Check-list d’intégration pour le suivi du temps
Un guide simple, étape par étape, pour configurer votre organisation afin d'assurer un suivi précis du temps
Bienvenue sur le logiciel de suivi du temps de Jibble ! Démarrer avec un nouveau système est plus facile avec une planification claire. Cette check-list étape par étape vous guidera à travers tout ce que vous devez savoir et configurer dans votre espace de travail afin que votre équipe puisse suivre son temps en toute fluidité dès le premier jour.
1. Configurez votre organisation
Accédez à l’onglet Organisation et configurez les paramètres par défaut de votre entreprise :
Configurer les détails de l’organisation – Sélectionnez une date de début, un fuseau horaire principal, un fuseau horaire pour les feuilles de temps et la devise utilisée pour le reporting.
2. Configurez les politiques de suivi du temps
Accédez à vos politiques de suivi du temps pour configurer ces paramètres :
Configurer les restrictions des appareils – Pour les équipes au bureau ou à distance, nous recommandons d’activer le navigateur web et l’application de bureau.
Activer le mode hors ligne si nécessaire – Autorisez les pointages sans connexion internet pour un suivi du temps ininterrompu.
Configurer vos règles de suivi du temps – Voici quelques paramètres personnalisés recommandés :
Activer les captures d’écran – Configurez la capture d’écran lorsque les employés suivent leur temps.
Configurer des restrictions du planning de travail – Limitez les pointages d’entrée et de sortie à votre planning de travail.
Activer les rappels – Envoyez des rappels de pointage d’entrée et de sortie avant et après les horaires planifiés.
Configurer le pointage de sortie automatique – Configurez le pointage automatique de sortie pour éviter les feuilles de temps inexactes.
3. Créez des plannings de travail et des périodes de paie
Accédez à l’onglet Plannings de travail pour configurer ces paramètres :
Définir des plannings de travail – Définissez des heures de début et de fin ou des horaires flexibles.
Définir des politiques de pause – Créez différents types de pauses et établissez leurs règles.
Configurer les règles d’heures supplémentaires – Mettez en place des politiques conformes à la réglementation locale.
Ensuite, accédez à l’onglet Suivi du temps > Approbations pour configurer le paramètre ci-dessous :
Configurer les périodes de paie – Définissez votre calendrier de paie pour garantir l’exactitude des salaires.
4. Configurez des calendriers de jours fériés et des politiques de congés
Accédez à l’onglet Congés et jours fériés pour configurer ces paramètres :
Ajouter un calendrier pour votre organisation – Importez des calendriers pour synchroniser les jours fériés dans les feuilles de temps.
Créer des politiques de congés – Établissez des politiques de congés pour les demandes de congés.
5. Ajoutez des activités et des projets
Accédez à l’onglet Activités et projets pour ajouter les éléments suivants :
Ajouter des activités – Mettez en place des activités permettant aux membres de suivre leur temps.
Ajouter des projets – Autorisez les membres à suivre leurs heures de travail sur les projets auxquels ils participent.
Ajouter et associer des clients à des projets– Ajoutez vos clients et assignez-les facilement à leurs projets.
6. Configurez votre équipe
Accédez à l’onglet Personnes pour intégrer votre équipe et configurer les paramètres suivants :
Inviter les membres de l’équipe – Envoyez des invitations à tous les employés qui suivront leur temps.
Attribuer des rôles et des autorisations – Définissez qui seront les Administrateurs, les Managers et les Membres.
Définir les taux horaires facturables – Indiquez les taux horaires applicables à chaque membre.
Créer des groupes – Classez vos membres par départements ou par sites de travail.
7. Demandez à votre équipe de suivre son temps de travail
Une fois que tout est configuré et que tout le monde est intégré, vos employés peuvent désormais suivre leur temps à partir de n’importe quelle plateforme autorisée.
Voici quelques ressources supplémentaires pour aider vos membres d’équipe à bien démarrer sur Jibble :