Comment configurer des pointages automatiques avec des géofences ?

Découvrez un suivi des présences sans effort grâce à l'automatisation de géorepérage de Jibble

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Grâce au système de gestion des présences par géorepérage de Jibble, les localisations de vos membres d’équipe sont utilisées de manière transparente pour enregistrer automatiquement leurs arrivées et départs lorsqu’ils entrent ou sortent des zones de géorepérage désignées. Ce processus élimine la nécessité de saisir manuellement les temps, simplifiant ainsi la gestion et le suivi des présences.

Cet article aborde les sujets suivants :

Prérequis

Avant de configurer les pointages automatiques basés sur le géorepérage, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

  1. Géofences
    • Au minimum une géofence doit être créée dans Jibble.
    • La géofence doit avoir un rayon d’au moins 300 mètres ou 1 000 pieds.
    • Pour gérer le rayon des géofences en masse, consultez notre article sur la modification des emplacements.
  2. Paramètres de suivi du temps
    • Votre équipe doit être autorisée à saisir ses temps via les applications mobiles. Ce paramètre se trouve sous Restrictions d’appareil.
  3. Paramètres de fonctionnement de l’appareil
    • Les paramètres de localisation sur l’appareil de chaque membre doivent être définis sur Toujours autorisé pour l’application Jibble.
    • Assurez-vous que les notifications push sont activées pour l’application Jibble.
    • Pour les appareils Android, désactivez le paramètre d’économie de batterie pour l’application Jibble.

Important❗ : en raison des limitations iOS, seul un maximum de 20 géofences peuvent être actives simultanément. Pour une précision optimale, nous recommandons de limiter les assignations d’emplacements à ce nombre dans les plannings de travail. Si aucun planning n’est défini, les 20 premières géofences créées seront appliquées. Cette limitation n’affecte pas les appareils Android.

Activation des pointages automatiques

Les propriétaires et administrateurs pourront activer ce paramètre soit pour toute l’organisation (tous les membres) soit pour des groupes spécifiques en personnalisant les paramètres pour les groupes.

Important ❗ : la géofence spécifique utilisée par chaque membre de l’équipe sera déterminée par les emplacements assignés à leurs plannings de travail. Consultez notre article sur la restriction des emplacements avec des géorepérages pour plus d’informations.

Activer l’automatisation de la géofence pour toute l’organisation :

  1. Allez dans Suivi du temps.
  2. Cliquez sur Automatisation.
  3. Cliquez sur l’icône crayon pour configurer les paramètres.
  4. Sélectionnez les types de saisies pour lesquels appliquer l’automatisation : pointage d’entrée et/ou de sortie.
  5. Si nécessaire, spécifiez le type de jours à exclure de l’automatisation : jours de repos, jours fériés et congés approuvés.

Note : les membres ne seront pas automatiquement pointés lorsqu’ils entreront ou sortiront d’une géofence pendant ces jours exclus.

  1. Cliquez sur Enregistrer.
  2. Si vous avez des emplacements situés en dessous du rayon minimum requis, une fenêtre modale s’affichera pour vous informer que ces emplacements ne sont pas pris en charge.
  3. Vous pouvez choisir de mettre à jour ces emplacements avec un rayon de 300 mètres en cochant la case Définir les géofences non conformes à un rayon de 300 m.
  4. Cliquez sur Continuer pour mettre à jour le rayon de la géofence.
  5. Si cette option n’est pas requise, laissez la case décochée et cliquez sur Continuer.
    Note : les géofences dont le rayon est inférieur au rayon minimal requis ne seront pas prises en charge pour cette fonctionnalité.

▶️ Découvrez cette fonctionnalité dans ce tutoriel interactif :

Activer l’automatisation de la géofence pour des groupes spécifiques :

Si vous avez besoin de cette fonctionnalité uniquement pour des membres spécifiques de votre organisation, vous pouvez les assigner à un groupe et activer les paramètres de groupe avancés, au lieu d’appliquer les paramètres par défaut à l’ensemble de l’organisation.

Les paramètres de suivi du temps de groupe remplacent les paramètres par défaut de l’organisation et sont obligatoires pour tous les membres du groupe lors du pointage d’entrée et de sortie.

  1. Allez dans Personnes.
  2. Cliquez sur Groupes.
  3. Sélectionnez un groupe.
  4. Appuyez sur l’icône en forme de roue dentée pour accéder aux paramètres du groupe.
  5. Cliquez sur l’onglet Automatisation.
  6. Sélectionnez les types de saisies pour lesquels appliquer l’automatisation : pointage d’entrée et/ou de sortie.
  7. Si nécessaire, spécifiez le type de jours à exclure de l’automatisation : jours de repos, jours fériés, et congés approuvés.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

▶️ Explorez les étapes dans ce guide interactif :

Notes :

  • Pour que les modifications soient prises en compte après l’activation de cette fonctionnalité, veuillez forcer la fermeture et la réouverture de l’application Jibble, puis pointer sur votre appareil mobile.
  • Les membres d’équipe seront automatiquement pointés à leur arrivée dans une zone géorepérée et à leur départ. Des notifications seront envoyées aux appareils des membres de l’équipe et les entrées de temps seront identifiées comme automatisées grâce au géorepérage.

Notes importantes

  1. Cette fonctionnalité ne crée que des saisies d’entrée et de sortie ; les saisies de pause ne sont pas applicables.
  2. Les pointages multiples ne sont pas pris en charge. Si vous avez déjà pointé, vous ne pointerez pas à nouveau, même si vous entrez dans une autre géofence.
  3. Le pointage automatique ne se produit que lorsque les membres d’équipe franchissent la limite de la géofence (entrée ou sortie).
  4. L’automatisation aura la priorité, et les vérifications telles que la reconnaissance faciale, les selfies, les projets obligatoires et les activités seront ignorées.
  5. Si un membre d’équipe pointe via l’automatisation de la géofence, les pointages de sortie automatiques ne seront pas déclenchés.
  6. Les restrictions relatives aux horaires de travail, telles que la limitation des pointages avant l’heure de début prévue, seront ignorées.
    1. Les membres d’équipe entrant dans une géofence avant l’heure autorisée seront pointés via l’automatisation.
  7. Si les appareils sont éteints, en mode Avion ou n’ont pas un bon signal GPS, les saisies automatiques ne seront pas générées.
  8. Si les membres de l’équipe sont autorisés à suivre le temps hors ligne, le système continuera à créer des saisies automatiques d’entrée et de sortie lorsqu’il n’y a pas de connexion Internet. Ces saisies seront synchronisées et ajoutées aux feuilles de temps une fois que les appareils seront de nouveau en ligne.

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