Checklist Onboarding Aplikasi Absensi
Panduan lengkap untuk siapkan sistem absensi di organisasi Anda
Selamat datang di aplikasi absensi Jibble! Adaptasi dengan software baru akan jauh lebih cepat apabila ada panduan terperinci yang bisa diikuti. Maka dari itu, gunakan panduan onboarding ini sebagai checklist utama untuk pastikan semua pengaturan penting sudah dikonfigurasi. Jadi, Anda bisa langsung mulai memantau kehadiran.
1. Atur Organisasi Anda
Kunjungi tab Organisasi untuk menyesuaikan pengaturan default perusahaan Anda:
Memperbarui detail organisasi – Pilih hari awal minggu, zona waktu utama, zona waktu timesheet, dan mata uang pelaporan.
2. Atur Kebijakan Pelacakan Waktu
Kunjungi menu Kebijakan Pelacakan Waktu untuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Atur pembatasan perangkat – Aktivasi Aplikasi Ponsel dan Kios Bersama sangat disarankan untuk tim lapangan.
Aktifkan mode offline jika diperlukan – Izinkan mode clock in offline agar tetap bisa melacak waktu meski sedang berada di daerah terpencil.
Buat aturan pelacakan waktu – Berikut pengaturan kustomisasi yang kami sarankan:
- Wajib verifikasi dengan Facial Recognition/selfie – Proses verifikasi cepat untuk anggota tim Anda.
- Aktifkan pelacakan lokasi langsung – Lihat posisi karyawan selama bekerja.
- Perlu lokasi dengan entri waktu – Rekam lokasi GPS setiap kali clock in/out.
- Aktifkan geofencing – Anggota hanya bisa clock in saat berada di lokasi yang telah ditetapkan.
Aktifkan kunci perangkat – Batasi clock in/out hanya dari perangkat mobile yang ditetapkan.
Terapkan otomatisasi geofence – Anggota tim otomatis clock in/out saat melewati area geofence.
Catatan: Anda hanya bisa pilih mau mengaktifkan pelacakan lokasi langsung atau otomatisasi geofence. Tidak boleh keduanya.
3. Buat Jadwal Kerja & Periode Penggajian
Kunjungi tab Jadwal Kerja untuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Atur jadwal kerja – Tentukan waktu mulai dan selesai kerja. Atau, atur jam kerja fleksibel.
Tentukan kebijakan istirahat – Buat jenis istirahat dan peraturannya.
Buat aturan lembur – Atur kebijakan lembur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4. Buat Kalender Hari Libur & Kebijakan Cuti
Kunjungi tab Cuti & Hari Libur untuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Tambahkan kalender organisasi – Impor kalender agar hari libur nasional tersinkronisasi ke timesheet.
Buat kebijakan cuti – Tetapkan kebijakan untuk pengajuan cuti.
5. Tambah Aktivitas & Proyek
Kunjungi tab Aktivitas & Proyek untuk:
Tambah aktivitas – Atur aktivitas agar anggota tim bisa melacak waktu kerja mereka.
Tambah proyek – Izinkan anggota melacak jam kerja berdasarkan proyek yang dikerjakan.
Tambah dan hubungkan klien dengan proyek – Tambahkan klien dan tetapkan mereka ke proyek terkait dengan mudah.
6. Tambah Lokasi
Kunjungi tab Lokasi untuk menambahkan area geofence:
Tambah lokasi kerja – Cari alamat dan tambahkan lokasi yang ditetapkan untuk tim.
Tetapkan lokasi ke jadwal – Tambahkan lokasi spesifik dalam jadwal kerja untuk geofencing.
7. Atur tim
Kunjungi tab Anggota untuk mengundang tim dan menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Undang anggota tim – Kirim undangan agar karyawan dapat melacak waktu.
Tambah anggota tanpa akun – Masukkan nama anggota tim agar bisa melacak waktu tanpa undangan via mode kios.
Atur peran dan izin – Tetapkan pengguna yang akan menjadi Admin, Manajer, dan Anggota.
Buat grup – Kelompokkan anggota tim sesuai departemen atau lokasi kerja.
8. Atur Mode Kios
Jika ingin pemantauan kehadiran tim lapangan lebih terpusat, Anda dapat mengaktifkan mode kios bersama di tablet. Pada aplikasi ponsel Jibble, buka laman Menu dan beralih ke mode Kios untuk mengaktifkannya:
Buat kios – Buat kios clock in di berbagai lokasi dan tetapkan anggota tim yang akan melacak waktu dengan mode tersebut.
Sesuaikan pengaturan kios – Pilih mode kios yang ingin diterapkan kepada anggota tim untuk clock in.
9. Mulai lacak kehadiran tim Anda
Setelah semuanya beres dan tim sudah selesai onboarding, mereka siap clock in dan out saat bepergian atau berada di lokasi mana pun yang diizinkan.
Berikut ini materi tambahan yang diperlukan tim Anda agar mereka makin mengerti cara menggunakan Jibble sebagai anggota: