Stufe 2 den Antrag genehmigt, geht er an Stufe 3 (falls festgelegt).
Der Antrag wird erst dann als „Genehmigt“ markiert, wenn alle Stufen ihn genehmigt haben.

Wichtige Hinweise:

Genehmigende Personen werden erst benachrichtigt, wenn die Anfrage ihre Ebene erreicht hat.
Wenn mehrere Genehmiger für eine Ebene festgelegt sind, muss nur einer von ihnen auf die Anfrage reagieren.

Arten von Genehmigern, die du auswählen kannst

Für jede Stufe kannst du Genehmiger aus den folgenden Optionen auswählen:

Art des Genehmigers	Definition
Direkte Führungskräfte	Die zugewiesene Führungskraft des Mitglieds.
Gruppenleiter	Führungskräfte der Gruppe(n), zu der/denen das Mitglied gehört.
Administratoren	Nutzer mit Admin-Rollen.
Besitzer	Der Besitzer der Organisation. Besitzer können Genehmigungs-Workflows überschreiben und auf allen Ebenen Maßnahmen zu Freizeitanträgen ergreifen.
Bestimmte Personen	Eine oder mehrere Personen, die als Genehmiger zugewiesen sind. Benutzer müssen über die Rollen „Führungskraft“, „Administrator“ oder „Besitzer“ verfügen.

Wichtige Hinweise:

Es können maximal drei Genehmigungsstufen hinzugefügt werden.
Jeder Stufe können mehrere Genehmigertyp zugewiesen werden.
Der gleiche Genehmigertyp (z. B. „Gruppenleiter“) oder die gleiche Person kann nicht mehr als einer Stufe zugewiesen werden.
- Beispiel: Wenn „Gruppenleiter“ auf Stufe 1 ausgewählt ist, kann dieser Typ nicht erneut auf Stufe 2 oder 3 ausgewählt werden.
- Wenn z. B. eine bestimmte Person (z. B. Johanna Musterfrau) auf Stufe 1 ausgewählt wird, kann sie nicht erneut als Einzelperson auf einer anderen Stufe zugewiesen werden.
Ein Genehmiger kann mehreren Stufen zugewiesen werden, wenn er über verschiedene Methoden ausgewählt wird.
- Beispiel: „Gruppenleiter” wird auf Stufe 1 ausgewählt, und Johanna Mustermann (die Gruppenleiterin ist) wird einzeln auf Stufe 2 zugewiesen.

Rollen und Berechtigungen von Genehmigern

Genehmiger können nur dann über Freizeitanträge entscheiden, wenn sie die erforderlichen Berechtigungen haben. Die folgende Tabelle zeigt die Standardberechtigungen und die konfigurierbaren Berechtigungen für jede Rolle:

Rolle	Standardberechtigungen	Konfigurierbare Berechtigungen (nur Ultimate-Plan)
Besitzer	Freizeitanträge von Mitarbeitern, die du verwaltest, ansehen und genehmigen Freizeitanträge von allen Mitarbeitern in der Organisation ansehen und genehmigen Genehmigungs-Workflows überschreiben und bei Freizeitanträgen auf jeder Ebene Maßnahmen ergreifen	keine Angabe
Admin	Freizeitanträge von verwalteten Mitgliedern anzeigen und genehmigen Freizeitanträge aller Mitglieder in der Organisation anzeigen und genehmigen	Genehmigungs-Workflows überschreiben und auf Freizeitanträge auf jeder Ebene reagieren
Führungskraft	Freizeitanträge von Mitgliedern ansehen und genehmigen	Freizeitanträge aller Personen in der Organisation ansehen und genehmigen

Weitere Infos findest du unter „Rollen und Berechtigungen in Jibble“.

Status von Freizeitanträgen

Freizeitanträge in Jibble können je nach ihrem Fortschritt im Genehmigungsworkflow verschiedene Status haben:

Status	Definition
Ausstehend (0/x)	Die Anfrage wurde abgeschickt und wartet auf die Genehmigung in der ersten Stufe. *x steht für die Gesamtzahl der konfigurierten Genehmigungsstufen.
Ausstehend (1/x)	Der Genehmiger der ersten Ebene hat die Anfrage genehmigt und wartet auf die Genehmigung der zweiten Ebene. *x steht für die Gesamtzahl der konfigurierten Genehmigungsstufen.
Ausstehend (2/x)	Der Genehmiger der zweiten Ebene hat die Anfrage genehmigt und wartet auf die Genehmigung durch die dritte Ebene (falls festgelegt). *x steht für die Gesamtzahl der konfigurierten Genehmigungsstufen.
Genehmigt	Alle erforderlichen Genehmigungsstufen haben die Anfrage genehmigt. Für Anfragen in diesem Status können keine weiteren Aktionen durchgeführt werden.
Abgebrochen	Die Anfrage wurde vom Anforderer zurückgezogen oder von einem Genehmiger storniert. Für Anfragen in diesem Status können keine weiteren Aktionen durchgeführt werden.
Abgelehnt	Die Anfrage wurde in einer Genehmigungsstufe abgelehnt. Für Anfragen in diesem Status können keine weiteren Aktionen durchgeführt werden.

Anzeigen des Genehmigungsverlaufs für Freizeitanträge

Jeder Freizeitantrag hat einen detaillierten Genehmigungsverlauf, sodass du genau sehen kannst, wer wann was gemacht hat, zum Beispiel:

Datum und Uhrzeit der Aktion
Name des Genehmigers
Art der Aktion (z. B. genehmigt, abgelehnt, storniert)
Aktueller Status des Antrags

Du kannst den Antragverlauf einsehen, indem du auf Freizeit > Übersicht gehst und auf das Verlaufssymbol neben dem Antrag klickst.

Hinweis: Der Genehmigungsverlauf ist nur für Benutzer mit den Rollen „Führungskraft“, „Administrator“ oder „Besitzer“ sichtbar.

Überschreiben von Genehmigungsworkflows

In dringenden Fällen, wenn Genehmiger nicht verfügbar sind oder besondere organisatorische Anforderungen bestehen, können Besitzer standardmäßig den mehrstufigen Genehmigungsprozess umgehen. Administratoren können bei Bedarf ebenfalls diese Berechtigung erhalten. Weitere Informationen zu Berechtigungen in Jibble findest du hier.

Mit dem Überschreibungszugriff können sie:

Alle ausstehenden Freizeitanträge unabhängig von der aktuellen Genehmigungsstufe genehmigen oder ablehnen.
Maßnahmen ergreifen, auch wenn sie nicht Teil der konfigurierten Genehmigungsstufen sind.
Den Antrag sofort abschließen und alle verbleibenden Genehmigungsschritte überspringen.

So überschreibst du Genehmigungsworkflows:

Gehe zu Freizeit > Übersicht.
Wähle den Antrag aus, den du überschreiben möchtest.
Klicke auf die Aktionsschaltfläche, also Genehmigen, Ablehnen oder Abbrechen.
Bestätige den Überschreibungsvorgang.
Hinweis: Alle Überschreibungsaktionen werden im Protokoll der Freizeitanträge gespeichert.