Gestão de custos de projeto: Conceitos básicos

Por Milena Gantana

16 de julho de 2025

A gestão de custos desempenha um papel fundamental no sucesso ou fracasso de qualquer projeto. Por isso é tão importante entender tudo o que está por trás deste conceito.

Neste artigo, analisamos o que é a gestão de custos, quais são os desafios mais comuns e quais são as melhores estratégias para superá-los.

Este artigo aborda:

• O Que é Gestão de Custos?
• Por Que é Importante Ter uma Boa Gestão de Custos?
• O Que é o Triângulo da Gestão de Projetos?
• As 3 Grandes Fases de Uma Gestão Eficiente de Custos
• Desafios da Gestão de Custos e Como Superá-los

Antes de continuar, façamos uma pequena referência ao chamado “triângulo de ouro” (project management triangle), que é um modelo de gestão de projetos que reflete como o equilíbrio entre três variáveis/restrições – escopo (scope), prazo (time) e orçamento (budget) – determina a qualidade do projeto.

Este modelo também é denominado “da tripla restrição” ou “triângulo de ferro”.

O triângulo de ouro traz a reflexão que, para manter a qualidade, se uma das variáveis (restrições) for alterada, será necessário fazer um ajuste proporcional nas restantes.

Em outras palavras, aumentar o escopo de um projeto poderia significar ampliar o cronograma original do projeto, o orçamento ou ambas as restrições, a fim de não afetar a qualidade do resultado.

O equilíbrio entre estas três variáveis é fundamental para o sucesso do projeto. Ou seja, qualquer mudança em uma delas costuma afetar as outras duas.

• Escopo: É o trabalho total que deve ser realizado para completar o projeto, onde podem ser incluídas as metas e requisitos específicos. Controlar o escopo é essencial para que o projeto não se desvie para o que se conhece como scope creep, que aparece quando se agregam mais tarefas ou requisitos sem os ajustes correspondentes em tempo ou custo.
• Tempo: Refere-se à duração do projeto, ou seja, ao cronograma estabelecido para completar as tarefas e entregáveis. Uma boa gestão abrange não só o planejamento, mas o acompanhamento desse cronograma estabelecido para assegurar que o projeto seja concluído dentro do prazo estimado.
• Custo: É o orçamento alocado ao projeto, incluindo todos os recursos necessários (mão de obra, materiais, equipamentos e qualquer outro gasto associado).

Leia também: Como estabelecer metas SMART: passo a passo e exemplos para aprender a criá-los.

As 3 Grandes Fases de Uma Gestão Eficiente de Custos

Para que a gestão de custos dentro de um projeto seja eficiente, será necessário um planejamento cuidadoso, um acompanhamento contínuo e a realização dos ajustes pertinentes em cada caso. Aqui está um bom passo a passo para fazer isso:

Fase 1: Planejamento de custos

O planejamento de custos é a base para uma gestão financeira eficaz em qualquer projeto. Este processo envolve vários passos críticos que ajudam a estabelecer um orçamento realista e detalhado, bem como a preparar o projeto para o acompanhamento e controle de custos.

Vamos nos aprofundar nos principais componentes:

1. Definir o escopo do projeto

• Definição do escopo: Antes de poder planejar os custos, é fundamental ter uma ideia clara do escopo do projeto. Ou seja, uma lista detalhada de todas as tarefas, atividades e metas que devem ser cumpridas. O escopo define o que está dentro e fora do projeto, para assim evitar trabalhos desnecessários que podem inflar os custos.
• Estrutura Analítica do Projeto (EAP): Crie uma EAP que divida o projeto em componentes menores e mais gerenciáveis. Para ter uma previsão mais exata dos custos totais, você deve atribuir um custo estimado a cada tarefa ou subprojeto.

2. Estimativa de custos

• Identificação de custos diretos e indiretos: Os custos diretos incluem despesas diretamente associadas à realização de tarefas específicas (por exemplo, materiais e mão de obra), enquanto os indiretos são aqueles não vinculados diretamente a uma tarefa específica, como a administração e o aluguel de escritórios. Você deve identificar ambos e calculá-los.
• Métodos de estimativa:
  • Estimativa análoga: Baseada em dados históricos de projetos similares, é útil quando se dispõe de pouca informação específica.
  • Estimativa paramétrica: Utiliza algoritmos ou relações matemáticas para estimar os custos baseados em variáveis conhecidas (por exemplo, custo por metro quadrado).
  • Estimativa de baixo para cima (bottom-up): Consiste em estimar os custos de cada tarefa individualmente e depois somá-las para obter o custo total do projeto. Este método é mais preciso, mas também mais trabalhoso.
• Contingências e reservas: É importante incluir uma porcentagem adicional no orçamento como contingência para imprevistos ou riscos não identificados. As reservas devem estar claramente definidas e justificadas.

3. Desenvolvimento do orçamento

• Alocação de recursos: Identifique e aloque os recursos necessários para cada tarefa ou fase do projeto. Lembre-se de levar em conta não só os recursos financeiros, mas também recursos humanos e materiais.
• Cronograma de pagamentos: Estabeleça quando e como os fundos serão distribuídos durante o projeto, de modo que os recursos estejam disponíveis quando forem necessários ao longo do período que você estabeleceu.
• Integração com o cronograma do projeto: O orçamento deve estar estreitamente vinculado ao cronograma do projeto. Qualquer mudança nos prazos pode afetar os custos, por isso você terá que sincronizar ambos os aspectos.
• Aprovação do orçamento: Você deverá apresentar o orçamento final aos stakeholders chave para sua aprovação. Nesse orçamento, você deverá justificar quais são suas estimativas e explicar como as contingências serão gerenciadas.

4. Estabelecimento da linha de base de custos

• Linha de base de custos: Quando o orçamento é aprovado, estabelece-se uma linha de base de custo, que é o orçamento aprovado que será utilizado como referência para medir o desempenho financeiro do projeto. Esta linha de base permitirá comparar os custos reais com os estimados.

5. Planejamento da gestão de custos

• Ferramentas e técnicas: Defina quais ferramentas e técnicas você utilizará para gerenciar e controlar os custos, como software de gestão de projetos, planilhas e técnicas de análise de valor agregado (AVA).
• Protocolos e procedimentos: Estabeleça um protocolo para a aprovação de despesas, controle de mudanças e gestão de riscos financeiros. Neste protocolo, você deve definir os principais aspectos, como quem tem autoridade para aprovar mudanças no orçamento ou como essas mudanças serão documentadas.

Leitura recomendada: O que é um sistema de controle de horas por projetos?

Fase 2: Acompanhamento e controle de custos

O acompanhamento e controle de custos é uma fase muito importante dentro da gestão de projetos, já que vai garantir que seu projeto se mantenha dentro do orçamento planejado e, além disso, permite realizar ajustes em tempo real para evitar que surjam desvios significativos.

Ou seja, este processo de acompanhamento implicará um monitoramento contínuo dos custos e a comparação com a linha de base de custo, por exemplo.

Mas vejamos alguns dos principais elementos deste processo:

1. Monitoramento contínuo de custos

• Registro dos custos: À medida que o projeto avança, você deverá registrar todos os gastos em tempo real ou com a maior frequência possível. Você controlará tanto os custos diretos (materiais, mão de obra) quanto os indiretos (despesas gerais, administração).
• Comparação com a linha de base de custos: Os custos reais devem ser comparados regularmente com a linha de base de custos estabelecida durante o planejamento. Assim, você poderá saber se o projeto está seguindo o orçamento ou se há desvios.
• Uso de Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs): Os KPIs financeiros, como o Índice de Desempenho de Custo (IDC) e o Índice de Desempenho de Prazo (IDP), ajudam a medir a eficiência no uso do orçamento e o progresso do projeto em relação ao cronograma.
  • IDC: É a razão entre o valor agregado (VA) e o custo real (CR). Um IDC maior que 1 indica que o projeto está abaixo do orçamento, enquanto um IDC menor que 1 sugere que está acima.
  • IDP: Relaciona o valor agregado (VA) com o valor planejado (VP), ajudando a medir se o projeto está a caminho de ser concluído segundo o cronograma.
• Técnica de valor agregado (Earned Value Management, EVM): A EVM é uma técnica de gestão que integra o escopo, o cronograma e os custos para avaliar o desempenho do projeto. Através da análise de valor agregado, os gestores de projeto podem obter uma visão clara de se o projeto está cumprindo os objetivos financeiros e de tempo.

2. Controle de mudanças

• Processo formal de controle de mudanças: Os projetos costumam enfrentar mudanças no escopo, tempo ou custo. Um processo formal para lidar com essas mudanças é essencial para assegurar que qualquer ajuste no orçamento seja bem justificado.
• Avaliação de impacto: Antes de aprovar uma mudança, avalie seu impacto no custo, cronograma e escopo. Isso ajuda a tomar decisões informadas e a evitar surpresas financeiras.
• Documentação e comunicação: Cada mudança aprovada deve ser documentada detalhadamente e comunicada a todas as partes interessadas.

3. Relatórios financeiros e revisão do progresso

• Relatórios periódicos: Gerar relatórios financeiros periódicos é vital para manter todos os stakeholders informados sobre o estado financeiro do projeto. Aqui, você pode incluir um resumo do desempenho frente à linha de base, se detectou desvios e suas causas e ações propostas.
• Reuniões de revisão de progresso: Organize reuniões regulares para revisar o progresso do projeto, para discutir os resultados financeiros, identificar problemas a tempo e alinhar as metas do projeto.

Fase 3: Ajuste e otimização

O ajuste e otimização de custos em um projeto é uma fase que se ativa quando se detectam desvios significativos no orçamento ou quando se buscam maneiras de melhorar a eficiência do uso dos recursos.

1. Análises de desvios

• Identificação de causas: Quando se observam desvios nos custos, o primeiro passo é identificar as causas subjacentes. Isso pode incluir erros na estimativa inicial, mudanças no escopo do projeto, ineficiências na execução, problemas com fornecedores ou fatores externos como flutuações de preços ou mudanças na regulamentação.
• Classificação de desvios: É recomendado classificar os desvios em categorias, como desvios menores (que podem ser corrigidos internamente), desvios moderados (que requerem ajuste de recursos) e desvios maiores (que podem afetar o sucesso do projeto se não forem abordados imediatamente).
• Análise de impacto: Avaliar o impacto dos desvios no custo total do projeto, no cronograma e no escopo. Isso inclui prever como os desvios atuais podem influenciar as fases futuras do projeto se não forem corrigidos.

2. Ações corretivas

• Reestruturação do orçamento: Se os desvios forem significativos, pode ser necessário reestruturar o orçamento. Isso pode incluir realocar fundos de áreas menos críticas para aquelas que mais precisam, ou reduzir custos em áreas onde seja possível sem comprometer a qualidade.
• Revisão do escopo: Em alguns casos, pode-se considerar uma redução ou ajuste do escopo do projeto para se alinhar melhor com o orçamento disponível. Isso deve ser feito com a aprovação dos stakeholders e se certificando de que os objetivos principais do projeto ainda sejam cumpridos.
• Otimização de recursos: Revisar o uso atual de recursos para identificar ineficiências. Isso pode incluir a reprogramação de tarefas para evitar horas extras, negociar contratos com fornecedores para obter melhores preços, ou melhorar a gestão do inventário de materiais.
• Melhora de processos: Avaliar e ajustar os processos de trabalho para melhorar a eficiência. Por exemplo, implementar melhores práticas de gestão de projetos, melhorar a comunicação e coordenação entre equipes, ou adotar novas tecnologias que aumentem a produtividade.
• Controle de custos em tempo real: Implementar ou melhorar ferramentas de acompanhamento em tempo real para detectar e corrigir desvios assim que ocorrerem. Isso permite uma resposta mais ágil e evita que pequenos problemas se tornem grandes desvios.

3. Comunicação e alinhamento com os stakeholders

• Transparência na comunicação: Mantenha uma comunicação aberta e transparente com os stakeholders sobre os ajustes realizados e seu impacto no projeto. Lembre-se de explicar as razões por trás dos ajustes e como se espera que beneficiem o projeto em termos de custo, tempo e qualidade.
• Revisão de metas e expectativas: Após realizar ajustes significativos, pode ser necessário revisar e, se necessário, ajustar as metas e expectativas do projeto para que se alinhem com a nova realidade financeira e operacional.
• Aprovação de mudanças: Certifique-se de que qualquer ajuste importante no orçamento seja formalmente aprovado pelos stakeholders, para manter seu apoio. Inclua relatórios e dados específicos.

4. Monitore depois dos ajustes

• Acompanhamento de resultados: Após implementar ajustes, você terá que monitorar os resultados para se certificar de que as ações corretivas estão tendo o efeito desejado. Isso inclui uma revisão contínua do orçamento e a comparação com a linha de base revisada.
• Avaliação de eficiência: Avalie a eficiência dos ajustes implementados. Se forem alcançadas melhorias na gestão de custos, você pode considerar adotar estas práticas como padrão para projetos futuros.

Foto por Etienne Girardet em Unsplash

Desafios da Gestão de Custos e Como Superá-los

A gestão de custos em projetos pode ser um desafio para você, dada a natureza muitas vezes imprevisível dos projetos. Estes são alguns dos desafios mais comuns na gestão de custos e algumas alternativas para superá-los:

1. Estimativas imprecisas

• O desafio: As estimativas iniciais de custos podem ser imprecisas devido à falta de informação, mudanças nos requisitos ou erros de cálculo. Isso pode levar a sobrecustos e desajustes no orçamento.
• O que você pode fazer para superá-lo:
  • Métodos de estimativa sólidos: Você pode utilizar métodos de estimativa, como a estimativa de baixo para cima ou paramétrica, que são mais precisos e detalhados.
  • Dados históricos: Baseie-se em dados históricos de projetos similares para melhorar a precisão das estimativas.
  • Revisões frequentes: Faça revisões periódicas das estimativas à medida que mais informação é obtida, ajustando o orçamento conforme necessário.

2. Mudança no escopo do projeto (scope creep)

• O desafio: As mudanças não controladas no escopo do projeto podem aumentar os custos sem uma correspondente revisão do orçamento.
• O que você pode fazer para superá-lo:
  • Controle de mudanças rígido: Implemente um processo formal para a solicitação, revisão e aprovação de mudanças no escopo. Tenha em mente que cada mudança deve incluir uma avaliação de seu impacto nos custos.
  • Documentação clara do escopo: Certifique-se de que o escopo do projeto esteja claramente definido desde o início e mantenha uma comunicação constante com os stakeholders.

3. Desvios de custos

• O desafio: Desvios podem ocorrer quando os custos reais superam os orçados, o que pode colocar em perigo o sucesso do projeto.
• O que você pode fazer para superá-lo:
  • Monitoramento contínuo: Implemente um sistema de acompanhamento constante dos custos em tempo real, utilizando um software de gestão de projetos e técnicas como o Método do Valor Agregado (EVM).
  • Ações corretivas: Crie uma série de procedimentos para tomar ações corretivas rapidamente quando desvios forem identificados, como a reestruturação do orçamento ou a realocação de recursos.

4. Gestão ineficiente de recursos

• O desafio: Uma gestão ineficiente dos recursos pode levar a gastos desnecessários e à má utilização dos recursos disponíveis.
• O que você pode fazer para superá-lo:
  • Planejamento detalhado de recursos: Certifique-se de que os recursos (humanos, materiais e financeiros) estejam planejados da maneira mais eficiente desde o início do projeto. Tente fazer uma boa alocação para cada tarefa.
  • Otimização e ajuste contínuo: Revise regularmente o uso de recursos e faça ajustes onde for necessário para otimizar a eficiência e reduzir custos.

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Conclusões Sobre Gestão de Custos de Projetos

Em conclusão, uma gestão eficaz de custos será essencial para o sucesso de qualquer um dos seus projetos e permitirá um controle financeiro rigoroso e que você possa tomar decisões informadas.

Ao longo deste artigo, abordamos desafios comuns como estimativas imprecisas, mudanças no escopo e desvios orçamentários. Além disso, você pode encontrar uma série de estratégias para superá-los, desde o planejamento detalhado, o monitoramento contínuo até a otimização de recursos.

Esperamos que tenha sido útil para que você possa desenvolver uma gestão de custos bem executada que lhe permita controlar gastos e maximizar o valor do projeto.