Application mobile : gérer les plannings de travail

Créez et gérez les plannings de travail de votre équipe pour des feuilles de temps et des calculs de paie précis

Les plannings de travail dans l’application de feuille de temps de Jibble sont utilisés pour calculer les heures de paie. La création et la gestion d’un planning de travail prend en compte les pauses, déductions et heures supplémentaires dans les feuilles de temps. Toute modification de votre planning de travail entraînera un recalcul automatique des feuilles de temps.

Pour en savoir plus sur les feuilles de temps de Jibble, reportez-vous à notre article sur le fonctionnement des feuilles de temps.

La fonctionnalité de planning de travail ne peut être mise à jour que par les Propriétaires et les Administrateurs.

Cet article aborde les sujets suivants :

Ajouter des plannings de travail
Modifier les paramètres des plannings de travail
Créer plusieurs plannings de travail
Aménagements des plannings de travail
Heures de paie
Fractionnement des feuilles de temps
Pauses personnalisées
- Pauses rémunérées et non rémunérées
Déductions automatiques
Règles relatives aux heures supplémentaires
Assigner des membres aux plannings
Assigner des emplacements aux plannings

Ajouter des plannings de travail

Allez dans Menu > Plannings de travail.
Appuyez sur l’ icône + en haut à droite.
Saisissez toutes les informations nécessaires.
Appuyez sur le bouton Enregistrer.

Modifier les paramètres des plannings de travail

Allez dans Menu > Plannings de travail.
Sélectionnez un planning de travail.
Appuyez sur les paramètres que vous souhaitez modifier (pauses, règles relatives aux heures supplémentaires, attribution d’emplacements, attribution de membres, règles de calcul des heures de paie et fractionnement de la feuille de temps).
Sélectionnez vos préférences.
Une fois les informations confirmées, appuyez sur Enregistrer.

Important❗️: les feuilles de temps seront recalculées pour refléter les nouvelles modifications apportées au planning de travail.

Créer plusieurs plannings de travail

Le système de planification flexible de Jibble vous permet de créer plusieurs plannings de travail, idéal pour gérer des équipes importantes ou géographiquement diverses avec des fuseaux horaires différents.

Lorsque vous créez plusieurs plannings de travail, le premier créé devient le planning par défaut. Cela signifie que les nouveaux membres de l’équipe seront automatiquement assignés à ce planning de travail par défaut, à moins que des ajustements manuels ne soient effectués.

Aménagements des plannings de travail

Il existe trois types de configurations de plannings de travail disponibles :

Type de planning	Fixe	Flexible	Flexible à la semaine
Description	Les jours et les heures sont fixes et la ponctualité est privilégiée	Les jours sont fixes, mais l’horaire est flexible tant que la durée est conforme	L’horaire est flexible chaque jour tant que la durée totale de la semaine est conforme
Exemple	Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30	Du lundi au vendredi ; 8 heures par jour	Du lundi au vendredi ; 40 heures par semaine

Note : lors du calcul des heures supplémentaires effectuées durant des jours de repos, les jours non sélectionnés dans le cadre du planning de travail sont considérés comme des jours de repos et seront calculés pour ces heures supplémentaires.

Heures de paie

Important❗️: ce paramètre s’applique uniquement aux planning de travail fixes.

Jibble vous permet de contrôler si le temps suivi avant les heures de travail planifiées doit être comptabilisé dans les heures de paie. Par défaut, cette fonctionnalité est activée, ce qui signifie que tout temps suivi avant les heures planifiées est inclus dans les calculs.

Si vous préférez exclure le temps de travail avant l’horaire prévu, vous pouvez simplement désactiver ce paramètre. Cela garantit que seules les heures effectuées après le début des horaires prévus sont comptabilisées pour la paie des employés.

Exemple:

Horaire de travail : 9h00 à 17h00
L’employé travaille : 9h00 à 17h00 (sans pause)
- Heures de paie : 8 heures (peu importe le paramètre)
Horaire de travail : 9h00 à 17h00
L’employé pointe à 8h30 (30 minutes avant le début)
- Avec le temps de pré-travail inclus : heures de paie = 8 heures 30 minutes
- Temps de pré-travail exclu : heures de paie = 8 heures

Fractionnement des feuilles de temps

Important❗️: nous vous conseillons de modifier ce paramètre uniquement si votre équipe travaille de nuit après minuit.

Les jours sont définis par défaut comme des cycles de 24 heures allant de 00h00 à 23h59. Cela aura un impact sur :

La façon dont les feuilles de temps sont présentées
Calculs des heures supplémentaires

Exemple :

Feuilles de temps fractionnées à 9h00

Les feuilles de temps quotidiennes seront affichées à partir de 9h00 (jour actuel) jusqu’à 8h59 (le jour suivant)
Les saisies de temps de 00h00 à 9h00 seront enregistrées la veille (date-1) au lieu de la date du calendrier.

Pour plus d’informations, consultez notre article sur l’ajustement de votre fin de journée pour diviser les feuilles de temps.

Pauses personnalisées

Par défaut, les membres peuvent suivre librement leur temps de pause. Pour mieux contrôler la durée et la planification de vos pauses, vous pouvez créer un type de pause personnalisé.

Pour créer une pause, vous devez configurer :

Durée	Déterminez la durée de chaque pause
Plages horaires (facultatif)	Définissez les heures de début et de fin auxquelles les pauses peuvent être prises

Pauses rémunérées et non rémunérées

Généralement, les pauses ne sont pas rémunérées. Si vous optez pour des pauses rémunérées, le temps comptabilisé pendant ces périodes sera ajouté aux heures de paie.

Pour changer de type de pause :

Allez dans Menu > Planning de travail.
Sélectionnez un planning de travail spécifique.
Sous ce planning de travail, sélectionnez Pauses > Type de pause.
Choisissez entre deux types de pauses : payé ou non payé.
Appuyez sur Enregistrer une fois choisi.

Déductions automatiques

Les déductions automatiques sont couramment utilisées lorsque les durées de pause sont cohérentes pour tous les employés, éliminant ainsi le besoin de suivi manuel par les membres.

Le total des heures travaillées sera déduit lorsqu’une déduction automatique aura lieu.

Afin de créer une déduction, vous devez définir :

Durée	Durée spécifique à déduire d’une journée
Seuil	Seuil minimum travaillé chaque jour pour que la déduction soit appliquée

Règles relatives aux heures supplémentaires

Jibble propose cinq types d’heures supplémentaires différents pour vous aider à gérer la rémunération des heures supplémentaires dans votre organisation. Si les exigences légales imposent la fixation d’un taux d’heures supplémentaires pour la rémunération des heures supplémentaires, vous pouvez trouver plus d’informations sur la configuration des taux d’heures supplémentaires.

Heures supplémentaires quotidiennes et doubles

Jibble propose deux paramètres d’heures supplémentaires courants pour suivre et calculer la rémunération quotidienne des heures supplémentaires :

Heures supplémentaires quotidiennes – Il s’agit du type le plus courant. Vous pouvez définir un seuil journalier au-delà duquel toute heure de travail supplémentaire est considérée comme une heure supplémentaire. Ce seuil est réinitialisé chaque jour.
Heures supplémentaires quotidiennes doubles – Ce type d’heures supplémentaires s’appuie sur les heures supplémentaires quotidiennes. Les heures supplémentaires quotidiennes doivent d’abord être activées. Toutes les heures travaillées au-delà d’un deuxième seuil (fixé après le seuil des heures supplémentaires quotidiennes) seront comptabilisées comme des heures supplémentaires doubles.

Si le seuil des heures supplémentaires quotidiennes doubles est fixé plus tôt que le seuil des heures supplémentaires quotidiennes (par exemple, les heures doubles commencent à 6 heures alors que les heures supplémentaires quotidiennes commencent à 8 heures), les heures supplémentaires quotidiennes doubles auront la priorité.

Types de seuil	Temps	Heures
Recommandé pour	Horaires fixes	Horaires flexibles
Comment ça marche	Le temps suivi au-delà de l’heure prévue sera considéré comme des heures supplémentaires	Le temps suivi au-delà des heures prévues sera considéré comme des heures supplémentaires

Heures supplémentaires hebdomadaires

Une fois qu’un nombre d’heures spécifié a été enregistré au cours d’une semaine, toute heure supplémentaire sera considérée comme des heures supplémentaires hebdomadaires. Les heures supplémentaires hebdomadaires ne peuvent pas être cumulées avec d’autres heures supplémentaires.

Une semaine est automatiquement calculée du lundi au dimanche. Dans les paramètres de votre organisation, vous pouvez modifier le jour de début de la semaine.

Heures supplémentaires les jours de repos

Toute heure enregistrée un jour non travaillé est considérée comme heure supplémentaire de jour de repos, si cette option est activée.

Un jour de repos correspond à un jour qui n’est pas défini comme jour de travail dans le planning.

Heures supplémentaires les jours fériés

Toute heure enregistrée un jour férié est considérée comme heure supplémentaire, si cette configuration est activée. Assurez-vous que votre calendrier des jours fériés est bien configuré dans les paramètres correspondants.

Assigner des membres aux plannings

Lors de la création du premier planning, celui-ci sera appliqué automatiquement à tous les membres.

En cas de plannings multiples, les membres peuvent être réaffectés à un planning différent. Notez que chaque membre ne peut participer qu’à un seul planning de travail à la fois.

Lorsqu’un membre d’un groupe est affecté à un horaire alors que le reste du groupe est affecté à un autre horaire, c’est l’horaire affecté au membre individuel qui a la priorité. La hiérarchie des affectations est la suivante :

Affectation individuelle > Affectation de groupe > Affectation par défaut

La feuille de temps de chaque membre sera calculée en fonction des règles du planning auquel il est affecté. Consultez notre guide sur comprendre l’affectation des membres pour en savoir plus.

Assigner des emplacements aux plannings

Par défaut, les plannings s’appliquent à tous les emplacements.

Pour restreindre l’accès par lieu en fonction des plannings attribués, vous pouvez affecter des lieux spécifiques à chaque planning.

Consultez notre guide sur la gestion des emplacements et des géofences pour plus d’informations.