En tant que PDG d’une entreprise de logiciel de suivi du temps, j’ai besoin de savoir ce que font mes concurrents. Cela signifie que mon équipe et moi-même faisons souvent des recherches sur leurs produits et/ou les testons, vous savez, cela fait partie du travail.
Je partage ici les résultats de mes recherches, en donnant à mes concurrents le crédit qui leur revient et en étant honnête sur les produits qu’il faut vraiment éviter selon moi. Voilà donc cet article, dans lequel j’essaie d’être honnête, juste et perspicace. J’espère qu’il vous aidera à prendre la bonne décision…
QuickBooks Time est un outil de suivi du temps et de planification basé sur le cloud, développé par Intuit. Il est utilisé par les entreprises qui doivent gérer des équipes au bureau ou sur plusieurs sites. Je me suis penché sur son fonctionnement et sur les éléments qui me plaisent le plus.
Dans cette avis sur QuickBooks Time, je vais partager les cinq domaines dans lesquels je pense que ce logiciel se démarque le plus.
1. Outils de planification polyvalents
QuickBooks Time propose un système de planification basé sur un calendrier, accessible depuis un ordinateur ou un mobile. Les responsables peuvent attribuer des équipes par glisser-déposer, copier des plannings existants ou en créer de nouveaux.
L’avantage ici est que les mises à jour des équipes sont transmises aux employés en temps réel (par SMS, e-mail ou notification via une application), réduisant ainsi les risques de confusion. L’intégration avec Google Agenda ou iCal est un autre avantage pour les utilisateurs qui jonglent avec plusieurs outils.
La vue « Qui travaille » fournit un aperçu en direct des travailleurs actifs, ce qui peut être utile pour réaffecter des tâches ou réagir aux changements de dernière minute.
Image de quickbooks.intuit.com
2. Pointage sur un site de travail via un kiosque
QuickBooks Time comprend une option de kiosque de pointage. Elle est conçue pour les équipes qui pointent dans un lieu centralisé, comme un chantier ou un entrepôt, à l’aide d’un appareil partagé.
Les pointages sont effectués à l’aide d’un code PIN ou de la reconnaissance faciale, cette dernière n’étant toutefois prise en charge que sur certains navigateurs. L’horodatage GPS est inclus, ce qui permet aux responsables de vérifier l’emplacement au moment de l’enregistrement.
Il existe également une piste d’audit pour chaque saisie, permettant de savoir qui a apporté des modifications et quand. Pour les entreprises soucieuses de vérifier l’assiduité ou la conformité, cette configuration est efficace sans être trop intrusive.
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3. Suivi du temps spécifique à un projet
Les saisies de temps dans QuickBooks Time peuvent être affectées à des travaux ou à des tâches spécifiques. Cela permet aux équipes de suivre les progrès réalisés par rapport à des budgets et des calendriers prédéfinis.
Le système comprend des fonctions de reporting qui présentent les données de temps dans des formats visuels et offre des options d’exportation. Il existe également un flux intégré où les travailleurs peuvent laisser des notes sur les tâches ou ajouter des signatures numériques. Ces fonctions améliorent la documentation et la responsabilité.
Les données GPS de l’application mobile sont également jointes aux saisies, donnant un aperçu de l’endroit et du moment où le travail a été effectué.
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4. Intégration avec la comptabilité QuickBooks
L’un des principaux avantages de QuickBooks Time est son intégration directe avec l’écosystème QuickBooks. Cette connexion permet aux données de temps de circuler directement entre la paie, la facturation et les autres processus comptables.
Elle réduit la saisie manuelle des données et minimise le risque d’écarts entre les heures enregistrées et les paiements effectués. Pour les entreprises qui utilisent déjà QuickBooks pour leurs finances, l’intégration est pratique et efficace.
Cela contribue également à la cohérence des rapports, ce qui peut être utile lors des audits ou des examens internes.
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5. Interface claire et accès multi-appareils
QuickBooks Time dispose d’une interface utilisateur simple et conviviale, compatible avec les ordinateurs et les appareils mobiles. L’interface est claire et les fonctions telles que la saisie du temps, la planification et les rapports sont faciles à trouver.
L’intégration des nouveaux utilisateurs est également relativement fluide. La plateforme ne nécessite pas de connaissances techniques approfondies pour être utilisée efficacement.
Mon seul reproche est que certains utilisateurs signalent des bugs et des problèmes sur certaines plateformes.
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Conclusion
QuickBooks Time répond aux besoins essentiels : suivi des heures, gestion des horaires, liaison avec la paie. Il se distingue par la clarté de ses données et la facilité avec laquelle elles sont accessibles, pour les managers comme pour les employés.
Toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles dans tous les plans tarifaires, et des bugs ont été signalés. Mais du point de vue des fonctionnalités brutes, c’est une solution qui coche beaucoup de cases pour les entreprises souhaitant avoir de la visibilité sur le temps, la localisation et les coûts de main-d’œuvre.
Pour une analyse plus critique, découvrez les 5 raisons pour lesquelles QuickBooks Time pose problème.
Et pour un avis complet, lisez mon avis honnête sur QuickBooks Time.
