Onboarding-Checkliste für die Zeiterfassung
Eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du dein Unternehmen für eine genaue Zeiterfassung einrichtest
Willkommen bei der Zeiterfassungssoftware von Jibble! Mit einem klaren Plan ist der Einstieg in ein neues System viel einfacher. Diese Schritt-für-Schritt-Checkliste zeigt dir alles, was du wissen und in deinem Arbeitsbereich einrichten musst, damit deine Teammitglieder von Anfang an nahtlos ihre Zeiten erfassen können.
1. Richte deine Organisation ein
Gehe zum Reiter „Organisation“ und lege die Standardeinstellungen für dein Unternehmen fest:
Richte Organisationsdetails ein – Wähle einen Starttag, die Hauptzeitzone, die Zeitzone für den Stundenzettel und die Währung aus.
2. Konfiguriere die Zeiterfassungsrichtlinien
Navigiere zu deinen Zeiterfassungsrichtlinien, um diese Einstellungen festzulegen:
Konfiguriere Geräteeinschränkungen – Für Teams im Büro oder im Homeoffice empfehlen wir, den Webbrowser und die Desktop-App zu aktivieren.
Aktiviere den Offline-Modus bei Bedarf – Erlaube das Einstempeln ohne Internetverbindung, um eine unterbrechungsfreie Zeiterfassung zu gewährleisten.
Konfiguriere deine Zeiterfassungsbeschränkungen – Nachfolgend findest du einige von uns empfohlene benutzerdefinierte Einstellungen:
Aktiviere Screenshots – Richte die Bildschirmaufnahme ein, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen.
Richte Arbeitszeitbeschränkungen ein – Beschränke das Ein- und Ausstempeln auf deinen Arbeitszeitrahmen.
Aktiviere Erinnerungen – Versende Erinnerungen zum Ein- und Ausstempeln vor und nach den geplanten Zeiten.
Richte automatische Ausstempelvorgänge ein – Richte automatische Ausstempelvorgänge ein, um ungenaue Stundenzettel zu vermeiden.
3. Erstelle Arbeitspläne und Lohnzeiträume
Navigiere zum Reiter „Arbeitspläne“, um diese Einstellungen zu konfigurieren:
Lege Arbeitspläne fest – Lege Start- und Endzeiten oder flexible Arbeitszeiten fest.
Lege Pausenrichtlinien fest – Erstelle Pausentypen und richte Regeln für Pausen ein.
Konfiguriere Überstundenregeln – Richte Überstundenrichtlinien ein, die den lokalen Vorschriften entsprechen.
Gehe dann zu Zeiterfassung > Genehmigungen, um die folgenden Einstellungen zu konfigurieren:
Richte Lohnzeiträume ein – Definiere deinen Zahlungsplan, um eine genaue Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
4. Lege Feiertagskalender & Freizeitrichtlinien fest
Navigiere zum Reiter „Urlaub und Feiertage”, um diese Einstellungen festzulegen:
Füge Kalender für deine Organisation hinzu – Importiere Kalender, um Feiertage mit den Stundenzetteln zu synchronisieren.
Erstelle Freizeitrichtlinien – Lege Freizeitrichtlinien für Freizeitanträge fest.
5. Füge Aktivitäten & Projekte hinzu
Navigiere zum Reiter „Aktivitäten & Projekte”, um die folgenden Informationen hinzuzufügen:
Füge Aktivitäten hinzu – Lege Aktivitäten fest, damit Mitglieder ihre Zeit erfassen können.
Füge Projekte hinzu – Erlaube Mitgliedern, ihre Arbeitsstunden für Projekte zu erfassen, an denen sie arbeiten.
Füge Kunden hinzu und verknüpfe sie mit Projekten – Füge deine Kunden hinzu und weise sie ganz einfach ihren Projekten zu.
6. Richte deine Teameinstellungen ein
Navigiere zum Reiter „Personen“, um dein Team einzuladen und diese Einstellungen zu tätigen:
Lade Teammitglieder ein – Lege fest, welche Aktivitäten deine Mitglieder erfassen sollen.
Füge Projekte, Rollen und Berechtigungen hinzu – Definiere, wer Admin, Führungskraft oder Mitglied sein soll.
Lege Stundensätze zur Abrechnung fest – Gib die Stundensätze ein, die für jedes Mitglied gelten sollen.
Erstelle Gruppen – Sortiere deine Mitglieder nach Abteilungen oder Arbeitsorten in Gruppen.
7. Lass dein Team mit ihrer Zeiterfassung beginnen
Nachdem alles festgelegt ist und alle mitmachen, können deine Mitarbeiter jetzt ihre Zeit von jeder zugelassenen Plattform aus erfassen.
Hier sind ein paar zusätzliche Ressourcen, die deinem Team den Einstieg in die Grundlagen der Nutzung von Jibble als Mitglied erleichtern: