Równoważny czas pracy to jedno z najpopularniejszych rozwiązań w firmach działających w systemie zmianowym lub sezonowym. Pozwala bowiem na efektywne wykorzystanie czasu istniejących pracowników i uniknięcie konieczności zatrudniania dodatkowych osób.
Aby jednak system ten działał zgodnie z prawem, konieczne jest spełnienie szeregu warunków. Dowiedz się, czym jest system równoważnego czasu pracy i jak prawidłowo wdrożyć go w swojej firmie!
Spis treści:
- Definicja i podstawa prawna
- Zastosowanie równoważnego czasu pracy w praktyce
- Ewidencja czasu pracy w systemie równoważnym
- Zalety i wady równoważnego czasu pracy
Zdj.: Freepik
Definicja i podstawa prawna
System równoważnego czasu pracy został uregulowany w art. 135–137 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami pracodawca może przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy powyżej 8 godzin pod warunkiem, że w przyjętym okresie rozliczeniowym zostanie zachowana przeciętna tygodniowa norma czasu pracy, czyli 40 godzin.
Wymiar czasu pracy w systemie równoważnym
W podstawowej wersji systemu równoważnego dobowy wymiar czasu pracy może być wydłużony do 12 godzin. Przepisy przewidują także szczególne sytuacje, w których dopuszczalne są jeszcze dłuższe zmiany: do 16 godzin w przypadku prac polegających na dozorze urządzeń lub pełnieniu dyżuru oraz do 24 godzin przy pilnowaniu mienia albo ochronie osób.
Należy pamiętać, że dłuższe dni pracy muszą być zrekompensowane krótszymi dniami lub dniami wolnymi, aby zachować równowagę i ochronę prawa pracownika do odpoczynku. Takie rozwiązania wymagają szczególnej organizacji pracy, aby zapewnić pracownikom odpowiednią liczbę dni wolnych.
Sprawdź wymiar czasu pracy w 2025!
Okresy rozliczeniowe w systemie równoważnym
Okres rozliczeniowy w systemie równoważnego czasu pracy wynosi zwykle do 1 miesiąca. W uzasadnionych sytuacjach może ulec przedłużeniu do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy.
Należy jednak zauważyć, że w każdym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy może zostać wydłużony aż do 12 miesięcy, jeśli wymaga tego organizacja pracy, warunki techniczne albo inne obiektywne przyczyny.
Prawo do odpoczynku w systemie równoważnym
Podstawową zasadą jest to, że każdy pracownik – niezależnie od systemu czasu pracy – musi mieć zapewnione minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu.
W specjalnych przypadkach opisanych powyżej, gdy dopuszczalnej jest przedłużenie dniówek do 16 i 24 godzin, pracownikowi przysługuje odpoczynek trwający co najmniej tyle, ile godzin faktycznie przepracował. Oznacza to, że np. po 24-godzinnej zmianie pracodawca musi zapewnić minimum 24 godziny nieprzerwanego odpoczynku.
Zdj.: pikisuperstar/Freepik
Nadgodziny w systemie równoważnym
W systemie równoważnym godziny nadliczbowe działają tak samo, jak w innych systemach i pojawiają się wtedy, gdy pracownik pracuje ponad czas wyznaczony w grafiku, na przykład 14 godzin zamiast przewidzianych 12.
Nadgodziny średniotygodniowe mają zaś miejsce, gdy w okresie rozliczeniowym przekroczona zostaje przeciętna tygodniowa norma 40 godzin. Za taką dodatkową pracę pracodawca musi udzielić urlopu lub wypłacić odpowiedni dodatek do pensji.
Wysokość dodatku zależy od rodzaju nadgodzin – sprawdź bieżące stawki za nadgodziny!
Kto nie może pracować w systemie równoważnym?
Nie każdy pracownik może być objęty równoważnym systemem czasu pracy. Zasadniczo nie wolno stosować go wobec kobiet w ciąży, pracowników narażonych na wyższe niż dopuszczalne stężenia czynników szkodliwych dla zdrowia, a także osób młodocianych i osób niepełnosprawnych, ponieważ dobowy wymiar czasu pracy jest w ich przypadku ograniczony.
Co więcej, pracownik opiekujący się dzieckiem do lat 4 nie może zostać skierowany do pracy ponad 8 godzin dziennie, jeśli nie wyrazi na to zgody.
Zastosowanie równoważnego czasu pracy w praktyce
Równoważny czas pracy najczęściej stosuje się tam, gdzie zapotrzebowanie na pracowników zmienia się w ciągu dnia lub w poszczególnych okresach. Sprawdza się m.in. w ochronie osób i mienia, transporcie, hotelarstwie, gastronomii, handlu czy przy produkcji sezonowej.
Jak wprowadzić równoważny czas pracy
System równoważnego czasu pracy wprowadza się ze względu na rodzaj pracy lub jej organizację. Sam system oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w:
- układzie zbiorowym pracy,
- obwieszczeniu,
- regulaminie pracy.
Następnie należy przygotować harmonogram czasu pracy (grafik), który jasno pokaże, kiedy przypadają dłuższe zmiany, a kiedy dni wolne. Pracodawca musi przy tym zadbać o przestrzeganie norm dobowego i tygodniowego odpoczynku.
Grafik pracy w systemie równoważnym
Pracodawca ma obowiązek przygotować dla pracowników grafik obejmujący co najmniej miesięczny okres rozliczeniowy i udostępnić go najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca.
Tworząc grafik, należy pamiętać, że:
- pracownik nie może pracować po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej (czyli w ciągu 24 godzin od rozpoczęcia poprzedniej zmiany),
- pracownik musi mieć zapewnioną liczbę dni wolnych odpowiadającą liczbie niedziel, świąt oraz innych dni wolnych przypadających w danym okresie rozliczeniowym,
- grafik powinien respektować przepisy kodeksu pracy, zwłaszcza w zakresie doby pracowniczej, odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Zdj.: redgreystock/Freepik
Do najczęściej przyjmowanych harmonogramów w systemie równoważnym należą:
- System 12-godzinny – praca w cyklu np. dwa dni po 12 godzin, następnie dwa dni wolne. Często stosowany w ochronie, służbach ratowniczych czy szpitalach.
- System mieszany 8/12-godzinny – w niektóre dni pracownik wykonuje pracę po 8 godzin, w inne po 12 godzin, co pozwala dostosować liczbę godzin do zmiennego zapotrzebowania.
- System z dłuższymi weekendami – np. cztery dni pracy po 10 godzin i trzy dni wolne, co daje pracownikowi więcej czasu na odpoczynek w jednym ciągu.
- System sezonowy – intensywniejsza praca w okresach wzmożonego zapotrzebowania (np. w gastronomii lub hotelarstwie w sezonie turystycznym), rekompensowana krótszymi dniami pracy lub większą liczbą dni wolnych poza sezonem.
Skorzystaj z naszego bezpłatnego grafiku pracy, aby z łatwością zaplanować zmiany!
Urlop w systemie równoważnego czasu pracy
W systemie równoważnym liczba dni urlopu w roku nie ulega zmianie (20 lub 26 dni w zależności od stażu), ale urlop rozliczany jest w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dniówce, którą pracownik miał zaplanowaną w grafiku:
- Jeśli w dniu urlopu pracownik miał zaplanowane 8 godzin pracy, z puli urlopu odejmuje się 8 godzin.
- Jeśli zaplanowana była 12-godzinna zmiana, saldo urlopowe pomniejszy się o 12 godzin.
Urlop jest więc zawsze rozliczany zgodnie z harmonogramem, a nie według „standardowych” 8 godzin, przez co ewidencja urlopów może stanowić niemałe wyzwanie. Programy do zarządzania urlopami mogą znacznie ułatwić pracę, szczególnie jeśli pozwalają na pobieranie urlopów zarówno w dniach, jak i godzinach.
Ewidencja czasu pracy w systemie równoważnym
Pracodawca ma obowiązek szczegółowego rejestrowania godzin pracy, nadgodzin, dni wolnych oraz pracy w niedziele i święta, co w systemie równoważnego czasu pracy może okazać się szczególnie wymagające.
Ewidencja powinna w sposób przejrzysty odzwierciedlać rzeczywisty rozkład czasu pracy, aby zapobiec błędom w naliczaniu wynagrodzenia i dodatków. Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie elektronicznej ewidencji czasu pracy, która ułatwia zarówno kontrolę zgodności z przepisami prawa pracy, jak i planowanie grafików.
Zalety i wady równoważnego czasu pracy
System równoważnego czasu pracy, mimo że daje dużą swobodę w planowaniu harmonogramów, nie jest rozwiązaniem pozbawionym wyzwań. Przeanalizujmy potencjalne korzyści i ograniczenia wynikające ze stosowania tego systemu.
Zalety:
- możliwość dostosowania długości dniówki do potrzeb firmy, np. w okresach wzmożonego zapotrzebowania,
- większa elastyczność w planowaniu grafików i organizacji pracy,
- dodatkowe dni wolne w zamian za wydłużone zmiany,
- efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich w branżach wymagających ciągłości pracy.
Wady:
- konieczność bardzo dokładnego planowania i prowadzenia ewidencji czasu pracy,
- ryzyko przeciążenia pracowników podczas dłuższych zmian,
- trudności w planowaniu życia prywatnego przy nieregularnym grafiku,
- większe ryzyko błędów w naliczaniu wynagrodzeń i dodatków.
Podsumowując, system równoważnego czasu pracy najlepiej sprawdza się w branżach wymagających ciągłości produkcji, pracy zmianowej czy większej elastyczności w obsłudze klientów.
Może przynosić korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom, pod warunkiem że ewidencja czasu pracy jest prowadzona rzetelnie, a harmonogramy uwzględniają potrzeby zatrudnionych. W przeciwnym razie system ten może stać się źródłem przeciążeń i konfliktów.
Ważne ostrzeżenie
Tworząc niniejszy przewodnik, staraliśmy się, aby był on jak najdokładniejszy, ale nie dajemy żadnej gwarancji, że podane informacje są prawidłowe lub aktualne. Dlatego zalecamy zasięgnąć porady wykwalifikowanych specjalistów przed podjęciem jakichkolwiek działań na podstawie informacji zawartych w tym artykule. Nie ponosimy żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub ryzyko poniesione w związku z korzystaniem z niniejszego przewodnika.
Powiązane artykuły:
System skróconego tygodnia pracy w praktyce
Czterodniowy tydzień pracy w Polsce – nowy program pilotażu
Średni czas pracy w różnych krajach na świecie
Najniższa krajowa w 2025 r. – zmiany w płacy minimalnej
6 powodów, dla których warto prowadzić karty ewidencji czasu pracy
