Du hast diesen Begriff bestimmt schon ein paar Mal gehört. Aber auch wenn es so klingt, ist es weder eine neue Kampfsportart noch ein schräges Bürospiel.
„Buddy Punching” ist, wenn ein Mitarbeiter für einen anderen ein- oder ausstempelt, oft um dessen Verspätung, vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes oder Fernbleiben von der Arbeit zu vertuschen. Es handelt sich um eine hinterhältige Form des Zeitdiebstahls, die die Stundenzettel durcheinanderbringt, die Lohnkosten in die Höhe treibt und still und leise die Produktivität und das Vertrauen am Arbeitsplatz untergräbt.
Die American Payroll Association (APA) schätzt, dass über 75 % der Unternehmen durch „Buddy Punching” Geld verlieren.
Das Problem ist schwerwiegender, als die meisten Menschen denken. Wie kommt es überhaupt zu „Buddy Punching”? Und wie kann man „Buddy Punching” dauerhaft unterbinden?
Schauen wir uns das einmal genauer an.
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Ist „Buddy Punching” illegal?
Ja, „Buddy Punching” kann als Zeitdiebstahl oder Lohnbetrug angesehen werden, was bedeutet, dass es in den illegalen Bereich fallen kann.
Laut einem Artikel zum Thema Arbeitsrecht von Morgan & Morgan, einer amerikanischen Anwaltskanzlei, hängt die Schwere der Strafen für „Buddy Punching” von den Umständen ab. Wenn ein Mitarbeiter das schon lange macht, können die Konsequenzen viel härter sein. In den USA wird Zeitdiebstahl im Wert von über 1.000 Dollar als Straftat eingestuft, die mit bis zu zehn Jahren Gefängnis und/oder einer Geldstrafe von 250.000 Dollar geahndet werden kann.
Wie kommt es zum „Buddy Punching”?
„Buddy Punching” fängt oft als „harmloser“ Gefallen an, wenn ein Mitarbeiter für einen anderen ein- oder ausstempelt, der zu spät kommt, früher geht oder einfach nicht zur Arbeit erscheint. Das kann durch das Weitergeben von Stempelkarten, PINs oder Passwörtern passieren und ist mit veralteten Zeiterfassungssystemen einfacher. Sobald es anfängt, kann es für das Unternehmen schnell zu einer teuren Angewohnheit werden.
„Buddy Punching” zu erkennen ist nicht immer einfach, aber es gibt verräterische Anzeichen, wie zum Beispiel:
- Mitarbeiter, die regelmäßig gemeinsam ein- oder ausstempeln
- Häufige Änderungen an Stempelkarten, die dieselben Personen betreffen
- Identische Anwesenheitslisten für verschiedene Mitarbeiter
Wie kann man „Buddy Punching” effektiv und dauerhaft verhindern?
Es gibt ein paar Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um „Buddy Punching” am Arbeitsplatz effektiv zu stoppen. Hier sind ein paar bewährte Methoden:
1. Erstelle klare Richtlinien zum Thema Zeitdiebstahl
Definiere genau, was „Buddy Punching” ist, warum es nicht erlaubt ist und welche Konsequenzen es hat, wenn man gegen die Regeln verstößt. Stelle sicher, dass jeder Mitarbeiter die Richtlinien vom ersten Tag an versteht. Du kannst diese Richtlinien während der Einarbeitung vorstellen, sie in das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen und die Mitarbeiter ein Bestätigungsformular unterschreiben lassen.
2. Führe regelmäßige Kontrollen durch
Überprüfe regelmäßig die Zeiterfassungsdaten, um verdächtige Aktivitäten aufzudecken, z. B. wenn mehrere Mitarbeiter sich vom selben Gerät aus anmelden, identische Zeitstempel oder häufige Änderungen an den Stundenzetteln. Regelmäßige Kontrollen zeigen den Mitarbeitern, dass die Anwesenheit genau überwacht wird, und schrecken sie davon ab, das System zu betrügen.
3. Verwende eine Zeiterfassungssoftware mit Sicherheitsfunktionen
Manuelle Stundenzettel und herkömmliche Stempeluhren lassen sich leicht manipulieren. Deshalb lohnt es sich, auf ausgefeiltere Zeiterfassungssysteme umzusteigen. Verwende nicht einfach irgendeine Zeiterfassungssoftware, sondern wähle eine, die mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet ist, die „Buddy Punching” effektiv verhindern können.
Zu diesen Funktionen gehören:
- Gesichtserkennung – Zeiterfassungssysteme mit Gesichtserkennung bestätigen die Identität des Mitarbeiters durch einen Gesichtsscan und stellen so sicher, dass nur die geplante Person einchecken kann. Dadurch wird die Möglichkeit, dass ein Kollege für ihn eincheckt, effektiv ausgeschlossen.
- GPS-Ortung – Mit Hilfe der GPS-Ortung kannst du den genauen Standort der Ein- und Ausstempelprozesse protokollieren. Dies verhindert, dass jemand aus der Ferne oder außerhalb des Arbeitsplatzes einstempelt, und stellt sicher, dass die Anwesenheit nur dann erfasst wird, wenn die Mitarbeiter tatsächlich vor Ort sind.
- Fingerabdruck-Authentifizierung – Überprüft die Identität anhand einzigartiger biometrischer Daten. Ein Fingerabdruck kann nicht einfach geteilt oder gefälscht werden, was ihn zu einer der sichersten Methoden macht, um „Buddy Punching” zu verhindern.
Bist du bereit, „Buddy Punching” endgültig zu beenden?
Das sogenannte „Buddy Punching“ mag wie ein kleiner Gefallen unter Kollegen aussehen, kann aber für Unternehmen zu großen Problemen führen. Die gute Nachricht ist, dass man das mit den richtigen Tools, Richtlinien und klarer Kommunikation komplett verhindern kann.
Wenn die Zeiterfassung fair, genau und transparent ist, profitieren alle davon und der Arbeitsplatz läuft reibungsloser. Ich hoffe, dieser kurze Leitfaden hat dir hilfreiche und umsetzbare Tipps gegeben, um das Problem des „Buddy Punching“ endgültig zu lösen.
