Checklist Onboarding untuk Pelacakan Absensi
Panduan lengkap mengatur metode pelacakan absensi untuk organisasi Anda
Selamat datang di aplikasi absensi Jibble! Anda akan lebih cepat beradaptasi dengan software baru jika ada panduan langkah demi langkah yang jelas. Oleh karena itu, manfaatkanlah checklist onboarding pelacakan absensi ini untuk memastikan semua pengaturan penting telah dikonfigurasi supaya Anda bisa mulai melacak kehadiran hari ini juga.
1. Atur Organisasi Anda
Kunjungi tab Organisasi untuk menyesuaikan pengaturan default perusahaan Anda:
Memperbarui detail organisasi – Pilih hari awal minggu, zona waktu utama, zona waktu timesheet, dan mata uang pelaporan.
2. Atur Kebijakan Pelacakan Waktu
Kunjungi menu Kebijakan Pelacakan Waktu untuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Atur pembatasan perangkat – Bagi tim lapangan, sebaiknya mengaktifkan batasan untuk Aplikasi Ponsel dan mode Kios Bersama.
Aktifkan mode offline jika diperlukan – Izinkan mode clock in offline untuk melacak waktu tanpa hambatan saat berada di daerah terpencil.
Atur pembatasan time clock – Berikut pengaturan kustomisasi yang kami sarankan:
- Wajib Facial Recognition/selfie – Proses verifikasi cepat untuk anggota tim Anda.
- Aktifkan pelacakan lokasi langsung – Lihat posisi karyawan selama bekerja.
- Perlu lokasi dengan entri waktu – Rekam lokasi GPS setiap kali clock in/out.
- Aktifkan geofencing – Anggota hanya bisa clock in saat berada di lokasi yang telah ditetapkan.
Aktifkan kunci perangkat – Batasi clock in/out hanya pada perangkat mobile yang ditetapkan.
Terapkan otomatisasi geofence – Anggota tim otomatis clock in/out saat melewati area geofence.
Catatan: Anda hanya bisa pilih mau mengaktifkan pelacakan lokasi langsung atau otomatisasi geofence. Tidak boleh keduanya.
3. Buat Jadwal Kerja & Periode Penggajian
Kunjungi tab Jadwal Kerjauntuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Atur jadwal kerja – Tentukan waktu mulai dan selesai kerja, atau atur jam kerja fleksibel.
Tentukan kebijakan istirahat – Buat jenis istirahat dan peraturannya.
Buat aturan lembur – Atur kebijakan lembur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4. Buat Kalender Hari Libur & Kebijakan Cuti
Kunjungi tab Cuti & Hari Libur untuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Tambahkan kalender organisasi – Impor kalender agar hari libur nasional tersinkronisasi ke timesheet.
Buat kebijakan cuti – Tetapkan kebijakan untuk pengajuan cuti.
5. Tambah Aktivitas & Proyek
Kunjungi tab Aktivitas & Proyek untuk:
Tambah aktivitas – Atur aktivitas yang bisa dilacak waktunya oleh anggota tim.
Tambah proyek – Anggota bisa melacak waktu untuk suatu proyek.
Tambah dan hubungkan klien dengan proyek – Tambah dan tetapkan klien untuk proyek tertentu.
6. Tambah Lokasi
Kunjungi tab Lokasi untuk menambahkan area geofence:
Tambah lokasi kerja – Cari alamat dan tambahkan lokasi yang ditetapkan untuk tim.
Tetapkan lokasi ke jadwal – Tambahkan lokasi spesifik dalam jadwal kerja untuk geofencing.
7. Atur tim
Kunjungi tab Anggota untuk mengundang tim dan menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Undang anggota tim – Kirim undangan agar karyawan dapat melacak waktu.
Tambah anggota tanpa akun – Masukkan nama anggota tim agar bisa melacak waktu tanpa undangan via mode kios.
Atur peran dan izin – Tetapkan pengguna yang akan menjadi Admin, Manajer, dan Anggota.
Buat grup – Kelompokkan anggota tim sesuai departemen atau lokasi kerja.
8. Atur Mode Kios
Jika ingin pemantauan kehadiran tim lapangan lebih terpusat, Anda dapat mengaktifkan mode kios bersama di tablet. Pada aplikasi ponsel Jibble, buka laman Menu dan beralih ke mode Kios untuk mengaktifkannya:
Buat kios – Buat kios clock in di berbagai lokasi dan tetapkan anggota tim yang akan melacak waktu dengan mode tersebut.
Sesuaikan pengaturan kios – Pilih mode kios yang ingin diterapkan kepada anggota tim untuk clock in.
9. Mulailah lacak kehadiran tim Anda
Setelah semuanya beres dan tim sudah selesai onboarding, mereka siap clock in dan out saat bepergian atau berada di lokasi mana pun yang diizinkan.
Berikut ini materi tambahan yang diperlukan tim Anda agar mereka makin mengerti cara menggunakan Jibble sebagai anggota: