Top 5 des logiciels de suivi du temps pour entreprises canadiennes!

Si vous dirigez une entreprise au Canada, les logiciels de suivi du temps ne manquent pas sur le marché.

Mais j’ai remarqué que la plupart des comparatifs sont destinés aux entreprises américaines et adaptés au Canada avec une conversion de devises et une vague mention de « conformité ».

Ce n’est pas suffisant.

Si vous dirigez une équipe répartie entre l’Ontario, l’Alberta et la Colombie-Britannique, les règles relatives aux heures supplémentaires, aux jours fériés et aux obligations salariales diffèrent d’une province à l’autre.

Un outil conçu autour d’une semaine de travail fédérale fixe de 40 heures vous coûtera de l’argent et vous exposera à des risques de non-conformité imprévus.

Grâce à un bon logiciel de suivi du temps, les entreprises canadiennes peuvent vérifier la localisation des employés, appliquer le géorepérage pour les équipes sur le terrain, prendre en charge le pointage biométrique et automatiser les calculs d’heures supplémentaires avec des politiques personnalisables qui reflètent réellement le droit du travail provincial, et non un seuil fédéral américain fixe.

Pour vous aider, j’ai évalué les cinq meilleurs logiciels de suivi du temps pour les entreprises canadiennes selon la facilité d’utilisation, le prix, l’expérience mobile, l’intégration avec la paie et la conformité réglementaire. Voici les résultats.

Ce que le droit du travail canadien exige d’un logiciel de suivi du temps

C’est là que la plupart des outils internationaux échouent discrètement, et que les entreprises canadiennes s’exposent sans le savoir à des risques de non-conformité.

Le droit du travail au Canada n’a pas de norme nationale unique pour les heures supplémentaires, les jours fériés ou les congés. Il relève principalement de la compétence provinciale, ce qui signifie qu’un outil parfaitement adapté à votre bureau de Toronto peut créer des erreurs de paie dès que vous embauchez à Calgary ou à Vancouver.

Les seuils d’heures supplémentaires varient d’une province à l’autre

L’Ontario fixe le seuil à 44 heures par semaine. L’Alberta calcule les heures supplémentaires à 8 heures par jour ou 44 heures par semaine, selon la condition qui est remplie en premier. La Colombie-Britannique applique un seuil quotidien (8 heures) et un seuil hebdomadaire (40 heures), avec des taux différents pour chacun.

Un logiciel de suivi du temps qui applique un seuil hebdomadaire fixe calculera mal les heures supplémentaires pour une partie importante de votre personnel.

Les jours fériés ne sont pas uniformes partout au Canada

Le Jour de la famille, par exemple, est observé en Ontario, en Alberta et en Colombie-Britannique, mais pas au Québec, où différentes fêtes s’appliquent en vertu de la loi provinciale.

Un outil doté d’un calendrier de jours fériés statique, ou qui utilise par défaut les jours fériés fédéraux américains, nécessitera des corrections manuelles constantes.

Le Québec fonctionne selon des règles distinctes

La loi 96 et la loi 25 créent ensemble des obligations linguistiques et de confidentialité des données qui vont au-delà de ce que la plupart des outils SaaS conçus aux États-Unis prennent en compte.

Si vous avez des employés au Québec, votre logiciel de suivi du temps doit disposer d’une interface bilingue et d’une réponse claire sur l’endroit où les données du personnel sont stockées et traitées.

Les employeurs fédéraux ont leurs propres obligations

Les entreprises relevant de la compétence fédérale, notamment les banques, les télécommunications, les compagnies aériennes et les transports interprovinciaux, sont régies par le Code canadien du travail plutôt que par les normes provinciales en matière d’emploi.

Le Code canadien du travail fixe son propre seuil d’heures supplémentaires (40 heures par semaine), exige des périodes de repos spécifiques et impose une tenue de registres détaillée qui doit être conservée pendant 36 mois après le départ d’un employé.

Les registres de paie doivent être prêts pour un audit

En vertu des normes fédérales et provinciales, les employeurs sont tenus de tenir des registres précis des heures travaillées, des heures supplémentaires et des droits aux vacances.

Les feuilles de temps modifiables dépourvues d’un journal d’audit immuable constituent un risque, et non un avantage. Si un enregistrement peut être modifié sans laisser de trace, il ne peut servir de preuve en cas de litige.

Jibble — Meilleur logiciel de suivi du temps pour les entreprises canadiennes en croissance

La plupart des logiciels de suivi du temps vous obligent à choisir entre l’abordabilité et la capacité. Jibble ne le fait pas.

Il est entièrement gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs, ne nécessite pratiquement aucune formation pour être mis en œuvre et couvre toutes les fonctionnalités dont une entreprise canadienne en pleine croissance est susceptible d’avoir besoin avant même qu’elle ne les dépasse.

L’expérience de pointage de Jibble est flexible et s’adapte à toutes les configurations d’équipe. Les employés peuvent suivre leur temps depuis un téléphone, un ordinateur, Slack ou Microsoft Teams, pointer sur un kiosque partagé ou via NFC.

Pour les équipes sur le terrain ou les opérations multi-sites, le GPS horodate les données de localisation à chaque saisie, et le géorepérage restreint les pointages aux emplacements approuvés.

La reconnaissance faciale alimentée par l’IA avec capture de selfie bloque le pointage entre collègues et la falsification de photo, ce qui devient d’autant plus important que vos effectifs augmentent et que vous ne pouvez plus vérifier personnellement qui est présent sur place.

Les feuilles de temps de Jibble sont automatisées, infalsifiables une fois la période de paie clôturée, et exportables au format XLS ou CSV pour la rémunération. Son historique d’audit est également complet, ce qui vous permet de respecter les exigences canadiennes en matière de salaires et d’heures sans aucune tâche adminitrative supplémentaire.

De plus, les congés, les cumuls de congés, le suivi de projet et la facturation client sont tous intégrés.

Cependant, certains utilisateurs signalent que les rapports de Jibble sont fonctionnels plutôt que sophistiqués, et que la mise à jour du statut de pointage peut parfois prendre du temps.

Aucun de ces points n’est rédhibitoire pour la plupart des équipes, mais si vous effectuez des analyses complexes sur les salaires, vous atteindrez les limites de la fonctionnalité de reporting du plan gratuit.

Cependant, pour une entreprise canadienne en pleine croissance qui a besoin d’un outil de suivi du temps fiable et complet, sans frais par utilisateur, Jibble est l’option la plus complète de cette liste.

Tarification :

• Plan gratuit : oui, pour un nombre illimité d’utilisateurs
  
• Plan payant : à partir de 4,49 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement

Disponible sur :

Ordinateur, mobile, kiosque, extension Chrome et web

Notes :

• Capterra : 4,8/5
• G2 : 4,8/5
  
• Play Store : 4,7/5
  
• App Store : 4,8/5
  

Avantages :

• Interface simple et facile à comprendre
• Fonctionne sur plusieurs appareils pour le suivi du temps de travail en déplacement
• Nécessite peu ou pas de formation
• Maintient des registres précis des heures de travail
• Génère des rapports clairs et organisés
• Prend en charge la reconnaissance faciale pour la vérification des présences
• Entièrement gratuit, sans frais cachés

Inconvénients :

• Les modèle de reporting sont basiques pour une analyse complexe
• Le statut de pointage d’entrée/sortie peut ne pas se mettre à jour immédiatement
• Le suivi du temps est si précis que vous vous demanderez s’il enregistre vos envies de faire une pause

QuickBooks Time — Meilleur logiciel de suivi du temps pour les utilisateurs de QuickBooks Paie

Photo de QuickBooks Time

Si votre entreprise canadienne utilise déjà QuickBooks, QuickBooks Time est le module complémentaire idéal.

Les employés pointent depuis leur téléphone avec ou sans Wi-Fi et soumettent leurs feuilles de temps depuis la même application.

Le suivi GPS indique qui est sur place et qui est en déplacement, le géorepérage vous alerte en cas d’heures supplémentaires imprévues ou d’absences, et les congés sont gérés au même endroit que la planification.

Pour les entreprises travaillant sur des projets, il est possible de suivre en temps réel les heures budgétées par rapport aux heures réellement effectuées.

Les feuilles de temps approuvées sont directement transférées vers QuickBooks Paie sans exportation manuelle ni rapprochement, ce qui permet aux petites équipes polyvalentes de gagner un temps considérable à chaque cycle de paie.

Les employés peuvent également accéder à leurs fiches de paie, déductions et revenus cumulés directement depuis l’application QuickBooks Workforce, ce qui réduit les questions courantes en matière de paie qui accaparent le temps d’un gestionnaire.

Cependant, QuickBooks Time présente certains inconvénients qu’il convient de noter. La modification des saisies de temps peut être source de dysfonctionnements, et les nouveaux utilisateurs ont généralement besoin d’une période d’adaptation.

Il s’agit également d’un outil étroitement intégré à l’écosystème QuickBooks ; par conséquent, si vous n’êtes pas déjà client de QuickBooks, un outil de suivi du temps autonome vous conviendra mieux.

Tarification :

• Plan gratuit : non
• Plan payant : à partir de 8,00 $ par utilisateur et par mois + 10,00 $ de frais de base par mois, facturé mensuellement

Disponible sur :

Web, mobile et kiosque

Notes :

• Capterra : 4,7/5
• G2 : 4,5/5
• Play Store : 4,7/5
• App Store : 4,6/5

Avantages :

• Facilité de suivi des jours de congé maladie et de vacances
• Simplification du suivi du temps et de la planification pour les équipes
• Gagne du temps sur la paie et les tâches administratives

Inconvénients :

• Peut présenter des dysfonctionnements lors de la mise à jour des saisies de temps
• Peut nécessiter un temps d’adaptation pour les nouveaux utilisateurs

7shifts — Meilleur logiciel de suivi du temps pour les restaurants et les équipes de restauration au Canada

Photo de 7shifts

7shifts est une plateforme de planification et de suivi du temps conçue spécifiquement pour les restaurants, qui vous permet de créer des plannings en glissant-déposant les quarts de travail sur un calendrier.

Ce faisant, 7shifts vous indique qui est disponible, qui est en congé et si quelqu’un risque de faire des heures supplémentaires.

Il signale également toute violation du droit du travail avant que vous ne validiez le planning, afin que vous n’affectiez pas par inadvertance un mineur à un nombre d’heures trop élevé ou que vous n’oubliiez pas une pause obligatoire.

L’outil de prévision des effectifs analyse vos données de ventes passées et vous indique le nombre d’employés nécessaires par quart de travail. Ainsi, vous évitez les situations de sureffectif un mardi calme ou de sous-effectif un vendredi chargé.

Les employés pointent via une application distincte appelée 7punches ou directement via votre système de point de vente.

Ils peuvent demander des échanges de quarts de travail et soumettre des demandes de congés depuis leur téléphone, lesquelles sont approuvées par les gestionnaires avant d’être validées.

Le suivi des congés et des jours de repos se fait au même endroit que la planification, et le jour de la paie, les données sont directement synchronisées avec votre prestataire.

Cela dit, l’affichage des plannings de 7shifts est limité à une semaine à la fois, et la mise à jour des données de vente peut parfois prendre un peu de temps. Ce ne sont pas des points rédhibitoires, mais il est bon de le savoir si vous avez l’habitude de voir le mois entier en un coup d’œil.

Tarification :

• Plan gratuit : oui, jusqu’à 15 employés sur un même site
• Plan payant : à partir de 39,99 $ CA pour 30 employés dans un seul établissement

Disponible sur :

Mobile, tablette et web

Notes :

• Capterra : 4,7/5
• G2 : 4,5/5
• Play Store : 4,7/5
• App Store : 4,8/5

Avantages :

• Intuitif et facile à parcourir
• Support client réactif et utile
• Aide à la prévision des coûts de main-d’œuvre

Inconvénients :

• L’affichage du planning est limité à une semaine à la fois
• Les données relatives au temps de travail et aux ventes ne sont pas toujours mises à jour correctement

MakeShift — Meilleur logiciel de suivi du temps pour les professionnels de la santé

Photo de MakeShift

MakeShift est un logiciel de suivi du temps canadien avec planification, particulièrement adapté aux opérations du secteur de la santé.

L’application mobile de MakeShift est intuitive et facile à prendre en main pour le personnel. Son outil de planification par glisser-déposer gère bien la complexité des plannings du personnel soignant basées sur les quarts de travail.

Vous pouvez créer des plannings en fonction des disponibilités, des compétences et des exigences des postes, créer des modèles pour les tâches récurrentes et visualiser les affectations sur plusieurs établissements en un seul endroit.

Les outils de budgétisation de la main-d’œuvre vous permettent de fixer des limites de coûts en heures ou en dollars et vous signalent immédiatement lorsqu’un planning les dépasse.

Pour le suivi du temps de travail, MakeShift permet au personnel de pointer via une application mobile ou un kiosque sur site, avec vérification photo pour éviter le pointage entre collègues, ainsi que le géorepérage pour confirmer la localisation.

Des règles personnalisées en matière d’heures supplémentaires et de rémunération peuvent être configurées pour respecter votre convention collective ou les normes provinciales, et les données des feuilles de temps approuvées sont directement transférées vers votre système de paie.

L’un des points faibles de MakeShift réside dans sa capacité à gérer les effectifs importants. Les listes de personnel volumineuses nécessitent de nombreux défilements, et l’interface de planification offre peu d’options de personnalisation visuelle.

Une autre chose à savoir avant de vous engager est que ses fonctionnalités de suivi du temps et des présences sont un module complémentaire payant à 2,00 $ par employé et par mois en plus du plan de base, alors prenez-le en compte dans votre budget dès le début si le suivi du temps est la principale raison pour laquelle vous prévoyez de l’utiliser.

Tarification :

• Plan gratuit : non
• Plan payant : à partir de 3,75 $ par utilisateur et par mois, facturé mensuellement (+2,00 $ pour le module complémentaire de suivi du temps et des présences)

Disponible sur :

Mobile, web et kiosque

Notes :

• Capterra : 4,5/5
• G2 : 4,3/5
• Play Store : 3,7/5
• App Store : 2,7/5

Avantages :

• Consultation facile des plannings de travail sur mobile
• Le tableau de bord fournit des notifications utiles
• Affiche les quarts de travail disponibles en un seul endroit

Inconvénients :

• Personnalisation limitée de l’affichage des quarts de travail/organisation visuelle
• Nécessite de faire défiler fréquemment la page lors de la gestion de grandes équipes/plannings

Harvest — Meilleur logiciel de suivi du temps pour les agences de facturation à l’heure

Photo de Harvest

Pour les agences et les cabinets de conseil canadiens qui facturent leurs clients à l’heure, Harvest est l’option la plus adaptée de cette liste.

Alors que la plupart des logiciels de suivi du temps considèrent la facturation comme une simple formalité, Harvest conçoit l’intégralité du flux de travail autour de celle-ci : suivi du temps, approbation des feuilles de temps, génération des factures et encaissement des paiements sans changer d’outil.

Les minuteurs fonctionnent en arrière-plan pendant que vous travaillez, l’intégration au calendrier importe les réunions sous forme d’entrées de temps, et des rappels personnalisés permettent à votre équipe de soumettre ses feuilles de temps dans les délais.

Les budgets des projets sont surveillés en temps réel avec des alertes avant qu’un projet ne dépasse son budget, et les rapports de rentabilité montrent exactement comment le temps et les coûts affectent la marge pour chaque client et chaque projet.

Pour la facturation, les heures facturables sont converties en factures, les dépenses et les photos de reçus sont jointes directement, et l’intégration à Stripe et PayPal permet aux clients de payer immédiatement.

Il s’intègre également parfaitement à Xero, que de nombreuses agences canadiennes utilisent déjà pour leur comptabilité.

Cependant, les rapports et la personnalisation des factures de Harvest sont assez rigides, et la tarification par utilisateur signifie que les coûts augmentent avec vos effectifs.

Tarification :

• Plan gratuit : oui, pour un utilisateur
• Plan payant : à partir de 9,00 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement

Disponible sur :

Web, ordinateur, mobile, extension de navigateur

Notes :

• Capterra : 4,6/5
• G2 : 4,3/5
• Play Store : 4,2/5
• App Store : 4,5/5

Avantages :

• Efficace pour la gestion du temps de projet
• S’intègre bien au logiciel de comptabilité Xero
• Possibilité d’ajouter des catégories et des sous-catégories aux saisies de temps

Inconvénients :

• Options de personnalisation limitées, notamment pour les rapports et les factures
• Le prix peut devenir élevé à mesure que l’équipe s’agrandit