Checklist Onboarding Perusahaan Konstruksi
Panduan lengkap untuk siapkan sistem waktu dan kehadiran di perusahaan konstruksi Anda
Selamat datang di software waktu dan kehadiran konstruksi Jibble!
Adaptasi dengan sistem baru akan jauh lebih cepat jika ada panduan lengkap yang mudah diikuti.
Maka dari itu, gunakan checklist onboarding ini untuk menyiapkan akun perusahaan konstruksi di Jibble. Anda akan tahu caranya menambahkan anggota kru, mengaktifkan pelacakan GPS/face recognition, hingga menerapkan mode kios di lapangan. Dengan menguasai panduan lengkap ini, alur kerja di lokasi proyek konstruksi akan jauh lebih efisien dan teratur.
1. Atur Organisasi Anda
Kunjungi tab Organisasi untuk menyesuaikan pengaturan default perusahaan Anda:
Tetapkan zona waktu utama – Pilih zona waktu utama untuk lokasi konstruksi atau kantor pusat Anda.
Pilih zona waktu default timesheet – Tentukan zona waktu default untuk perhitungan timesheet.
2. Atur Kebijakan Pelacakan Waktu
Kunjungi menu Kebijakan Pelacakan Waktu untuk menetapkan aturan kehadiran bagi anggota kru:
Atur pembatasan perangkat – Aktivasi Aplikasi Ponsel dan Mode Kios Bersama disarankan untuk kru lapangan.
Aktifkan mode offline jika diperlukan – Izinkan mode clock in offline agar tetap bisa melacak waktu meski sedang berada di lokasi terpencil.
Buat aturan pelacakan waktu – Berikut pengaturan yang kami sarankan untuk kru lapangan:
- Wajib verifikasi dengan Facial Recognition/selfie – Proses verifikasi cepat saat clock in.
- Aktifkan pelacakan lokasi langsung – Pantau posisi supervisor dan kru selama kerja shift.
- Perlu lokasi dengan entri waktu – Rekam lokasi GPS setiap kali clock in/out.
- Aktifkan geofencing – Kru lapangan hanya bisa clock in saat berada di lokasi yang telah ditetapkan.
Aktifkan kunci perangkat – Batasi clock in/out hanya dari perangkat mobile yang ditetapkan.
Terapkan otomatisasi geofence – Anggota kru otomatis clock in/out saat melintasi zona konstruksi yang telah dijadikan geofence.
Catatan: Anda hanya bisa pilih mau mengaktifkan pelacakan lokasi langsung atau otomatisasi geofence. Tidak boleh keduanya.
3. Buat shift kerja
Kunjungi tab Jadwal Kerja untuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Atur jadwal kerja – Tentukan waktu mulai dan selesai kerja anggota kru. Atau, atur jadwal shift fleksibel.
Tentukan kebijakan istirahat – Buat jenis istirahat dan peraturan yang sejalan dengan standar keselamatan kerja dan hukum ketenagakerjaan.
Buat aturan lembur – Atur kebijakan lembur sesuai dengan aturan serikat pekerja dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.
4. Buat Kalender Hari Libur & Kebijakan Cuti
Kunjungi tab Cuti & Hari Libur untuk menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Tambah kalender hari libur – Impor kalender hari libur nasional agar hari non-kerja termasuk dalam timesheet.
Buat kebijakan cuti – Tetapkan aturan untuk pengajuan cuti sakit, keterlambatan/penundaan pekerjaan akibat cuaca buruk, atau cuti tahunan.
5. Tambah Aktivitas, Proyek & Klien
Kunjungi tab Aktivitas & Proyek untuk:
Tambah aktivitas – Atur tugas konstruksi agar anggota kru bisa melacak waktu untuk setiap pekerjaan tersebut (misalnya, pengecoran beton, pemasangan rangka, inspeksi).
Tambah proyek – Izinkan anggota kru melacak waktu berdasarkan proyek konstruksi yang mereka kerjakan.
Tambah klien – Tambahkan klien dan tetapkan mereka ke proyek terkait dengan mudah.
6. Tambah Lokasi
Kunjungi tab Lokasi untuk menambahkan situs konstruksi yang diizinkan:
Tambah lokasi kerja – Cari alamat dan tambahkan lokasi konstruksi yang ditetapkan untuk anggota kru.
Tetapkan lokasi ke jadwal – Tambahkan lokasi spesifik dalam jadwal kerja untuk geofencing.
7. Atur anggota kru & supervisor
Kunjungi tab Anggota untuk mengundang anggota kru dan menyesuaikan pengaturan berikut ini:
Undang anggota tim – Kirim undangan agar anggota kru dan supervisor dapat melacak waktu.
Tambah anggota tanpa akun – Masukkan nama anggota kru agar bisa melacak waktu tanpa undangan via mode kios.
Atur peran dan izin – Tetapkan pengguna yang akan menjadi Admin (kantor pusat), Manajer (supervisor lapangan), dan Anggota (kru).
Buat grup – Kelompokkan anggota kru sesuai pekerjaan (misalnya, teknisi listrik, tukang kayu) atau lokasi kerja.
Tetapkan manajer grup – Tetapkan supervisor untuk setiap grup atau lokasi proyek.
8. Atur mode Kios lapangan
Buka laman Menu pada aplikasi Jibble. Lalu, beralih ke mode kios untuk mengaktifkan mode kios lapangan:
Buat kios – Siapkan kios bersama yang akan dipasang di area masuk lokasi proyek agar anggota kru bisa clock in dari perangkat tersebut.
Sesuaikan pengaturan kios – Pilih mode kios yang ingin Anda gunakan sebagai sarana pencatatan kehadiran.
9. Mulai lacak kehadiran kru Anda
Setelah semuanya beres dan kru sudah selesai onboarding, mereka siap clock in dan out saat bepergian atau berada di lokasi proyek mana pun yang diizinkan. Dengan begitu, supervisor dapat memantau waktu dan kehadiran mereka secara real-time.
Berikut ini materi tambahan yang diperlukan kru Anda agar mereka makin mengerti cara menggunakan Jibble sebagai anggota: