Jaka jest różnica między zatwierdzaniem kart czasu pracy a zatwierdzaniem projektów?
Zrozum różnicę między zatwierdzaniem grafików czasu pracy pracowników a godzin projektowych.
Jibble oferuje dwa procesy zatwierdzania, zaprojektowane do różnych celów. Zatwierdzanie kart czasu pracy pozwala przeglądać i zatwierdzać godziny pracy danej osoby za okres rozliczeniowy, dzięki czemu sprawdza się przy naliczaniu wynagrodzeń. Zatwierdzanie projektów pozwala przeglądać i zatwierdzać godziny zarejestrowane dla projektu w określonym zakresie dat, co jest przydatne do fakturowania klientów i rozliczania kosztów projektów.
Możesz korzystać z każdego procesu osobno lub z obu jednocześnie – w zależności od tego, jak Twoja organizacja zarządza czasem pracy.
Ten artykuł obejmuje następujące tematy:
- Czym różni się zatwierdzanie kart czasu pracy od zatwierdzania projektów
- Kiedy stosować poszczególne procesy zatwierdzania
- Jak korzystać z obu procesów jednocześnie
Czym różni się zatwierdzanie kart czasu pracy od zatwierdzania projektów
Zatwierdzanie kart czasu pracy opiera się na osobach i służy głównie do naliczania wynagrodzeń. Zatwierdzasz godziny danej osoby za okres rozliczeniowy wraz z odpowiednimi obliczeniami do wynagrodzeń. Po zatwierdzeniu wpisy czasu pracy zostają zablokowane i nie można ich edytować, dopóki okres rozliczeniowy nie zostanie otwarty ponownie.
Zatwierdzanie projektów opiera się na projektach i służy do przeglądania godzin projektowych. Zatwierdzasz godziny zarejestrowane na projekt w wybranym zakresie dat, dzięki czemu łatwiej wykorzystać zatwierdzone godziny do fakturowania klientów i rozliczania kosztów projektu. W przeciwieństwie do zatwierdzania kart czasu pracy zatwierdzone godziny projektowe nadal można edytować, ale jeśli po zatwierdzeniu pojawią się zmiany, Jibble oznaczy daną datę jako Zmodyfikowane, abyś mógł ją ponownie przejrzeć.
| Zatwierdzanie kart czasu pracy | Zatwierdzanie projektów | |
| Co zatwierdzasz | Godziny pracy osoby za okres rozliczeniowy | Godziny zarejestrowane na projekt w zakresie dat |
| Do czego służy | Przetwarzanie wynagrodzeń | Fakturowanie klientów i rozliczanie kosztów projektu |
| Okres | Twój cykl rozliczeniowy: tygodniowy, dwutygodniowy, półmiesięczny lub miesięczny | Dowolny zakres dat |
| Liczone godziny | Godziny płacowe, w tym nadgodziny, płatny urlop i potrącenia | Zarejestrowane godziny przypisane do projektu |
| Po zatwierdzeniu | Wpisy czasu pracy są blokowane | Wpisy czasu pracy pozostają edytowalne, a zmiany są oznaczane |
| Kto może zatwierdzać | Właściciele i Administratorzy, Menedżerowie dla zarządzanych przez siebie członków | Właściciele i Administratorzy |
| Gdzie to znaleźć | Karty czasu pracy | Działania i projekty |
Więcej informacji znajdziesz w naszych przewodnikach dotyczących zatwierdzania kart czasu pracy i zatwierdzania godzin projektowych.
Kiedy stosować poszczególne procesy zatwierdzania
Wybierz proces zatwierdzania, który najlepiej odpowiada temu, co przeglądasz i dlaczego to zatwierdzasz.
Użyj zatwierdzania kart czasu pracy do przetwarzania płac
Zatwierdzanie kart czasu pracy sprawdza się, gdy musisz zatwierdzić godziny każdej osoby przed naliczeniem wynagrodzeń. Skorzystaj z niego, gdy:
- Naliczasz wynagrodzenia w stałym cyklu i potrzebujesz wcześniej zatwierdzonych godzin każdej osoby.
- Zatwierdzone godziny mają pozostać niezmienione, a wpisy czasu pracy zablokowane do czasu ponownego otwarcia okresu rozliczeniowego.
- Menedżerowie muszą zatwierdzać godziny osób ze swoich grup.
- W zatwierdzonej sumie mają być uwzględnione nadgodziny, płatny urlop i potrącenia za przerwy.
Użyj zatwierdzania projektów do fakturowania i rozliczania kosztów projektów
Zatwierdzanie projektów przydaje się, gdy chcesz przejrzeć i zatwierdzić godziny zarejestrowane na projekt niezależnie od cyklu naliczania wynagrodzeń. Skorzystaj z niego, gdy:
- Rozliczasz klientów za projekty i musisz zatwierdzić godziny przed wystawieniem faktury.
- Twój cykl przeglądu nie pokrywa się z cyklem rozliczeniowym, np. przeglądasz projekt co tydzień lub na koniec etapu projektu.
- Chcesz widzieć, kiedy godziny zmieniają się po zatwierdzeniu, nie blokując zespołowi możliwości poprawiania wpisów czasu pracy.
- Chcesz, aby stawki do rozliczenia zostały zapisane w takiej wysokości, jaka obowiązywała w momencie zatwierdzenia, aby późniejsze zmiany stawek nie wpływały na godziny już zatwierdzone do rozliczenia.
Jak korzystać z obu procesów jednocześnie
Możesz używać obu procesów zatwierdzania jednocześnie. Oba korzystają z tych samych wpisów czasu pracy, ale każde zatwierdzenie zapisuje własne wartości, a zatwierdzenie w jednym procesie nie zatwierdza ani nie zmienia niczego w drugim.
Na przykład, zespół pracujący nad projektem może:
- Przeglądać i zatwierdzać godziny projektu w każdy piątek do fakturowania klienta.
- Zatwierdzać pełny okres rozliczeniowy każdego pracownika na koniec miesiąca do listy płac.
Pracownik może mieć w swojej karcie czasu pracy 40 godzin w danym tygodniu, z czego 30 godzin zarejestrowanych na Projekt Alpha i 10 godzin na inne działania. Możesz zatwierdzić 30 godzin projektowych do rozliczenia na koniec tygodnia, a później zatwierdzić pełne 40 godzin pracownika w ramach jego okresu rozliczeniowego.
Dzięki temu możesz zarządzać rozliczaniem projektów i naliczaniem wynagrodzeń osobno, mimo że oba procesy korzystają z tych samych wpisów czasu pracy.