Comprendre l’affectation des membres sur Jibble
Découvrez ce que sont les affectations et comment assigner des membres et des groupes à des entités dans Jibble
Assigner des membres et des groupes à diverses entités dans Jibble est un processus fondamental qui assure une gestion de projet efficace et des flux de travail rationalisés. Ce guide a pour but d’illustrer les étapes nécessaires à l’affectation de membres et de groupes à diverses entités telles que les plannings de travail, les projets, les politiques de congés, etc.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Qu’est-ce que l’affectation des membres ?
- Différence entre les affectations individuelles et de groupe
- Assigner et désassigner des membres
- Assigner et désassigner des groupes
- Visualiser des affectations de membres et de groupes
Qu’est-ce que l’affectation des membres ?
L’affectation des membres fait référence au processus d’affectation des membres de l’équipe à des projets spécifiques, à des plannings de travail, à des calendriers de jours fériés et à des politiques de congés. Cette fonctionnalité permet aux responsables ou aux chefs de projet de répartir efficacement les responsabilités et d’assurer un alignement précis des membres de l’équipe sur les tâches et les engagements qui leur sont assignés.
Dans Jibble, il existe deux types d’affectation : de plusieurs à un (comme les horaires de travail et les calendriers de jours fériés) et de plusieurs à plusieurs (comme les politiques de congés et les projets).
- Affectations de plusieurs à un :
Dans les affectations de plusieurs à un, telles que les horaires de travail et les calendriers de jours fériés, plusieurs éléments ou entités sont connectés ou associés à un seul élément ou entité. Par exemple, dans une organisation, les membres peuvent être affectés à un seul planning de travail, tandis que chaque planning de travail peut avoir plusieurs membres.
- Affectations de plusieurs à plusieurs :
Dans les affectations de plusieurs à plusieurs, comme les politiques de congé et les projets, il existe une relation mutuelle entre plusieurs éléments ou entités des deux ensembles. Par exemple, les membres peuvent être affectés à plusieurs projets et chaque projet peut avoir plusieurs membres.
Pour en savoir plus sur les affectations de kiosques, découvrez comment assigner des membres et des groupes aux kiosques.
Important ❗: pour les affectations de plusieurs à un, les membres ne peuvent être affectés qu’à une seule entité à la fois. Lorsqu’un membre est affecté à une nouvelle entité (planning de travail ou calendrier des jours fériés), le système recalcule ses feuilles de temps et ses périodes de paie « En cours » pour les aligner sur l’affectation mise à jour.
Différence entre les affectations individuelles et de groupe
Les affectations individuelles font référence à l’affectation de membres spécifiques de l’équipe à des entités, tandis que les affectations de groupe impliquent l’affectation d’un groupe entier à des entités.
Lorsqu’une entité est affectée simultanément à un groupe et à un individu au sein de ce groupe, l’affectation individuelle prime toujours sur l’affectation de groupe. Ceci ne s’applique qu’aux affectations de plusieurs à un, car les membres ne peuvent être affectés qu’à un seul planning de travail ou calendrier de jours fériés à la fois. Les affectations de plusieurs à plusieurs (politiques de congés, projets, kiosques) ne sont pas affectées, car les membres peuvent être affectés à plusieurs entités simultanément.
Exemple :
Supposons que nous ayons deux plannings de travail : fixe et flexible. Alan Smith fait partie du groupe A. Si le groupe A est affecté au planning fixe et qu’Alan Smith est affecté individuellement au planning flexible, conformément aux règles de Jibble, l’affectation individuelle d’Alan est prioritaire et il sera affecté au planning flexible, malgré son appartenance au groupe A.
Assigner et désassigner des membres
- Assigner des membres à des plannings de travail ou à des calendriers de jours fériés
Important ❗: les membres ne peuvent être affectés qu’à un seul planning/calendrier à la fois. Lorsqu’un membre est affecté à un nouvel horaire/calendrier, le système recalculera ses feuilles de temps et ses périodes de paie « En cours » pour les aligner sur l’affectation mise à jour.
Lisez notre article sur la gestion des plannings de travail et la gestion des calendriers des jours fériés pour plus d’informations.
- Allez dans Personnes > Membres.
- Pour assigner un membre individuel, recherchez le nom du membre dans le champ de recherche et passez la souris sur le nom du membre.
- Cliquez sur l’icône représentant des points de suspension.
- Cliquez sur Attribuer.
- Sélectionnez le type d’entité à assigner au membre : Planning de travail ou Calendrier des jours fériés.
- Sélectionnez un planning/calendrier dans la liste et appuyez sur Sauvegarder.
Note : l‘affectation des membres à un nouveau planning ou à un nouveau calendrier entraînera le recalcul de leurs feuilles de temps et périodes de paie « En cours ». - Il est également possible de cliquer sur le nom d’un membre et de l’affecter directement à partir de son profil personnel. En savoir plus sur la mise à jour du profil d’une personne.
- Pour affecter des membres en bloc, cochez les cases situées à côté des noms des membres et appuyez sur le bouton Attribuer en haut de l’écran.
- Sélectionnez le type d’entité à assigner au(x) membre(s) et sélectionnez un planning de travail/calendrier dans la liste.
- Appuyez sur Sauvegarder.
- Désassigner des membres d’un planning de travail et d’un calendrier de jours fériés
- Allez dans Personnes > Membres.
- Pour annuler l’affectation d’un membre individuel, recherchez le nom du membre dans le champ de recherche et passez la souris sur le nom du membre.
- Appuyez sur l’icône représentant des points de suspension.
- Cliquez sur Annuler l’attribution.
- Sélectionnez le type d’entité à désassigner : Planning de travail ou Calendrier des jours féries.
Note : le fait de désassigner un ou plusieurs membres d’un planning ou d’un calendrier les fait basculer vers l’entité à laquelle leur groupe est assigné ou vers l’entité par défaut. Les entités assignées à un groupe sont prioritaires, suivies de l’entité par défaut. - Cliquez sur Confirmer.
Note : désassigner des membres entraînera le recalcul de leurs feuilles de temps et périodes de paie qui sont « En cours ». - Il est également possible de cliquer sur le nom d’un membre et de le désassigner de son profil personnel. En savoir plus sur la mise à jour du profil d’une personne.
- Pour désassigner des membres en bloc, cochez les cases situées à côté des noms des membres et appuyez sur le bouton Annuler l’attribution en haut de l’écran.
- Sélectionnez le type d’entité à désassigner et appuyez sur Confirmer.
- Assigner ou désassigner des membres d’une politique de congé ou d’un projet
Important ❗: les membres peuvent être affectés à plusieurs politiques de congés ou projets à la fois.
Les affectations pour les politiques de congés et les projets peuvent être effectuées via leurs onglets respectifs. Pour l’instant, les membres ne peuvent pas être affectés aux politiques et aux projets de congés via l’onglet Personnes. En savoir plus sur la création de politiques de congé et la mise en place de projets.
Assigner et désassigner des groupes
- Assigner des groupes à des plannings de travail et à des calendriers de jours fériés
Important ❗: chaque membre ne peut être affecté qu’à un seul planning/calendrier, les affectations individuelles prévalant sur les affectations de groupe. Lorsqu’un membre est affecté à un nouveau planning/calendrier, le système recalcule ses feuilles de temps et ses périodes de paie « En cours » pour les aligner sur l’affectation mise à jour.
- Allez dans Personnes > Groupes.
- Pour assigner un groupe spécifique, recherchez le groupe dans le champ de recherche et passez la souris sur la ligne du groupe.
- Appuyez sur l’icône représentant des points de suspension.
- Cliquez sur Attribuer.
- Sélectionnez le type d’entité à assigner au groupe : Planning de travail ou Calendrier des jours féries.
Note : les affectations individuelles ont toujours la priorité sur les affectations de groupe. - Sélectionnez un planning/calendrier dans la liste et appuyez sur Sauvegarder.
- Il est également possible de cliquer sur le nom d’un groupe et de l’affecter directement à partir du panneau de configuration situé à gauche. En savoir plus sur la personnalisation des paramètres pour les groupes.
- Pour affecter des groupes en bloc, cochez les cases situées à côté des noms des groupes et appuyez sur le bouton Attribuer en haut de l’écran.
- Sélectionnez le type d’entité à assigner au groupe et sélectionnez un calendrier/planning de travail dans la liste.
- Appuyez sur Sauvegarder.
- Désassigner des groupes d’un planning de travail ou d’un calendrier de jours fériés
- Allez dans Personnes > Groupes.
- Pour désassigner un groupe spécifique, recherchez le groupe dans le champ de recherche et passez la souris sur la ligne du groupe.
- Appuyez sur l’icône représentant des points de suspension.
- Cliquez sur Annuler l’attribution.
- Sélectionnez le type d’entité à désassigner : Planning de travail ou Calendrier des jours féries.
Note : désassigner un ou plusieurs groupes d’un planning ou d’un calendrier les ramènera à l’entité par défaut. Les affectations individuelles seront conservées. - Appuyez sur Confirmer.
- Vous pouvez également cliquer sur le nom d’un groupe et le désassigner à partir du panneau des paramètres du groupe situé à gauche.
- Pour désassigner des groupes en bloc, cochez les cases situées à côté des noms des groupes et appuyez sur le bouton Annuler l’attribution en haut.
- Sélectionnez le type d’entité à désassigner et appuyez sur Confirmer.
- Assigner ou désassigner des groupes d’une politique de congés ou d’un projet
Important ❗: les groupes peuvent être affectés à plusieurs politiques et projets de congés à la fois.
Les affectations pour les politiques de congés et les projets peuvent être effectuées via leurs onglets respectifs. Pour l’instant, les groupes ne peuvent pas être affectés aux politiques et aux projets de congés via l’onglet Personnes. Si une politique de congés ou un projet n’est pas affecté, il sera disponible pour tous les membres de l’équipe. Vous pouvez l’affecter sélectivement à des personnes spécifiques, limitant ainsi son accès aux seuls membres affectés.
En savoir plus sur la création de politiques de congés et la mise en place de projets.
Visualiser des affectations de membres et de groupes
- Plannings de travail et calendriers de jours fériés
Il existe deux façons de visualiser les membres et les groupes affectés aux plannings de travail et aux calendriers de jours fériés :
- Onglet Personnes : cette section vous permet de visualiser les membres individuels et/ou les groupes et leurs affectations respectives. Vous avez la possibilité de configurer les colonnes affichées dans la liste des personnes pour faciliter la visualisation.
- Onglet Congés et jours fériés : cet onglet offre une vue d’ensemble des membres et/ou des groupes affectés à chaque entité spécifique.
Depuis les onglets Plannings de travail et Congés et jours fériés, vous trouverez des avatars présentant des membres et/ou des groupes affectés à une entité particulière, indiquant le nombre d’affectations individuelles et de groupes.
Pour obtenir une liste complète de tous les membres et groupes affectés, cliquez sur le bouton « Accéder aux paramètres des personnes ». Vous serez redirigé vers l’onglet Personnes, mettant en évidence les membres et/ou groupes assignés.
- Politiques de congés et projets
Pour voir quels membres et quels groupes sont affectés aux politiques de congés et aux projets, naviguez vers leurs onglets respectifs : Congés et jours fériés et Activités et projets.
Dans ces onglets, vous verrez des avatars représentant les membres et/ou les groupes affectés à chaque entité. Pour obtenir une liste complète de tous les membres et groupes affectés, cliquez sur l’icône en forme de crayon située à côté du nom de la politique de congé ou du projet et accédez au champ Membres. Vous pourrez y apporter toutes les modifications nécessaires.