Reseña honesta:
Hubstaff

Hojas de horas detalladas, programación cómoda y seguimiento GPS preciso, pero una aplicación para Android poco convincente

Written by Asim Qureshi
Por Asim Qureshi, CEO Jibble

8 de abril de 2024

Como director general de una empresa de software de control horario, necesito saber qué hacen mis competidores. Eso significa que con frecuencia investigo y/o juego con sus productos… ya sabes, es parte del trabajo. Aquí comparto mis hallazgos de esa investigación, dando crédito a los competidores cuando lo merecen y siendo honesto sobre los productos que creo que realmente hay que evitar. Así pues, aquí la tenéis, mi reseña de Hubstaff. En ella, intento ser tan sincero, justo y esclarecedor como sea posible.

Esta reseña abarca:

Descripción general

Hubstaff es una innovadora herramienta de control horario y gestión del trabajo que promete ayudar a las empresas a mejorar su productividad. Pero, ¿está a la altura de esa promesa? Pues bien, seguid leyendo, porque hoy vamos a hablar de Hubstaff.

Hubstaff ofrece un montón de funciones que permiten a las empresas alcanzar mejores números y mayores alturas. Estas se agrupan en cuatro categorías, es decir, Control horario, Gestión de personal, Gestión de personal de campo y mi favorita, Productividad de los empleados (hablaré de por qué es mi favorita más adelante, así que asegúrate de seguir leyendo).

Las funciones de Control horario de Hubstaff están diseñadas para agilizar el control horario de cualquier tipo de sector y combinan el control y la limitación de las horas de trabajo, la generación de hojas de horas y la revisión y aprobación de hojas de horas en una única herramienta. Estas funciones permiten a las empresas hacer un seguimiento de cómo y dónde pasan sus horas los equipos y registrar el tiempo trabajado con precisión mediante un navegador web o a través de aplicaciones para escritorio, iOS y Android. También ayudan a simplificar los procesos de nómina y ofrecen a las empresas información valiosa basada en datos a través de más de 20 tipos de informes que se adaptan a cualquier necesidad empresarial.

Con sus funciones de Gestión de personal, Hubstaff se encarga de todo el trabajo administrativo pesado para que las empresas puedan centrarse en su crecimiento y en las cosas que realmente importan. Esto incluye facturación y nóminas, presupuestos y gastos, tiempo libre, vacaciones y gestión de descansos, así como horarios, asistencia y gestión de equipos.

Por otro lado, las funciones de Gestión de personal de campo de Hubstaff ayudan a las empresas a supervisar a los equipos remotos y móviles en una plataforma dinámica con seguimiento basado en la ubicación. A través del seguimiento GPS basado en móvil, las empresas pueden registrar ubicaciones y realizar un seguimiento preciso de las horas en ruta o in situ, mientras que los sitios de trabajo geovallados registran automáticamente la entrada y salida de los empleados cuando entran o salen de los perímetros del lugar de trabajo. Y con las órdenes de trabajo y los trabajos, se puede acceder fácilmente a todas las ubicaciones, direcciones y plazos en un solo lugar.

Las funciones de Productividad de los empleados de Hubstaff son mis favoritas porque es evidente que han puesto mucho empeño en hacer del trabajo una experiencia lo más positiva posible, con un conjunto de funciones pensadas para capacitar tanto al empleado como al empleador. Diseñadas para aumentar la eficiencia, generar confianza y fomentar la transparencia y el acceso, incluyen el seguimiento de la productividad de los empleados, la supervisión de aplicaciones y URL, capturas de pantalla personalizables y la posibilidad de descartar el tiempo de inactividad si un empleado se olvida de detener el seguimiento del tiempo. Pero lo que más me llama la atención son las insignias de logros, que reconocen el esfuerzo, aumentan la moral, fomentan una mayor productividad y, lo mejor de todo, hacen que los empleados se sientan valorados.

Hubstaff también funciona bien con otros. Con más de 30 integraciones, incluyendo pesos pesados como Basecamp, Trello, Asana, Github, y Paypal, Hubstaff tiene el potencial para adaptarse perfectamente a los flujos de trabajo existentes y los ecosistemas de TI de cualquier industria.

Sin embargo, cada rosa tiene sus espinas, y para Hubstaff, esto incluye precios altos (especialmente para las empresas con un presupuesto), errores y caídas frustrantes, elementos de interfaz de usuario confusos que impiden la eficiencia, y dificultades con algunos botones. La bienintencionada función de captura de pantalla también puede resultar un poco invasiva y no encajar en los flujos de trabajo de algunos usuarios, y los informes de productividad y el seguimiento de los tiempos muertos a veces son imprecisos y suponen una pérdida de tiempo de trabajo valioso para los empleados. Además, para los usuarios con necesidades más exigentes, las integraciones pueden ser algo limitadas y, a veces, también puede resultar difícil navegar por ellas.

Pero no me malinterpretéis, amigos. Sigo creyendo que Hubstaff es una buena opción para las empresas que buscan una herramienta potente de seguimiento del tiempo y gestión de proyectos, aunque quizás tengas que tener algo de paciencia.

Hubstaff dashboard showing time tracking and other features

¿Qué les gusta a los usuarios de Hubstaff?

  • Fácil de usar
  • Gran cantidad de funciones
  • Información práctica
  • Control horario preciso
  • Gestión fluida de proyectos
  • Fácilmente personalizable

¿Qué no les gusta a los usuarios de Hubstaff?

  • Precios elevados
  • Seguimiento de productividad y tiempos de inactividad impreciso que cuesta a los empleados
  • Las capturas de pantalla resultan invasivas
  • Muchos errores y fallos
  • Caídas ocasionales del software
  • Interfaz confusa
  • Integraciones limitadas

¿Qué planes de precios ofrece Hubstaff?

Hubstaff ofrece un plan gratuito y cuatro planes de pago con un periodo de prueba gratuito de catorce días y una garantía de devolución del dinero de 30 días. Aparte de los planes, también ofrecen una variedad de complementos que mejoran la funcionalidad. Echemos un vistazo más de cerca a las ofertas, funciones y precios:

Plan Gratuito de Hubstaff

El plan Hubstaff Gratuito está diseñado para un solo usuario que necesita realizar un seguimiento de las horas y la productividad. Este plan, el más limitado de todas las ofertas, tiene control horario, capturas de pantalla limitadas, hojas de horas, informes limitados, niveles de actividad, pagos limitados, clientes y facturas, y SLA de asistencia limitado.

Plan Started de Hubstaff

El Plan Starter de Hubstaff está diseñado para equipos pequeños y tiene todas las funciones básicas necesarias para el seguimiento de horas, informes, nóminas, facturación y supervisión de empleados. Estas incluyen seguimiento de tiempo, hojas de horas, niveles de actividad, capturas de pantalla limitadas, seguimiento limitado de aplicaciones y URLs, informes limitados, pagos limitados y clientes y facturas. También tiene un SLA de dos días de asistencia por correo electrónico.

Este plan puede ser utilizado por un mínimo de dos usuarios y está disponible por 4,99 dólares por usuario al mes si se factura anualmente, o a 7 dólares por usuario al mes si se factura mensualmente.

Plan Grow de Hubstaff

El Plan Grow de Hubstaff está diseñado para empresas medianas preparadas para el crecimiento y con necesidades crecientes de un seguimiento mejorado de los empleados y más información. Tiene todas las funciones disponibles en el Plan Starter más informes, tiempo de inactividad, presupuestos de proyectos, descansos de trabajo, gastos y una integración. También incluye el complemento Tareas y un SLA de asistencia por correo electrónico de un día.

Este plan puede ser utilizado por un mínimo de dos usuarios y está disponible por 7,50 dólares al mes por usuario si se factura anualmente, o por 9 dólares al mes por usuario si se factura mensualmente.

Plan Team de Hubstaff

El Plan Team de Hubstaff es el más popular de los cuatro y está diseñado para equipos más grandes con necesidades mejoradas de gestión de equipos, seguimiento de empleados, programación, nóminas, tiempo libre e información. Tiene todas las funciones de los planes Starter y Grow, así como capturas de pantalla ilimitadas, seguimiento ilimitado de aplicaciones y URLs, descarte automático de tiempo de inactividad, equipos, pagos y nóminas, integraciones ilimitadas, horas extra, tiempo libre y vacaciones, programación y asistencia, presupuestos de clientes, aprobaciones de hojas de horas y límites diarios y semanales. También incluye asistencia por chat y un SLA de asistencia por correo electrónico de un día, así como los complementos Perspectivas y Tareas.

Este plan puede ser utilizado por un mínimo de dos usuarios y está disponible por la friolera de 10 dólares por usuario al mes si se factura anualmente, o unos exorbitantes 12 dólares por usuario al mes si se factura mensualmente.

Plan Enterprise de Hubstaff

El Plan Enterprise de Hubstaff está diseñado para empresas con necesidades de nivel empresarial y ofrece el conjunto de funciones más completo entre todos los planes. Tiene todas las funciones de los otros planes, así como límites más altos en API pública, pago por débito bancario (ACH), cumplimiento con HIPAA, cumplimiento con SOC-2 Tipo II, implementación empresarial, aprovisionamiento de cuentas e inicio de sesión único. También incluye la aplicación Hubstaff Corporate, los complementos de Perspectivas y Tareas, así como la mejor asistencia que Hubstaff proporciona, que cuenta con una configuración de conserje, un representante de cuenta asignado y un SLA de asistencia por correo electrónico de dos horas.

Este plan tiene precios personalizados, y las empresas deben comunicarse directamente con Hubstaff para obtener presupuestos.

Complementos de Hubstaff

Los complementos de Hubstaff mejoran la experiencia de los usuarios para satisfacer necesidades específicas con funciones que podrían no estar disponibles con los planes elegidos. Echemos un vistazo más de cerca a sus funciones y precios:

Perspectivas

Este complemento permite a los usuarios tener una visión más profunda de lo que indican los datos recopilados para ayudar en futuras acciones y mejorar el rendimiento en general. A partir de 2 dólares al mes por usuario, Perspectivas cuenta con tiempo de trabajo categorizado, notificaciones inteligentes, tiempo de concentración y reuniones, detección de actividades sospechosas, comportamientos destacados y clasificación del tiempo de trabajo.

Tareas

Este complemento agiliza las tareas de los usuarios de Hubstaff. A partir de 3 dólares al mes por usuario, las funciones incluyen vista Kanban, vista cronológica, comentarios de tareas, fechas de inicio y vencimiento, y etiquetas y archivos adjuntos.

Conservación de datos

A partir de 2 dólares por usuario y mes, este complemento amplía la conservación de datos de Hubstaff a seis años para los datos de tiempo y actividad, calendario y límites, y finanzas.

Ubicaciones

Este complemento permite a los administradores utilizar el seguimiento por GPS para gestionar y supervisar a los empleados in situ o en movimiento. A partir de 4 dólares al mes por usuario, las funciones incluyen seguimiento de la ubicación en el móvil, sitios de trabajo con geovallas, órdenes de trabajo y trabajos.

Aplicación Hubstaff Corporate

A partir de 3 dólares al mes por usuario, la aplicación Hubstaff Corporate permite a las empresas realizar un seguimiento del tiempo y la actividad en segundo plano en los dispositivos propiedad de la empresa, añadir nuevos miembros mediante el aprovisionamiento de cuentas y gestionar las notificaciones por correo electrónico.

¿Cuáles son las funciones más destacadas de Hubstaff?

1. Gestión de sprints

Sprints es una subfunción de Hubstaff Tareas que permite a las empresas gestionar tareas que necesitan atención inmediata y focalizada. Al igual que una carrera de velocidad en los deportes, la función Sprints centra la atención y las energías de los equipos con ciertos parámetros como el tiempo y el número de tareas para alcanzar un objetivo deseado. Los sprints suelen durar entre una y siete semanas, y los usuarios pueden tener varias tareas y proyectos ejecutándose simultáneamente en el panel de Sprints.

El panel de control, llamado pantalla de Resumen de Sprints, ofrece a los usuarios una vista global de los proyectos de Hubstaff que han añadido a la función. Contiene toda la información importante relativa a los proyectos que los miembros del equipo pueden ver fácilmente para que puedan alinear sus esfuerzos de manera más eficiente. Esto incluye la visualización de la organización para la que los usuarios desean ver los sprints, mostrando los sprints completados, la configuración de los sprints, la inclusión y búsqueda de tareas, mostrando los sprints actuales y futuros, y los retrasos de los sprints. La vista general de Sprints puede filtrarse para mostrar tareas individuales o de todo el equipo con las vistas Yo, Todos y Miembros.

Display of project sprints and time taken to complete each

2. Órdenes de trabajo

La función de Órdenes de Trabajo de Hubstaff es una forma fantástica de mantener los esfuerzos de los equipos alineados con la situación general mediante la programación específica de trabajos y tareas para equipos e individuos. Al igual que sus homólogos basados en papel, este sistema digitalizado proporciona detalles para agilizar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia y establecer prácticas adecuadas de mantenimiento de registros. Pero a diferencia de los sistemas basados en papel, la función de órdenes de trabajo es una solución digital y sencilla que elimina el caos del proceso.

Utilizar la función de Órdenes de trabajo es tan fácil como introducir detalles y listas de comprobación específicas para un cliente, como nombres, descripciones de tareas, ubicaciones y plazos en el panel de control, programar a los miembros del equipo para el trabajo, gestionar el tiempo de finalización de las tareas con facilidad desde un teléfono móvil y obtener actualizaciones en tiempo real sobre las ubicaciones del equipo y el progreso del proyecto.

La función de Órdenes de Trabajo de Hubstaff permite a los usuarios simplificar el proceso de creación, aprobación, asignación, finalización, revisión, archivo y envío de proyectos, ahorrando tiempo y dinero en el proceso.

List of work with addresses lined up

3. Seguimiento de la ubicación por GPS

Saber exactamente dónde están los empleados mientras están trabajando es una necesidad clave para la mayoría de las empresas, especialmente las de los sectores de la construcción, servicios de campo, minoristas, logística y transporte. Hubstaff aborda esta necesidad con su función de seguimiento de localización GPS que permite a las empresas realizar un seguimiento de los equipos mientras están realizando tareas fuera de la oficina.

Al instalar la aplicación en el dispositivo móvil de cada miembro del equipo, recibir permiso para el seguimiento por GPS y crear órdenes de trabajo y programar los trabajos, los administradores podrán saber exactamente dónde se encuentra cada empleado fichado en un mapa en tiempo real, ver sus rutas a cada lugar de trabajo y controlar la asistencia en todo momento.

Los perímetros geovallados alrededor de los lugares de trabajo significan que los trabajadores fichan automáticamente cuando entran y salen, lo que garantiza que las nóminas sean correctas y precisas, eliminando la desagradable práctica de rellenar hojas de horas propia de los sistemas manuales.

A map displayed along with a phone view

4. Seguimiento de nóminas

Hubstaff reduce las horas de trabajo necesarias para realizar las nóminas con su función inteligente de seguimiento de nóminas, que automatiza el proceso utilizando los datos registrados a través de sus funciones de seguimiento del tiempo y localización GPS.

Con la función de seguimiento de nóminas, los usuarios solo tienen que configurar las nóminas una vez para que casi todo se optimice automáticamente, eliminando el caos y la confusión a la hora de garantizar que las hojas de horas sean correctas y precisas, y de gestionar la variedad de tarifas de facturación y pago, la frecuencia de pago y las divisas y métodos de pago para cada miembro del equipo.

Esta función garantiza que los pagos nunca vuelvan a retrasarse, ya que envía pagos automáticos a los empleados locales o internacionales en función de sus tarifas y horas registradas, además de simplificar los procesos de pago manuales.

Payroll integrations with paypal, wise, payoneer.

Opiniones positivas de los usuarios:

  • «La experiencia es tan buena que creo que me quedaré con Hubstaff independientemente de si mi necesidad de control horario se reduce». – Ewan M. (Fuente Capterra)
  • «Me encanta el ecosistema de Hubstaff, incluida la integración de la gestión de tareas. Se conecta a la perfección con su aplicación web de gestión de tareas». – Justine Fred B. (Fuente Capterra)
  • «Las funciones de Hubstaff son muy útiles para el trabajo a distancia. Muestra el tiempo total que he pasado en una actividad y navegador. También es fácil de usar si el tiempo se detiene, puede insertar fácilmente un tiempo perdido en tu hoja de horas». – Usuario verificado en Marketing y Publicidad (Fuente Capterra)
  • «Una de las cosas más atractivas de cualquier software es lo fácil que es de usar. Hubstaff no es una excepción, 100% intuitivo, y el servicio al cliente también es realmente bueno». – Eduardo C. (Fuente G2)
  • «El control horario es infalible, una herramienta excelente si tienes equipos remotos trabajando en tu proyecto. La función de captura de pantalla es una de las mejores opciones que no está disponible en otras herramientas». – Karthik V. (Fuente G2)
  • «Permite poner en marcha el temporizador de los empleados en función de su ubicación. Así, si trabajas a distancia, puedes estar seguro de que tus empleados están sobre el terreno y trabajando». – Emine Ayşenur B. (Fuente GetApp)
  • «Utilizo Hubstaff a diario para hacer un seguimiento de mis clientes, tareas y facturas. Siempre están ahí para ayudar y es muy fácil trabajar con ellos. ¡100% recomendable para cualquier trabajador virtual!» – Tia G. (Fuente Capterra)
  • «Me encanta que sea tan fácil de usar para cualquier nuevo miembro del equipo. Además, también puedo enseñarle rápidamente a un nuevo directivo cómo hacer un seguimiento de los miembros que gestiona». – Le-an Lai L. (Fuente Capterra)
  • «Lo mejor que hemos descubierto en Hubstaff es que al añadir las tareas en Asana, aparecen en la aplicación de control horario. Además, después de hacer las tareas, el tiempo de trabajo se contabiliza automáticamente en Asana. Eso nos ahorra tiempo». – Usuario verificado en medios online (Fuente Capterra)
  • «Desde la implementación de Hubstaff, nuestro equipo ha ganado mucha perspectiva sobre el tiempo y el esfuerzo que se dedica a nuestros diferentes proyectos y tareas». – KyleKash (Fuente PlayStore)
  • «Me encanta que este software se integre perfectamente con Asana y me permita hacer un seguimiento de mi tiempo desde cualquier lugar. Como consultora SEO me ha sido de gran ayuda, ya que me ayuda a ser consciente de cómo invierto el tiempo en hacer crecer/mantener mi negocio». – Tamara S. (Fuente G2)
  • «Revisar los tiempos y el control de las tareas asignadas a las personas es muy útil». – Alfredo L. (Fuente GetApp)
  • «No solo puedes supervisar y organizar el trabajo del equipo, sino que ellos pueden controlar el tiempo dedicado a cada actividad y mejorar sus tiempos improductivos». – Andreea C. (Fuente G2)

Opiniones negativas de los usuarios:

  • «El precio es ligeramente superior al de otros programas de supervisión de empleados». – Sumit S. (Fuente G2)
  • «A veces se cuelga el software. Diría que trabajar con Hubstaff puede llegar a ser un poco agobiante por el sistema de actividades que hay». – Juan M. (Fuente Capterra)
  • «Cuando se utiliza el sistema de control horario en el teléfono. A veces la conexión a internet se interrumpe, y podrías no darte cuenta de que el temporizador ha parado, espero que cambien esa parte». – Justine Paulo Y. (Fuente GetApp)
  • «Me gustaría mucho que se permitieran más integraciones dentro del programa estándar de Hubstaff. Por el precio deberían tener más funcionalidades». – Zachary K. (Fuente Capterra)
  • «Los botones de abrir proyecto y reproducir a veces son difíciles de pulsar (un objetivo demasiado pequeño) pero, con la última versión, esto se ha vuelto aún más difícil y el botón de reproducir ya no cambia a detención, por lo que no sé si registró mi clic». – Usuario de Google (Fuente: Google Play)
  • «Es más complicado de lo necesario para cosas básicas como procesar pagos semanales». – Steve Stackman (Fuente Play Store)
  • «En la práctica, la captura de pantalla es inútil. A veces no se conecta al programa de seguimiento y se producen fallos repentinos en el software». – Aleksandr D. (Fuente G2)
  • «Hubstaff depende totalmente de la actividad del ratón y de las palabras clave, pero también deberían centrarse en el tiempo de pantalla. Para los escritores de contenido, siempre muestra poca actividad debido a su trabajo». – Javed K. (Fuente G2)
  • «Esta es solo mi opinión, pero la interfaz de usuario del panel de control es algo difícil de navegar». – Denis M. (Fuente G2)
  • «El tiempo de inactividad a veces es demasiado rápido, y las capturas de pantalla no siempre funcionan». – Pierre Claudin N. (Fuente G2)
  • «Precios altos. Aparte de las capturas de pantalla que se hacen con demasiada frecuencia (que pueden resultar invasivas para los usuarios), la única mejora que sugeriría es una mayor actualización en tiempo real en el panel de control de las horas registradas». Tiana D (Fuente GetApp)
  • «En un momento dado, da tiempos registrados diferentes. Como una hora enviada por correo electrónico diferente de las horas reales registradas». – Paul B (Fuente Capterra)
  • «Es un poco difícil descifrar todas las funciones del menú. Consume demasiada batería. Los botones no funcionan bien». Jennifer (Fuente: Google Play)

    ¿Cuáles son las valoraciones de Hubstaff en los sitios de reseñas?

    (A diciembre de 2023)

    • Capterra: 4.6/5
    • G2: 4.3/5 
    • TrustRadius: 7.6/10
    • GetApp: 4.6/5
    • Software Advice: 4.6/5
    • Google Play Store: 3.2/5
    • App Store: 4.5/5 

    ¿Cuál es mi veredicto final sobre Hubstaff?

    Empezaré diciendo que Hubstaff es una gran herramienta para empresas con equipos in situ o trabajadores móviles. Sus funciones de seguimiento por GPS y geovallas facilitan enormemente el control de la actividad y la ubicación de tu equipo en tiempo real. El panel web y la aplicación móvil son fáciles de usar y ofrecen hojas de horas detalladas, herramientas de gestión de proyectos y funciones de programación, todo lo cual realmente ayuda a cumplir la promesa de Hubstaff de aumentar la productividad.

    Sin embargo, el precio de Hubstaff es un poco inconveniente. Definitivamente no es una solución económica como otros programas de su categoría, especialmente para autónomos o pequeñas empresas. La interfaz de usuario necesita un poco de mejora, y el seguimiento de la productividad y el tiempo de inactividad no tiene en cuenta que no todo el trabajo se realiza con un teclado y un ratón, por lo que los empleados podrían perder dinero que tanto les ha costado ganar en tareas que no se realizan con el teclado, como atender llamadas, asistir a reuniones, dibujar, y más. Esto hace que Hubstaff esté orientado en contra de los trabajadores y trabaje únicamente para el beneficio de los empresarios, una imagen que puede generar fricciones entre los empleados y la dirección. Vaya.

    En conclusión, aunque Hubstaff tiene sus inconvenientes, sigue siendo una opción valiosa para las empresas que buscan herramientas de seguimiento del tiempo y gestión de equipos que funcionen. Sus funciones estrella, como el seguimiento por GPS y las geovallas, los sprints y el seguimiento de nóminas, hacen que destaque entre la multitud. Si estás dispuesto a pasar por alto sus características negativas, Hubstaff podría ser la solución que estás buscando.

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