Vous avez probablement déjà entendu parler de cette pratique.
Le pointage entre collègues consiste pour un employé à pointer à la place d’un autre, souvent pour compenser un retard, un départ anticipé ou une absence totale au travail. Il s’agit d’une forme sournoise de vol de temps qui perturbe les feuilles de temps, fait grimper les charges salariales et mine discrètement la productivité et la confiance au travail.
L’American Payroll Association (APA) estime que plus de 75 % des entreprises perdent de l’argent à cause du pointage entre collègues.
C’est un problème plus grave qu’on ne le pense. Alors, comment le pointage entre collègues se produit-il ? Et comment y mettre fin une bonne fois pour toutes ?
Entrons dans le vif du sujet.
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Le pointage entre collègues est-il illégal ?
Oui. Le pointage entre collègues peut être considéré comme une fraude au temps de travail ou en matière de paie, pouvant avoir des conséquences légales.
En France, l’employeur dispose d’un pouvoir disciplinaire qui lui permet de sanctionner un salarié placé sous son autorité lorsqu’il estime que celui-ci a commis une faute. La faute se caractérise par le comportement du salarié qui ne respecte pas ses obligations envers son employeur. L’une des sanctions disciplinaires suivantes peut être infligée : avertissement ou blâme, mise à pied, mutation, rétrogradation, licenciement pour faute simple, grave ou lourde.
Comment se produit le pointage entre collègues ?
Le pointage entre collègues commence souvent par une faveur « anodine » : un employé pointe à la place d’un autre qui est en retard, part plus tôt ou s’absente du travail. Il peut se produire par le partage de cartes magnétiques, de codes PIN ou de mots de passe, et s’avère plus facile avec des systèmes de suivi du temps obsolètes. Une fois lancé, cela peut rapidement devenir une habitude coûteuse pour l’entreprise.
Il n’est pas toujours facile de repérer le pointage entre collègues, mais il existe des signes révélateurs, tels que :
- Des employés pointent constamment ensemble à leur arrivée ou à leur départ
- Des modifications fréquentes des feuilles de temps concernent les mêmes personnes
- Des registres de présence sont identiques pour différents employés
Quels sont les moyens efficaces pour arrêter définitivement le pointage entre collègues ?
Il existe plusieurs mesures pour mettre fin efficacement au pointage entre collègues au travail. Voici quelques méthodes efficaces :
1. Créer une politique claire en matière de vol de temps
Définissez clairement ce qu’est le pointage entre collègues, pourquoi il n’est pas autorisé et les conséquences en cas de violation des règles. Assurez-vous que chaque employé comprend la politique dès le premier jour. Vous pouvez présenter cette politique lors de l’intégration, l’inclure dans le manuel de l’employé et demander au personnel de signer un formulaire de prise de connaissance.
2. Effectuer des audits réguliers
Analysez périodiquement les données de pointage afin de détecter des anomalies comme l’utilisation du même appareil par plusieurs employés, des horodatages identiques ou des modifications fréquentes des feuilles de présence. Ces audits réguliers rappellent aux salariés que la présence est suivie de près, ce qui limite les tentatives de fraude.
3. Utiliser un logiciel de suivi du temps doté de fonctionnalités de sécurité
Les feuilles de temps manuelles et les pointeuses traditionnelles sont faciles à manipuler. C’est pourquoi il est judicieux d’adopter des systèmes de suivi du temps plus sophistiqués. N’utilisez pas n’importe quel logiciel de suivi du temps, mais optez pour un logiciel doté de fonctionnalités de sécurité permettant d’empêcher efficacement le pointage entre collègues.
Ces fonctionnalités incluent :
- La reconnaissance faciale – Les systèmes de suivi du temps avec reconnaissance faciale confirment l’identité de l’employé grâce à un scan du visage, garantissant ainsi que seule la personne prévue peut pointer. Cela élimine efficacement la possibilité qu’un collègue pointe à sa place.
- Le suivi GPS – Grâce au suivi GPS, vous pouvez enregistrer l’emplacement exact des pointages d’entrée et de sortie. Cela évite les pointages à distance ou hors du lieu de travail et garantit que les présences ne sont enregistrées que lorsque les employés sont réellement présents sur place.
- L’authentification par empreinte digitale – Vérifie l’identité à l’aide de données biométriques uniques. Une empreinte digitale est difficilement partageable ou falsifiable, ce qui en fait l’un des moyens les plus sûrs de prévenir le pointage entre collègues.
Prêt à en finir avec le pointage entre collègues ?
Le pointage entre collègues peut sembler être une faveur anodine, mais il peut engendrer de graves problèmes pour les entreprises. Heureusement, avec des outils, des politiques et une communication claires, il est possible de l’éviter complètement. En garantissant un suivi du temps juste, précis et transparent, tout le monde y gagne et les entreprises fonctionnent mieux. J’espère que ce guide rapide vous aura donné des conseils utiles et pratiques pour résoudre définitivement le problème du pointage entre collègues.
