Reseña honesta:
When I Work

Geovallas estratégico y hojas de horas precisas, pero falta de sincronización entre la app de escritorio y la móvil.

Written by Asim Qureshi
Por Asim Qureshi, CEO Jibble

Como director general de una empresa de software de control horario, necesito saber qué hacen mis competidores. Eso significa que con frecuencia investigo y/o juego con sus productos… ya sabes, es parte del trabajo. Aquí comparto el resultado de estas investigaciones desde la honestidad. Así pues, aquí tienes mi reseña de When I Work, que espero te sea útil. 

Esta reseña cubre

Descripción general

When I Work es una solución basada en la nube diseñada para cubrir las necesidades de control horario, gestión de turnos, asistencia y comunicación de negocios con empleados por horas y entornos de trabajo basados en turnos.

Es especialmente popular entre empresas de los sectores de restauración, hostelería y retail.

El software ofrece un conjunto muy completo de funciones que incluye herramientas más avanzadas como la posibilidad de fichar con foto. Lo mejor de todo es que funciona en una amplia variedad de dispositivos, permitiendo a los usuarios registrar sus horas desde sus móviles, donde sea que estén.

Lo que más me encanta de When I Work es su sistema de comunicación llamado WorkChat, que hace que sea súper fácil coordinar turnos, ajustar horarios y compartir información con todo el equipo o personas individualmente.

Además, cuenta con GPS y geovallas que aseguran que los empleados estén donde deben durante el horario laboral.

Sin embargo, When I Work tiene algunos fallos que ralentizan el flujo de trabajo. Por ejemplo, WorkChat a veces no responde y muestra mensajes como “Te hemos perdido”, “Recargar” o “WorkChat no está disponible en este momento”.

También presenta retrasos, y las apps móviles no siempre funcionan bien del todo o no se sincronizan con la versión de escritorio.

Además, el software cierra automáticamente la sesión si el usuario está inactivo durante un tiempo, lo que puede hacer que se pierdan horas valiosas ya trabajadas.

When I Work

¿Qué les gusta a los usuarios When I Work?

  • Buena atención al cliente
  • Fácil de usar
  • El panel de control ofrece una vista detallada
  • La función de programación incluye muchas subfunciones
  • Buen sistema de chat

¿Qué no les gusta a los usuarios de When I Work?

  • Fallos técnicos
  • Las notificaciones no son del todo efectivas
  • Cierra la sesión automáticamente
  • La app móvil no se sincroniza bien con la versión de escritorio
  • Problemas de integración

¿Qué planes de pago ofrece When I Work?

Standard Plan

El Plan Estándar está pensado para negocios que necesitan una plataforma única que permita una programación flexible y una mayor productividad.

Por solo 2,50 dólares por usuario al mes, este plan incluye funciones importantes como mensajería de equipo, gestión de disponibilidad, gestión de días libres, panel de control del lugar de trabajo, almacenamiento de documentos, notificaciones por SMS y push, y autenticación multifactor (MFA).

También ofrece herramientas de programación estándar como programación automática, plantillas de horarios, vistas múltiples de horarios, planificación de personal, múltiples ubicaciones, etiquetas, listas de tareas y gestión de horas extra.

Además incluye opciones de intercambio y liberación de turnos, pujas por turnos, notificaciones y recordatorios de turnos y exportación estándar de horarios.

Por un coste adicional de 1,50 dólares al mes por usuario, las empresas pueden desbloquear las funciones de control de tiempo y asistencia, gestión de descansos, notificaciones y recordatorios de asistencia, fichaje desde el móvil con geovallas.

Además incluye la prevención de fichajes anticipados, de fichaje con foto, exportaciones estándar de asistencia, informes de avisos de asistencia, informes de distribución de personal, informes personalizados de asistencia, integraciones con nóminas y redondeo de hojas de horas.

Además, los usuarios también obtienen funciones de pago bajo demanda, que permiten a los empleados acceder a una parte de su salario después de cada turno, ofreciendo un acceso instantáneo y flexible a sus ingresos a través de la Clair Debit Mastercard o retiros en efectivo sin comisiones. También se incluye una cuenta de ahorro y gasto con Pathward.

Advanced Plan

El Plan Avanzado es un sistema más completo que equilibra las necesidades de los gerentes y empleados, ofreciendo funciones adicionales que simplifican la programación y el control horario para empresas más grandes y complejas.
Por 6 dólares al mes por usuario, este plan incluye las herramientas del plan anterior y otras adicionales como reglas avanzadas de programación, permisos por roles, informes personalizados de turnos, acceso a claves API, SAML/SSO, webhooks y seguimiento de ausencias.

Por un coste adicional de 2 dólares al mes por usuario, las empresas pueden desbloquear las funciones de control de tiempo y asistencia, así como las opciones de pago bajo demanda para los empleados.

Aunque no ofrece planes gratuitos como Jibble, los usuarios pueden probar When I Work gratis durante 14 días.

¿Cuáles son las funciones destacadas de When I Work?

1. Control horario y geovallas

Con When I Work los usuarios pueden fichar para entrar y salir, además de registrar la asistencia y los descansos de forma bastante sencilla.

Esto se puede hacer desde ordenadores y prácticamente cualquier dispositivo con conexión a internet, ya que el software es compatible con sistemas iOS y Android.

Los gerentes pueden supervisar y restringir las ubicaciones de fichaje gracias a las funciones de geovallas y geolocalización, asegurándose de que los empleados fichen donde deben.

La función de fichaje con foto evita prácticas como el “buddy punching” y otros trucos desleales. Los administradores y gerentes pueden acceder, revisar e incluso eliminar estas fotos desde dispositivos iOS.

Mobile screen showing When I Work clock in requirement using geofencing

2. Hojas de horas y nómina

Las hojas de horas presentan los datos recogidos por When I Work a partir de los cuales se calculan automáticamente los pagos asociados a esas horas según la tarifa.

Los usuarios pueden ver las horas trabajadas en las hojas de horas para cualquier período de pago, además pueden editarlas y añadir notas aclaratorias para que los gerentes las revisen.

Los gerentes pueden revisar, ajustar y corregir las hojas de horas, y ver el historial de cambios. Una vez que las hojas de horas se consideran correctas y los administradores pueden aprobarlas y completar el proceso con un solo clic.

When I Work

3. Software de asistencia

When I Work ayuda a las empresas a mejorar la gestión de los empleados al combinar sus funciones de programación con las de control de tiempo.

Los datos registrados por When I Work se comparan con los turnos programados en un solo panel de control, lo que permite a los administradores ver discrepancias y ayudar a mantener el presupuesto bajo control.

También se pueden ver y resolver en este panel los avisos de asistencia de los empleados que lleguen tarde o falten, proporcionando un registro claro y detallado a los administradores.

When I Work reseña

4. Programación de horarios de empleados

When I Work ayuda a las empresas a gestionar los horarios de los empleados a través de un sistema intuitivo en el que los administradores pueden ver la disponibilidad del equipo, gestionar turnos y cambios, y mantenerse al tanto de las solicitudes de días libres, todo centralizado en un solo lugar.

Con esta función se pueden crear, implementar y compartir los horarios. El sistema también se conecta con todas las demás funciones de When I Work para controlar los costes laborales, simplificar la nómina y gestionar los descansos.

Además, los empleados pueden solicitar días libres a través de la aplicación de programación y recibir notificaciones instantáneas cuando haya cambios en el horario.

Los usuarios también pueden ver las tareas asignadas para los turnos que deben trabajar y mantenerse al tanto de lo que deben hacer durante la jornada laboral.

When I Work employee shift and break schedules on mobile

Algunos comentarios positivos de usuarios:

  • «Tenemos acceso en nuestros teléfonos, y puedes configurar cualquier alerta que quieras recibir, como retrasos en el fichaje, ausencias, cuando un empleado trabaja en varios departamentos y está a punto de hacer horas extra, etc. Es fácil de usar.» – Larissa (Fuente: Software Advice)
  • «Me gusta poder copiar el horario de la semana anterior, ya que tengo un empleado clave cuyo horario no cambia.» – Jeremy P. (Fuente: G2)
  • «Mi horario actual o el próximo siempre aparece en cuanto inicio sesión en la app, y puedo ver fácilmente mis próximos turnos y aprobándolos. También es muy sencillo hacer solicitudes y configurar mi disponibilidad.» – Katja S. (Fuente: Capterra)
  • «Estoayuda a los gerentes a evitar la sobrecarga de personal permitiendo límites semanales en los turnos.» – Emily Hammell (Fuente: TrustRadius)
  • «El programador tiene algunas funciones efectivas que te permiten hacer clic y rellenar en lugar de escribir. Una vez que se configuran las plantillas, es fácil guardar y publicar el horario.» – Lauren L. (Fuente: G2)
  • «Es increíblemente fácil tanto para el empleado ingresar su disponibilidad como para el gerente asignar el horario apropiado. Nos encanta que no podamos programar a alguien si marca que no está disponible, evita confusiones y mantiene al empleado responsable.» – Sarah (Fuente: Software Advice)
  • «Me encanta que los turnos disponibles y el calendario estén ahí mismo, así que es fácil ver qué turnos corresponden a qué días, y poder cambiar fácilmente un turno con un compañero o que lo cubran.» – Usuario verificado (Fuente: Capterra)
  • «Tienen un gran equipo de atención al cliente que siempre está dispuesto a ayudar.» – Mera (Fuente: Software Advice)
  • «Permite que nuestro departamento de personal maneje mucho más fácilmente a más de 150 empleados: programación, fichaje, mejor organización.» – Usuario verificado en Hospitales y Atención Sanitaria (Fuente: G2)
  • «Tiene una herramienta genial que te permite inscribirte en turnos y luego pedirle a otros que tomen tu turno. Enviará un mensaje a los compañeros para que puedan ver si pueden hacerlo.» – Usuario verificado (Fuente: TrustRadius)
  • «Me gusta su interfaz porque puedo aceptar fácilmente los horarios que me asignan. También me gusta la opción de enviar una solicitud de permiso cuando quiero tener un día libre.» – Joseph Wendel (Fuente: Software Advice)
  • «Este software hace que sea muy fácil solicitar días libres, cambiar turnos, comunicarte con los compañeros y planificar qué días prefieres trabajar.» – Usuario verificado (Fuente: Capterra)

Algunos comentarios negativos de usuarios:

  • «Mi única experiencia negativa fue tener que reiniciar repetidamente mi teléfono debido a problemas con el GPS cuando intentaba fichar, lo cual fue incómodo y muy lento.» – Mera (Fuente: Software Advice)
  • «Ocasionalmente había fallos cuando quienes necesitaban días libres usaban la función, y esas solicitudes se perdían.» – Usuario verificado (Fuente: Capterra)
  • «La función de programación de disponibilidad lleva algo de tiempo aprender a navegar. Es algo difícil programar completamente la disponibilidad. Si cometes un error y alteras accidentalmente la disponibilidad de un día, tienes que volver a ese día y corregirlo antes de ajustar la disponibilidad.» – Christopher (Fuente: Software Advice)
  • «La app móvil era un poco difícil de navegar y costaba visualizar de manera útil cuando veía múltiples roles. También tuve problemas con la app móvil no guardando mis preferencias de selección, así que cuando necesitaba ver ciertos horarios, tenía que rehacer mis filtros.» – Brandon F. (Fuente: G2)
  • «A veces When I Work me cierra sesión en la app y tengo que volver a iniciar sesión, lo que es incómodo si no tengo guardada o anotada mi contraseña.» – Katja S. (Fuente: Capterra)
  • «Este software fallaba con algo de frecuencia, pero no era nada grave, la mayoría de las veces solo tomaba unos segundos extra para fichar.» – Jackie (Fuente: Software Advice)
  • «La mayoría de mi equipo no ve claramente las notificaciones y tengo que pedirles (por mensaje de texto) que las busquen en su teléfono (lo que anula el propósito de las notificaciones). Lo mismo con los TURNOS ABIERTOS. A menos que accedas directamente desde la notificación, es difícil encontrarlos.» – Lauren L. (Fuente: G2)
  • «Las notificaciones no son tan efectivas como deberían. A veces el software no da notificaciones. Cuando se hacen actualizaciones, a veces no nos da los horarios correctos en la hoja de tiempo.» – Larissa (Fuente: Software Advice)
  • «Las versiones de escritorio y móvil del software no se sincronizan correctamente. Aunque la plataforma puede comunicar los cambios con precisión a todos, tarda un poco en reflejar esos cambios en el sistema.» – Sara Y. (Fuente: Capterra)
  • «Aún no se puede hacer seguimiento de los descansos para almuerzo remunerados. Me gustaría poder permitir que el personal «fichara» para almorzar, así podría ver que toman el tiempo adecuado de almuerzo sin que se les descuenten horas.» – Stephen C. (Fuente: G2)
  • «Sería útil recibir una notificación cuando se vuelvan a abrir turnos. Además, hay fallos en el software que me obligan a cerrar sesión.» – Usuario verificado (Fuente: TrustRadius)
  • «Una gran desventaja es que, aunque tenía activadas las notificaciones, me perdí muchas porque no se enviaron por alguna razón. Esto me causaba algo de estrés cuando trataba de cubrir un turno o tenía una emergencia, ya que tenía que revisar constantemente la app para ver si había notificaciones perdidas.» – Usuario verificado (Fuente: Capterra)

    ¿Cuáles son las calificaciones de When I work en los sitios de reseñas?

    (A Noviembre de 2024)

    • Capterra: 4.5/5
    • G2: 4.3/5
    • Software Advice: 4.5/5
    • TrustRadius: 8.510
    • Google Play Store: 4.7/5
    • App Store: 4.8/5

    ¿Cuál es mi veredicto final sobre When I Work?

    When I Work es un software de control de tiempo y programación con un montón de características geniales. El software combina una programación potente con un control de tiempo eficiente y una nómina precisa.

    Permite a los usuarios fichar con un solo clic o incluso con una foto, y permite llevar un control de la asistencia, horas extras, descansos, días libres y presupuesto además de un fantástico canal de comunicación para la empresa

    No osbttante, la app móvil presenta fallos que pueden desajustar el seguimiento de horas, y tampoco se sincroniza muy bien con la versión de escritorio.

    También tiene algunos problemas de integración que no cumplen completamente con lo prometido.

    En resumen, When I Work tiene una gama interesante de funciones extraordinarias que pueden ser útiles tanto para empleados de oficina como para trabajadores que trabajan fuera de ella y que todavía tiene aspectos que puede optimizar.

    Ya que estás aquí, puedes echarle un vistazo al resto de nuestras reseñas sobre otros software de control horario. ¡Son buenísimas!