Neexistuje všeobecná potreba zaznamenávať pracovný čas vašich zamestnancov a v mnohých prípadoch môže byť zaznamenávanie času dokonca zbytočné. Sledovanie času je jedným z niekoľkých možných riešení. Ak v tomto ohľade nemáte problém, potom možno nepotrebujete riešenie na sledovanie času.
Prvým krokom je teda identifikovať problémy, ktoré máte pri riadení svojich zamestnancov. Ak sú KPI jasné a plnené, potom sledovanie času pre vás nemusí byť užitočné. Realita je však taká, že vo väčšine profesií nie je poznanie všetkých KPI, ktoré pokrývajú všetky aspekty pracovnej úlohy, a následné stanovenie primeraných KPI také jednoduché, ako si mnohí myslia.
Nie, vôbec nie je potrebné používať softvér na zaznamenávanie dochádzky, ale jeho používanie by mohlo výrazne uľahčiť život, a tým ušetriť náklady a minimalizovať chyby, najmä pre väčšie organizácie, kde sa riadenie času môže stať nočnou morou.
Áno. Súhlasíme, bezplatná možnosť nebude fungovať pre každého, ale je to absolútne životaschopné riešenie. Napríklad s Jibble drvivá väčšina našich používateľov nikdy nezaplatí ani cent a stále profituje z dôležitých funkcií zaznamenávania času, ktoré výrazne ovplyvňujú vaše riadenie času a práce.
Prvý naznačuje, že softvér sleduje čas, zatiaľ čo druhý naznačuje vytváranie časových výkazov, ale vzhľadom na to, že takmer všetok softvér na sledovanie času exportuje údaje o sledovaní času do časových výkazov a takmer všetok softvér na časové výkazy získava svoje údaje zo sledovaného času, v praxi medzi nimi nie je žiadny rozdiel.
Softvér na sledovanie času je široký pojem pre softvér, ktorý sleduje čas, a môže byť použitý pre zamestnancov pracujúcich v kancelárii aj pre tých na mieste. Dochádzkový systém je podskupinou sledovania času a vzhľadom na slovo „dochádzka“ naznačuje, že je určený pre zamestnancov na mieste – softvér na dochádzku by ste bežne nepoužívali pre zamestnancov pracujúcich v kancelárii.
Tu sú niektoré otázky a odpovede o dochádzke.
Či by ste mali nahrávať obrazovky notebookov svojich zamestnancov, je komplexná otázka bez jednoduchej odpovede. Existuje množstvo faktorov, ktoré by ste mali zvážiť, ako napríklad účel nahrávania, firemné zásady a postupy a legislatíva vo vašej krajine.
Hoci nahrávanie obrazovky má potenciálne výhody, ako je zvýšenie transparentnosti, zvýšenie zodpovednosti a zlepšenie sústredenia, je dôležité zvážiť, či je to v súlade so základnými hodnotami a cieľmi vašej spoločnosti.
Ak sa rozhodnete nahrávať obsah obrazovky, odporúčame vám otvorenú a úprimnú komunikáciu s vaším tímom. Vysvetlite dôvody, zdôraznite výhody a, čo je najdôležitejšie, požiadajte o dobrovoľný súhlas členov vášho tímu. To pomôže vytvoriť dôveryhodné a spolupracujúce pracovné prostredie.
V Jibble veríme, že najlepší spôsob, ako zvýšiť produktivitu, je prioritizovať úlohy a projekty namiesto monitorovania zamestnancov počas celého dňa. Uznávame však, že nahrávanie obrazovky môže byť cenným nástrojom a ponúkame ho ako voliteľnú funkciu na splnenie rôznych potrieb.
Vo všeobecnosti nie, zamestnávateľ nemôže nútiť zamestnanca používať aplikáciu na jeho mobilnom telefóne, pokiaľ to nie je výslovne uvedené v zmluve. Vo väčšine prípadov však zamestnávateľ a zamestnanec potrebujú určitú mieru kompromisu pre dobrý pracovný vzťah a to, že zamestnanec zdvihne telefón alebo ho použije na sledovanie času, ak je o to požiadaný, by sa zvyčajne považovalo za primerané.
Áno, ak sa stane mikro-sledovaním času; nie, ak sú jeho výhody dobre komunikované, a táto komunikácia znamená sprostredkovanie zamestnancom, ako to pomáha zamestnancovi aj zamestnávateľovi.
Ak nahrávate obrazovku svojich zamestnancov bez toho, aby ste im to povedali, áno, to sa veľmi podobá špehovaniu. Softvér na sledovanie času sa však zriedka používa týmto spôsobom a správne vykonané sledovanie času by nemalo obsahovať ani prvok špehovania.
Nie je veľa bezplatných aplikácií na časové výkazy, ale každá aplikácia na časové výkazy zarába peniaze účtovaním za voliteľné upgrady.
Komunikácia je skutočne dôležitá, rovnako ako nastavenie očakávaní. Zamestnancom plateným hodinovou mzdou by ste mali vysvetliť, že sledovanie času je rovnako na ich ochranu ako aj na ochranu spoločnosti. Sledovanie času znamená, že zamestnanci sú spravodlivo platení a zamestnávatelia spravodlivo platia. Zamestnancom s pevným platom by ste mali vysvetliť potrebu zodpovednosti. Manažéri, ktorí nevedia, na čom ich zamestnanci pracujú, zvyčajne ďaleko nezájdu.
Vo všeobecnosti nemá zmysel sledovať dochádzku vašich zamestnancov pracujúcich v kancelárii, t.j. sledovať, koľko hodín strávili pri svojom stole, pretože to prináša len málo. Čo však často stojí za to sledovať, je, kam idú hodiny, t.j. aktivity, projekty a/alebo klienti. Bez takejto základnej zodpovednosti je takmer nemožné efektívne riadiť väčšinu zamestnancov pracujúcich v kancelárii.
Väčšina sa skutočne snaží vyriešiť rovnaký problém, t.j. sledovať čas zamestnancov. Každý má však svoje vlastné zameranie, rôzne softvérové integrácie, silné stránky, cenu a, čo je možno najdôležitejšie, každý má rôzne úrovne implementácie – aplikácia na sledovanie času, ktorá sťažuje zamestnancom skutočné sledovanie času, nakoniec spôsobí oveľa viac problémov, než vyrieši.
Tu je 5 kľúčových vecí, ktoré treba hľadať v riešení na sledovanie času:
- Využite skúsenosti existujúcich používateľov, takže si prečítajte recenzie.
- Ak sa integruje s aplikáciami, ktoré už používate, ušetrí vám to veľa času pri synchronizácii zamestnancov a údajov.
- Ak je pre vás ťažké získať bezplatnú skúšobnú verziu, v skutočnosti, ak vám bezplatnú skúšobnú verziu neponúkajú, malo by to spustiť varovné signály. Ak je to skvelý softvér, budú chcieť, aby ste si ho vyskúšali.
- Kontaktujte zákaznícku podporu niekoľkokrát, aby ste ich otestovali. Keď sa dostanete do problémov, skvelá zákaznícka podpora vám zachráni život, nepodceňujte to.
- Vyberte si aplikáciu, ktorá nerobí nič iné okrem sledovania času, jej zameranie znamená, že pravdepodobne odvedie oveľa lepšiu prácu ako všeobecné HR riešenia.
Sledovanie času zamestnancov nie je nezákonné v žiadnej jurisdikcii na svete. V skutočnosti sa v mnohých, možno dokonca vo väčšine, rozvinutých krajín sledovanie času stalo zákonom vyžadovaným v nejakej forme, aby sa zamestnanci chránili pred prepracovaním a aby sa zabezpečilo, že im bude vyplatená akákoľvek splatná nadčasová práca, ale nedostatočné povedomie znamená, že takéto zákony sa zriedka presadzujú.
Môže byť, ale nemusí. Ak sledujete dochádzku, je to potrebné na zabezpečenie dochvíľnosti zamestnancov alebo na správne vyplatenie miezd. Ak sledujete čas zamestnancov pracujúcich v kancelárii, nahrávanie obrazoviek sa blíži k mikromanažmentu. Zaznamenávanie širokých aktivít je len o tom, aby ste vedeli, kde sú nasadené vaše ľudské zdroje, a je to zvyčajne nevyhnutné pre manažment.
Od roku 2022 používa Tesla Jibble na sledovanie času zamestnancov.
Mikromanažment zamestnancov do takej miery, že sa nahrávajú ich obrazovky, nie je prežitok, pretože ide o pomerne nedávnu inováciu, ale koncept presného poznania každého detailu toho, čo vaši zamestnanci robia, je skutočne prežitok. To už dnes nefunguje. Avšak používanie aplikácie na dochádzku zamestnancov alebo sledovača času na všeobecné pochopenie toho, kam smerujú hodiny vašich zamestnancov, je nevyhnutnou súčasťou efektívneho riadenia.
Zamestnávatelia by mali presvedčiť svojich zamestnancov o dôležitosti používania sledovača pracovného času. Nie je to preto, aby ste ich mikromanažovali alebo špehovali, ale aby sa zabezpečilo primerané rozdelenie pracovného zaťaženia a aby sa identifikovali a predišlo vážnym prípadom vyhorenia. Napríklad manažéri by si mohli všimnúť, že ich zamestnanec má problémy s dokončením úloh alebo trávi viac času, ale s malým alebo žiadnym pokrokom, potom by sa s nimi mohli chcieť porozprávať alebo im ponúknuť voľno na zotavenie.
Sledovanie času je skutočne veľký biznis. Odhadujeme, že súčasná hodnota všetkých podnikov so softvérom na sledovanie času je v regióne 100 miliárd dolárov, pre Google Alphabet by to stálo za to, keby z toho mohol získať 1/3.
Sledovanie času však nie je súčasťou zamerania spoločnosti Google, nezapadalo by dobre do jej súčasnej ponuky produktov a sledovanie času je v skutočnosti veľmi široká oblasť, ktorú najlepšie obsluhujú špecializovaní hráči zameriavajúci sa na rôzne segmenty. Google nemôže robiť všetko, a preto by bolo pre Google nakoniec veľmi ťažké získať 1/3 podielu na trhu alebo sa k nemu priblížiť, a majú podľa nich zaujímavejšie veci, na ktoré sa môžu zamerať.
PTO znamená Paid Time Off (platené voľno), väčšina sveta mimo USA to nazýva „dovolenka“. A tak softvér na sledovanie PTO je to isté ako softvér na sledovanie dovoleniek.
Áno, existuje, a volá sa Jibble. Jibble je 100% ZADARMO pre drvivú väčšinu podnikov, ktoré ho používajú, nikdy nezaplatia ani cent, nikdy nemusia zadávať žiadne údaje o kreditnej karte a môžu ho kedykoľvek zrušiť.
Nie nevyhnutne, pre malé tímy s veľmi základnými potrebami je kalkulačka pracovných hodín možno všetko, čo potrebujete.
Sledovali by ste si vlastné hodiny a použili kalkulačku na výpočet celkového počtu mzdových hodín. Nie je potrebné ani vytvárať účet.
Mohli by ste si vytlačiť šablóny časových výkazov, kde by sa zaznamenával čas.