Entender la asignación de miembros en Jibble

Aprende qué son las asingaciones y cómo asignar miembros y grupos a entidades en Jibble.

La asignación de miembros y grupos a diversas entidades dentro de Jibble es un proceso fundamental que garantiza una gestión eficiente de los proyectos y flujos de trabajo optimizados. Esta guía pretende ilustrar los pasos necesarios para asignar miembros y grupos a diversas entidades, como horarios de trabajo, proyectos, políticas de tiempo libre, etc.

Este artículo trata de:


¿Qué son las asignaciones de miembros?

La asignación de miembros se refiere al proceso de asignar miembros del equipo a proyectos específicos, calendarios de trabajo, calendarios de vacaciones y políticas de tiempo libre. Esta función permite a los gerentes o jefes de proyecto asignar responsabilidades de manera eficiente y garantizar la alineación precisa de los miembros del equipo con sus tareas y compromisos designados.

En Jibble, hay dos tipos de asignación: de muchos a uno (como horarios de trabajo y calendarios de vacaciones) y de muchos a muchos (como políticas de tiempo libre y proyectos).

  • Asignaciones de muchos a uno:

En las asignaciones de muchos a uno, como los calendarios laborales y los calendarios de vacaciones, varios elementos o entidades están conectados o asociados a un único elemento o entidad. Por ejemplo, en una organización, los miembros pueden estar asignados a un único horario de trabajo, mientras que cada horario de trabajo puede tener varios miembros.

  • Asignaciones de muchos a muchos:

En las asignaciones de muchos a muchos, como las políticas de tiempo libre, los proyectos y los quioscos, existe una relación mutua entre varios elementos o entidades de ambos conjuntos. Por ejemplo, los miembros pueden asignarse a varios proyectos, y cada proyecto puede tener varios miembros.

Importante ❗: En el caso de las asignaciones de muchos a uno, los miembros sólo pueden ser asignados a una entidad a la vez. Cuando se asigna un miembro a una nueva entidad ( horario de trabajo o calendario de vacaciones), el sistema recalcula sus hojas de horas y periodos de pago que están «En curso» para alinearlos con la asignación actualizada.


La diferencia entre asignaciones individuales y de grupo

Las asignaciones individuales se refieren a la asignación de miembros específicos del equipo a entidades, mientras que las asignaciones de grupo implican la asignación de todo un grupo a entidades.

Cuando una entidad se asigna a un grupo y a un individuo dentro de ese grupo simultáneamente, la asignación individual siempre anula la asignación de grupo. Esto sólo es aplicable a las asignaciones de muchos a uno, ya que los miembros sólo pueden asignarse a un horario de trabajo o calendario de vacaciones a la vez. Las asignaciones de muchos a muchos (políticas de tiempo libre, proyectos, quioscos) no se ven afectadas, ya que los miembros pueden asignarse a varias entidades a la vez.

Ejemplo:

Supongamos que tenemos dos horarios de trabajo: fijo y flexible. Alan Smith pertenece al grupo A. Si el grupo A está asignado al horario de trabajo fijo y Alan Smith está asignado individualmente al horario de trabajo flexible. Siguiendo las reglas de Jibble, la asignación individual de Alan tiene preferencia, y se le asignará al horario Flexible, a pesar de su asociación con el Grupo A.


Asignar y desasignar miembros

  • Asignar miembros a un horario de trabajo y a un calendario de vacaciones

Importante ❗: Los miembros sólo pueden ser asignados a un horario/calendario a la vez. Cuando un miembro es asignado a un nuevo horario/calendario, el sistema recalculará sus hojas de horas y periodos de pago que estén «En curso» para alinearlos con la asignación actualizada.

Para más información, lee nuestro artículo sobre gestión de horarios de trabajo y gestión de calendarios de festivos.

  1. Ve a Personas > Miembros.
  2. Para asignar un miembro individual, busca el nombre del miembro en el campo de búsqueda y pasa el cursor sobre el nombre del miembro.
  3. Pulse sobre el icono de la elipsis situado en el extremo de la fila.
  4. Pulsa en Asignar.
  5. Selecciona el tipo de entidad a asignar al miembro: Horario de trabajo o Calendario de festivos.
  6. Selecciona un horario de trabajo/calendario de la lista y pulsa Guardar.
    Nota: Al asignar miembros a un nuevo horario o calendario se recalcularán sus hojas de horas y periodos de pago que estén «En curso».
  7. También puedes hacer clic en el nombre de un miembro y asignarlo directamente desde su perfil personal. Más información sobre cómo actualizar el perfil de una persona.
  8. Para asignar miembros en bloque, selecciona las casillas situadas junto a los nombres de los miembros y pulsa el botón Asignar en la parte superior.
  9. Selecciona el tipo de entidad a asignar al miembro o miembros y selecciona un horario/calendario en la lista.
  10. Pulsa Guardar.

 

  • Desasignación de miembros de un horario de trabajo y calendario de vacaciones
  1. Ve a Personas > Miembros.
  2. Para desasignar a un miembro individual, busca el nombre del miembro en el campo de búsqueda y pasa el cursor sobre el nombre del miembro.
  3. Pulsa sobre el icono de la elipsis situado en el extremo de la fila.
  4. Haz clic en Desasignar.
  5. Selecciona el tipo de entidad a desasignar: Horario de trabajo o Calendario de vacaciones.
    Nota: La desasignación de miembros de un horario o calendario los cambiará a la entidad a la que esté asignado su grupo o a la entidad por defecto. Las entidades asignadas a un grupo tienen prioridad, seguidas de la entidad por defecto.
  6. Haz clic en Confirmar.Haz clic en Confirmar.Nota: La desasignación de miembros provocará el recálculo de sus hojas de horas y periodos de pago que estén «En curso».
  7. Alternativamente, puedes hacer clic en el nombre de un miembro y desasignarlo de su perfil de persona. Más información sobre cómo actualizar el perfil de una persona.
  8. Para desasignar miembros en bloque, selecciona las casillas de verificación junto a los nombres de los miembros y pulsa el botón Desasignar en la parte superior.
  9. Selecciona el tipo de entidad a desasignar y pulsa en Confirmar.

 

  • Asignar y desasignar miembros a políticas y proyectos de tiempo libre

Importante ❗: Los miembros pueden ser asignados a múltiples políticas de tiempo libre y proyectos a la vez. 

Las asignaciones a políticas de tiempo libre y proyectos pueden realizarse a través de sus respectivas pestañas. En este momento, los miembros no pueden ser asignados a políticas de tiempo libre y proyectos a través de la pestaña Personas. Más información sobre la Actualizar la información de perfil de una persona y la configuración de proyectos.


Asignar y desasignar grupos

  • Asignar grupos a un horario de trabajo y a un calendario de vacaciones

Importante ❗: Cada miembro sólo puede ser asignado a un único horario/calendario, y las asignaciones individuales anulan las asignaciones de grupo. Cuando se asigna un miembro a un nuevo horario/calendario, el sistema recalculará sus hojas de horas y periodos de pago que estén «En curso» para alinearlos con la asignación actualizada.

  1. Ve a Personas > Grupos.
  2. Para asignar un grupo específico, busca el grupo en el campo de búsqueda y pasa el ratón por encima de la fila del grupo.
  3. Pulse sobre el icono de la elipsis situado en el extremo de la fila.
  4. Pulsa en Asignar.
  5. Selecciona el tipo de entidad a asignar al grupo: Horario de trabajo o Calendario de vacaciones.
    Nota: Las asignaciones individuales siempre prevalecerán sobre las asignaciones de grupo.
  6. Selecciona un horario de trabajo/calendario de la lista y pulsa en Guardar.
  7. Alternativamente, puedes pulsar sobre el nombre de un grupo y asignarlo directamente desde el panel de ajustes de la parte izquierda. Más información sobre cómo personalizar la configuración de los grupos.
  8. Para asignar grupos en bloque, marca las casillas situadas junto a los nombres de los grupos y pulsa el botón Asignar de la parte superior.
  9. Selecciona el tipo de entidad a asignar al grupo y selecciona un horario/calendario de trabajo de la lista.
  10. Pulsa en Guardar.

 

  • Desasignar grupos de un horario de trabajo y calendario de vacaciones
  1. Ve a Personas > Grupos.
  2. Para desasignar un grupo concreto, búscalo en el campo de búsqueda y pasa el ratón por encima de la fila del grupo.
  3. Pulsa sobre el icono de la elipsis situado en el extremo de la fila.
  4. Pulsa en Desasignar.
  5. Selecciona el tipo de entidad a desasignar: Horario de trabajo o Calendario de vacaciones.
    Nota: La desasignación de grupo(s) de un horario o calendario los cambiará a la entidad por defecto. Las asignaciones individuales se mantendrán.
  6. Pulsa Confirmar.Pulsa Confirmar.
  7. También puedes hacer clic en el nombre de un grupo y desasignarlo desde el panel de configuración de grupos de la izquierda.
  8. Para desasignar grupos en bloque, selecciona las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los grupos y pulsa el botón Desasignar de la parte superior.
  9. Selecciona el tipo de entidad a desasignar y pulsa en Confirmar.

 

  • Asignar y desasignar grupos a políticas y proyectos de tiempo libre

Importante ❗: Se pueden asignar grupos a múltiples políticas de tiempo libre y proyectos a la vez

Las asignaciones para políticas de tiempo libre y proyectos pueden realizarse a través de sus respectivas pestañas. En este momento, no se pueden asignar grupos a políticas de tiempo libre y proyectos a través de la pestaña Personas. Si una política de tiempo libre o un proyecto no están asignados, estarán disponibles para todos los miembros del equipo. Puedes asignarlo selectivamente a individuos específicos, restringiendo su disponibilidad sólo a los miembros asignados.

Más información sobre la creación de políticas de tiempo libre y la configuración de proyectos.


Ver las asignaciones de miembros y grupos

  • Horarios de trabajo y calendarios de festivos

Hay dos formas de ver los miembros y grupos asignados a los horarios de trabajo y calendarios de vacaciones:

  1. Pestaña Personas: Esta sección te permite ver miembros individuales y/o grupos y sus respectivas asignaciones. Es posible configurar las columnas que aparecen en la lista de Personas para facilitar la visualización.
  2. Pestaña Horarios de trabajo y Tiempo libre y vacaciones: Esta pestaña ofrece una visión general de los miembros y/o grupos asignados a cada entidad específica.

Dentro de la pestaña Horarios de trabajo y Tiempo libre y vacaciones, encontrarás avatares que muestran a los miembros y/o grupos asignados a una entidad concreta, indicando el recuento de asignaciones individuales y de grupo.

Para ver una lista completa de todos los miembros y grupos asignados, haz clic en el botón «Ir a Ajustes de Personas«. Esto te dirigirá a la pestaña Personas, resaltando los miembros y/o grupos asignados.

 

  • Políticas de tiempo libre y proyectos

Para ver qué miembros y grupos están asignados a políticas de tiempo libre y proyectos, navega a sus respectivas pestañas: Tiempo libre y vacaciones y Actividades y proyectos.

En estas pestañas, verás avatares que representan a los miembros y/o grupos asignados para cada entidad. Para consultar una lista completa de todos los miembros y grupos asignados, haz clic en el icono del lápiz situado junto al nombre de la política de tiempo libre o del proyecto y accede al campo Miembros. Aquí podrás realizar las modificaciones necesarias.

 

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