Como director general de una empresa de software de control horario, mi equipo y yo nos dedicamos mucho tiempo a buscar el mejor software de control horario para saber qué se cuece en el mercado. Eso significa que a menudo estamos investigando y/o jugando con sus productos, ya sabes, es parte del trabajo. Aquí comparto mis conclusiones de esa investigación, dándote a conocer los mejores productos que he descubierto. Espero que esto te ayude a tomar la mejor decisión para tu organización…
Descripción general
Generalmente, los softwares de control de tiempo y asistencia se dividen en dos categorías básicas: aplicaciones sencillas de control horario que cubren lo básico y soluciones completas de control del tiempo y asistencia que también ofrecen funciones como programación de horarios de los empleados, presupuestos, facturación y canales de comunicación para los empleados.
Utilizar un software de control de tiempo y asistencia es una gran forma de que los equipos se deshagan de la carga del papeleo manual, facilitando enormemente el control del tiempo y la asistencia de los empleados. También son una forma estupenda de mantener a todo el mundo conectado y responsable en el trabajo.
En este artículo analizo los mejores programas de control de tiempo y asistencia para empleados para ayudarte a elegir el que mejor se adapte a tu empresa.
¡Vamos a ello!
La lista definitiva:
- Jibble
- Clockify
- Buddy Punch
- Deputy
- When I Work
- OnTheClock
- Rippling
- Time Doctor
- Everhour
- Hubstaff
- QuickBooks Time
- Apploye
- DeskTime
- ClockShark
- Zoho People
1. Jibble
Sin lugar a dudas, Jibble es el mejor software para controlar el tiempo y la asistencia de los empleados, y no lo digo sólo porque yo sea el CEO. Las reseñas de Jibble hablan por sí solas: es la aplicación mejor valorada según la suma de reseñas de sitios como Capterra, GetApp y G2.
El software gratuito para fichar de Jibble permite a los usuarios fichar a la entrada y a la salida desde su móvil, tableta o PC para calcular sus horas de trabajo. Con funciones avanzadas como la asistencia mediante reconocimiento facial, el seguimiento por GPS y la geolocalización, Jibble garantiza la asistencia precisa de los empleados reduciendo el riesgo de fichajes por compañeros y robos de tiempo.
Y el modo rápido de Jibble te hará vibrar: solo tienes que acercarte al quiosco de control de asistencia de Jibble, mostrar tu cara y fichar a la entrada y a la salida sin necesidad de ninguna acción manual.
Jibble también puede registrar tu tiempo y asistencia sin conexión, y cuando vuelvas a tener conexión ¡zas!, todos tus datos de registro del tiempo se sincronizarán automáticamente con las hojas de asistencia. Además, el software es 100% GRATUITO para un número ilimitado de usuarios, así que no lo pienses más y prueba Jibble hoy mismo.
Funciones clave
- 100% gratuito para un número ilimitado de usuarios
- Integrado con los principales programas de nóminas
- Tecnología avanzada de IA para el reconocimiento facial
- Control de asistencia sin conexión
- Seguimiento de la ubicación GPS y geovallas
- Notificaciones automáticas de entrada/salida
2. Clockify
Clockify ofrece un estupendo software de control de tiempo y asistencia genial para gestionar el tiempo de los empleados, la recopilación de hojas de horas y la asistencia. Además, el software cuenta con recordatorios automáticos para que los empleados fichen a la entrada y a la salida, lo cual resulta muy útil si eres tan olvidadizo como yo.
Asimismo, los usuarios pueden utilizar el registro de tiempo y asistencia de Clockify para establecer presupuestos para sus proyectos. También me gusta que el panel de control sea fácil de navegar, con gráficos vivos que muestran detalles de la actividad de los empleados en función del tiempo empleado.
Funciones clave
- Recordatorios automáticos para fichar
- Quiosco horario compartido para fichar a los empleados
- Seguimiento de las pausas de los empleados
- Informes semanales de asistencia detallados
¿Quieres saber más? Echa un vistazo a mi reseña honesta sobre Clockify y descubre todo lo que ofrece.
3. Buddy Punch
Buddy Punch es una herramienta fantástica para controlar el tiempo y la asistencia de los empleados. Junto con el control horario y la gestión de la asistencia de los empleados, el tiempo libre acumulado y el cálculo de las horas extraordinarias, me encanta que el programa permita a los gerentes controlar las actividades del equipo y de los empleados con funciones como la programación de turnos y las notificaciones automáticas.
Añadiría que el reconocimiento facial de Buddy Punch es una de las funciones más destacadas del sistema. Esta capa añadida de seguridad, al hacer que los empleados se hagan una foto cada vez que fichan a la entrada y a la salida, es una forma muy buena de evitar el fichaje por compañeros.
Funciones clave
- Calendario integrado para controlar las solicitudes de tiempo libre
- Seguimiento por GPS y fotos por webcam para que los empleados asuman su responsabilidad
- Control de asistencia en tiempo real
- Códigos de trabajo específicos de cada proyecto para registrar el tiempo
- Descansos automáticos para los empleados
- Notificaciones automáticas de fichajes y aprobaciones de hojas de horas
¿Quieres saber más? Consulta mi reseña honesta de Buddy Punch.
4. Deputy
Deputy le ofrece a sus usuarios unas funciones de control horario excelentes. Junto con el control horario y las actualizaciones en tiempo real de las hojas de horas, el software también incluye sellos de localización GPS y reconocimiento facial para la asistencia de los empleados, algo útil para evitar el fichaje por compañeros.
Me gusta mucho que Deputy permita a los gerentes aprobar las hojas de horas individualmente o en bloque, y que después se puedan exportar a un software de nóminas integrado. Además, Deputy también mantiene informados a los gerentes sobre los turnos, descansos y ausencias de los empleados con actualizaciones en directo.
Deputy también se integra con algunos programas muy buenos, como Xero, Doshii, Crystal Payroll, FoodStorm, Lightspeed Restaurant y Zapier, por nombrar algunos.
Funciones clave
- Lista de empleados
- Localización por GPS
- Asistencia con reconocimiento facial
- Aprobación masiva o individual de hojas de horas
- Integración con los principales programas de nóminas, puntos de venta y RR. HH.
5. When I Work
When I Work es una herramienta completa de gestión del tiempo y la asistencia con seguimiento por GPS y geovallas. Cabe decir que el software también tiene un sistema de programación y comunicación impresionante: funciona a la perfección cuando se trata de turnos rotativos y cambios de horario.
También cabe destacar que When I Work contribuye a reducir los costes laborales de las empresas, ya que los empleados solo pueden fichar cuando haya comenzado su turno. Y por último, si alguna vez te olvidas de fichar, el software te permite añadir una nota a tu marca de tiempo, y también permite que los tus gerentes fichen por ti.
Funciones clave
- Comunicación en equipo con chats de grupo y mensajes directos
- Programación automática de turnos
- Herramientas para la previsión del presupuesto laboral
- Alertas de horas extras e informes laborales
- Sistema para fichar con seguimiento GPS
- Integraciones con plataformas de nóminas como ADP, Gusto y Quickbooks Online
6. OnTheClock
OnTheClock tiene un sistema para fichar en línea muy fácil de usar que hace exactamente lo que dice en el envase. Este software de control de tiempo y asistencia para empleados permite a los usuarios fichar desde un teléfono, una tableta o un PC. Lo que me encanta es que el software también ofrece la opción de que los gerentes fichen por un equipo entero simultáneamente: ¡qué ingenioso!
Además, el software ofrece funciones como seguimiento por GPS y cálculo automático del tiempo libre disponible, y cuenta con unas integraciones bastante sólidas con aplicaciones de nóminas como ADP, Gusto, Paychex y QuickBooks Online.
Funciones clave
- Seguimiento GPS para asegurar la asistencia de los empleados
- Sistema para fichar en línea
- Cálculo automático de horas extras, incluidas las de California
- Programación de turnos de empleados
- Informes semanales
- Registro de fichajes en directo
7. Rippling
Rippling ofrece una solución perfecta para la gestión completa de la plantilla, y su aplicación de control horario y asistencia funciona a la perfección. El software permite registrar el tiempo desde el móvil, el PC o la tableta, y puede registrar las horas facturables, así como las pausas para comer y las horas extraordinarias en cumplimiento de las leyes locales.
Me encanta que el software sea muy fácil de personalizar según las necesidades específicas de una empresa. Esto significa que los usuarios pueden establecer fácilmente sus propias normas y requisitos para automatizar los flujos de trabajo, incluidas las tarifas personalizadas de pago de horas extraordinarias y las fechas de vacaciones.
Funciones clave
- Seguimiento automático del tiempo
- Registro de empleados con códigos QR y fotos
- Notificaciones de solicitud de horas extras
- Flujos de trabajo automatizados predefinidos o personalizables
- Información detallada sobre la actividad de los empleados con informes personalizados
- Cálculo de costes de los trabajos
8. Time Doctor
El software de control de tiempo y asistencia de Time Doctor es increíble: dispone de un sistema automático de control horario que vigila el tiempo empleado en función de los proyectos o los clientes. También puedes establecer horarios de trabajo, generando posteriormente informes de asistencia que marcan a los empleados como presentes, ausentes, parcialmente ausentes o con retraso.
El panel de control interactivo del software ofrece una visión general de la productividad de los empleados y del progreso de los proyectos con informes diarios, semanales y mensuales. La función de detección de inactividad también es bastante útil; envía notificaciones a los supervisores en caso de que un empleado pase tiempo alejado de su PC.
Funciones clave
- Seguimiento del tiempo según tarea o proyecto
- Herramienta de detección de inactividad
- Horarios de trabajo
- Informes de asistencia
- Informes de gestión de proyectos en línea
- Seguimiento del uso de sitios web y aplicaciones
9. Everhour
Everhour también es un software de control de asistencia para empleados genial. Junto con su función de control horario, el software ofrece a los usuarios la función de estimación del tiempo, que permite a los usuarios aproximar los límites de tiempo para completar los proyectos y supervisar el progreso del proyecto en tiempo real.
Lo que también me encanta es la programación visual de empleados de Everhour. Esta función permite a los gerentes personalizar su panel de control para mostrar los datos que les resulten relevantes, incluidas las solicitudes de tiempo libre, los horarios de los empleados y las horas de trabajo registradas de cada miembro del equipo.
También tiene una fantástica gama de integraciones con algunos de los mejores programas de gestión de proyectos, como Asana, Trello, Jira, monday.com, ClickUp, Notion, BaseCamp y GitHub.
Funciones clave
- Temporizador o entradas manuales para fichar a la entrada y a la salida
- Notificaciones automáticas del progreso de proyectos
- Panel visual de programación de empleados
- Seguimiento de permisos y vacaciones de los empleados
- Seguimiento de gastos y presupuestos
- Función opcional de captura de pantalla para responsabilizar al empleado
10. Hubstaff
El software de control horario y asistencia de Hubstaff automatiza a la perfección el seguimiento de la actividad y la asistencia de los empleados. Los empleados pueden ver fácilmente el tiempo dedicado a proyectos y tareas con las hojas de horas de Hubstaff.
Este software de control horario basado en la ubicación es bastante bueno: los límites basados en la ubicación garantizan que el control horario de los empleados empiece automáticamente en cuanto lleguen a las zonas de trabajo. Y Hubstaff envía notificaciones automáticas a los encargados en caso de que un empleado falte o llegue tarde a un turno.
La función de informes también es muy amplia, con siete tipos diferentes de informes que cubren datos relacionados con los presupuestos de los proyectos, el seguimiento del tiempo y las actividades, la asistencia y el tiempo libre de los empleados, los pagos, la facturación, la programación y las visitas a las obras.
Funciones clave
- Control horario por tarea, cliente o proyecto
- Amplia función de informes
- Seguimiento del tiempo basado en la ubicación
- Hojas de horas digitales y programación de turnos
- Solicitudes de tiempo libre con políticas personalizables
- Notificaciones automáticas de turnos perdidos o retrasados
¿Quieres saber más? Consulta mi reseña honesta de Hubstaff.
11. QuickBooks Time
Pues bien, QuickBooks Time es un producto realmente sólido: tiene un panel web muy intuitivo y un sistema de quiosco para fichar con seguimiento en tiempo real, programación de equipos, seguimiento de proyectos y seguimiento de permisos.
El software de control de asistencia y tiempo de QuickBooks Time permite a los usuarios gestionar fácilmente la asistencia de los empleados in situ con su sistema de fichaje digital. Con la función «Quién está trabajando», que considero bastante ingeniosa, los jefes pueden saber quién ha fichado y acceder a informes sobre la actividad de los empleados y el progreso de los proyectos.
El programa también se integra perfectamente con QuickBooks Online, lo que resulta muy práctico para los que ya están familiarizados con este último.
Funciones clave
- Localización GPS y geovallas para el seguimiento del tiempo
- Gestión de asistencia in situ con quiosco para fichar
- Alertas y aprobaciones de horas extras
- Integración con QuickBooks Online
- Seguimiento de las vacaciones pagadas
- Informes detallados
- Aplicación web y móvil
12. Apploye
Apploye ofrece una aplicación de control horario realmente buena para usuarios móviles y de escritorio. Los empleados pueden realizar el seguimiento del tiempo automáticamente o añadir tiempo manualmente tras la finalización de una tarea. Las horas registradas se pueden ver en fichas diarias, semanales, quincenales o mensuales.
Me encanta la función de registro del tiempo inactivo de este sistema. Al registrar el tiempo inactivo de un empleado, el software ofrece a los supervisores la opción de borrarlo de las hojas de horas para obtener una cuenta más precisa del tiempo registrado.
Apploye ofrece una función adicional de seguimiento remoto para controlar con precisión las horas de los contratistas y del personal remoto. He de decir que estoy entusiasmado con las funciones de control de asistencia del software, que están en fase de desarrollo, y que incluirán la gestión de turnos y asistencia de los empleados, control de asistencia por colores, control de asistencia por GPS, informes anuales de asistencia y gestión de permisos.
Funciones clave
- Registro de entrada y salida con aplicación móvil o de escritorio
- Gestión de tareas y proyectos con hojas de horas
- Capturas de pantalla y notificaciones cuando los empleados están inactivos
- Información en tiempo real sobre los empleados
- Múltiples vistas de la hoja de horas para el tiempo registrado
¿Quieres saber más? Echa un vistazo a mi reseña honesta de Apploye.
13. DeskTime
El software de control de tiempo y asistencia DeskTime permite a los empleados crear horarios de trabajo flexibles para registrar sus horas de trabajo. El sistema automático de control horario comienza a registrar el tiempo de los empleados en cuanto arrancan su PC y se detiene cuando lo apagan.
Pero el software también tiene una función de tiempo privado. Supongamos que quieres tomarte una hora libre en el trabajo para hacer una videollamada a un buen amigo que vive en otro país… aunque estarías utilizando tu dispositivo, el software desactivará su sitio web y el registrador de tiempo.
Desktime también cuenta con una elaborada función de gestión de ausencias de empleados. El calendario de ausencias permite a los empleados registrar vacaciones, viajes de negocios, permisos no retribuidos y días de enfermedad para su posterior aprobación.
Funciones clave
- Programación flexible de tareas
- Control horario móvil y de escritorio
- Control horario sin conexión
- Temporizador Pomodoro
- Capturas de pantalla y seguimiento de URL
- Informes de presupuestos y costes
14. ClockShark
ClockShark tiene unas funciones de control de tiempo y asistencia realmente fantásticas para los empleados in situ. Los usuarios pueden fichar a la entrada y a la salida con la aplicación móvil o web del software y cambiar entre códigos de coste laboral (tareas) a lo largo del día.
ClockShark permite a los jefes de equipo «fichar» a todo su equipo en una sola entrada. Y me gusta mucho la función «Quién está trabajando ahora» para controlar la asistencia de los empleados, que proporciona información actualizada sobre la ubicación de los empleados e información sobre las tareas actuales de los empleados o el progreso del proyecto, es muy práctica.
Además, el software incluye alertas automáticas de entrada y salida, programación de horarios de los empleados, seguimiento por GPS y geovallas, así como integraciones con los principales programas de nóminas y facturación.
Funciones clave
- Programación de empleados
- Quién está trabajando ahora para actualizaciones de progreso en tiempo real
- Tiempo libre de los empleados
- Quiosco para fichar
- Fichaje de equipos
- Seguimiento de la ubicación GPS y geovallas
- Seguimiento del tiempo sin conexión
15. Zoho People
Zoho es un conjunto extenso de aplicaciones y ofrece una solución bastante ingeniosa de control del tiempo de trabajo y asistencia de los empleados a las empresas con Zoho People. Los usuarios pueden acceder a informes de registro semanales y mensuales, crear hojas de horas precisas para las nóminas y exportar los datos a Zoho Books o Invoice para su procesamiento.
La potente gestión de asistencia de Zoho People también puede programar las vacaciones de los empleados con antelación y convertir las ausencias en días libres.
Lo que también me gusta es que las hojas de horas del software son muy útiles para asignar y adjudicar tareas a los empleados. La gestión de turnos fluida facilita mucho la supervisión de la actividad de los empleados por parte de sus gerentes, así como la gestión de la actividad facturable y no facturable.
Funciones clave
- Crear facturas y extractos de facturación para clientes
- Temporizador de tareas
- Panel de control personalizable
- Base de datos central para acceso compartido a archivos
- Integración con Zoho Books y Zoho Invoice
- Restricción de horas de trabajo de los empleados
