En tant que PDG d’une société de logiciels de suivi du temps, j’analyse constamment la pertinence et l’importance de notre produit dans divers domaines d’activité et pour différents professionnels. L’article d’aujourd’hui est consacré à l’un de ces groupes de professionnels que je respecte et admire vraiment : les avocats. Mon association avec les avocats remonte à l’époque où j’étais vice-président chez Morgan Stanley et où je travaillais en étroite collaboration avec eux. Dans le monde rapide du droit, où les heures facturables et la satisfaction des clients règnent en maîtres, il est essentiel de comptabiliser les heures de travail avec précision. Une meilleure comptabilisation des heures peut optimiser votre processus de facturation, améliorer votre efficacité, maximiser vos revenus et renforcer votre réputation. Si vous êtes un avocat qui s’efforce de gérer son temps de manière impeccable sans contourner la loi, lisez ce qui suit et découvrez les dix meilleures pratiques de suivi du temps pour les avocats, basées sur mon expérience, mes recherches et mes conversations avec des avocats.
Les avantages du suivi du temps pour les avocats
Savez-vous qu’une enquête de Bloomberg Law a révélé une baisse du bien-être des avocats, 52 % d’entre eux étant victimes de burn-out au travail ? Des pratiques inefficaces de gestion du temps peuvent aggraver ces problèmes et conduire à l’épuisement professionnel.
Honnêtement, le suivi du temps profite à tous les professionnels et à toutes les entreprises grâce à l’amélioration de la productivité. Mais par expérience, je sais que les avocats ont toujours besoin d’une réponse, alors voici pourquoi vous, en tant qu’avocat, devriez suivre votre temps :
- Pour une communication transparente et précise. Le suivi du temps avec précision et la facturation aux clients du temps consacré à leur dossier favorisent l’équité et la transparence dans les relations avec les clients.
- Pour une rémunération équitable. La comptabilisation du temps vous permet de quantifier et de justifier les heures consacrées à chaque tâche, garantissant ainsi une rémunération appropriée pour vos services.
- Pour l’éthique juridique et la conformité. La comptabilisation des heures est une obligation déontologique pour les avocats, qui doivent veiller au respect des normes professionnelles fixées par les barreaux et les organismes de réglementation juridique.
- Pour une gestion efficace des projets. La planification du temps permet de gérer plus efficacement la charge de travail et les délais en hiérarchisant les tâches, en suivant les progrès réalisés et en garantissant la prestation de services aux clients dans les délais impartis.
- Pour des informations précieuses. En analysant minutieusement les données de temps, les avocats peuvent se faire une idée de la rentabilité de différents types d’affaires, de domaines d’activité ou de clients.
- Pour la planification des ressources. Le suivi des données de temps et l’analyse du temps moyen nécessaire à l’accomplissement de différentes tâches vous aident à mieux planifier les ressources futures et à allouer les budgets en conséquence.
Grâce à une bonne gestion du temps, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur l’affectation des ressources, les stratégies de tarification et les efforts de développement commercial.
Les 10 meilleures pratiques de suivi du temps pour avocats
Maintenant que vous avez compris le POURQUOI, voyons le COMMENT. Soyons réalistes : nous ne sommes pas tous dotés d’une mémoire d’éléphant pour nous souvenir du temps que nous avons passé sur chaque dossier, surtout lorsque nous traitons plusieurs dossiers pour différents clients au cours d’une journée de travail normale. Pourtant, même quelques entrées incorrectes peuvent entraîner des pertes considérables.
Ne me croyez pas sur parole ! Le rapport 2020 Legal Trends a révélé que seulement 30 % de la journée de travail d’un avocat est consacrée à des tâches facturables, ce qui signifie que la majeure partie de son temps est consacrée à des activités non facturables. Le respect de quelques bonnes pratiques en matière de gestion du temps peut aider les avocats à remédier à cette baisse de productivité.
Nous vous présentons donc ici quelques bonnes pratiques en matière de suivi du temps pour les avocats, qui peuvent vous aider à surmonter ce défi :
- Saisissez le temps simultanément. Dans la mesure du possible, enregistrez vos entrées de temps dès que vous avez terminé le travail. La saisie simultanée du temps réduit les risques d’oubli ou de comptabilisation erronée des activités facturables. Les progrès technologiques facilitent grandement l’enregistrement des heures de travail pour les avocats. Par exemple, vous pouvez désormais accéder à votre application de gestion du temps et de la facturation sur votre smartphone et saisir directement vos heures de travail. Pour les avocats qui ne sont pas à l’aise avec la technologie, une solution consiste à communiquer les détails de votre temps à votre assistant juridique, qui peut les ajouter au système. Quelle que soit la méthode choisie, l’essentiel est d’établir un protocole de saisie des heures pour s’assurer qu’elles sont saisies en même temps. Vous constaterez rapidement que vos heures facturables augmentent en même temps que vos facturations potentielles.
- Soyez détaillé et précis. Fournissez suffisamment de détails sur les tâches effectuées (nature du travail, client ou dossier concerné, temps consacré à chaque tâche, etc.) pour justifier les heures facturées et instaurer un climat de confiance avec les clients.
- Utilisez des codes ou des abréviations normalisés. Développez un système cohérent de codes ou d’abréviations uniques pour classer les différentes tâches, telles que la recherche, la rédaction, les réunions avec les clients, les comparutions au tribunal, etc. Ce système permet d’identifier et d’analyser facilement les entrées de temps.
- Suivez les activités non facturables. Il est nécessaire de faire la différence entre les heures facturables et les heures non facturables. Les activités non facturables, telles que les tâches administratives, les réunions internes ou le développement professionnel, doivent également être enregistrées séparément afin de mieux comprendre la répartition globale du travail.
- Utilisez un logiciel de suivi du temps. Les logiciels de suivi du temps sont des outils pratiques pour une comptabilisation précise des heures de travail. La plupart des systèmes de gestion du temps (y compris le logiciel de suivi du temps de Jibble !) ont une interface intuitive. Ils offrent également diverses fonctionnalités telles que des chronomètres, des rappels, des intégrations de calendriers, une accessibilité mobile, une génération automatique de factures et des rapports en temps réel. Ces systèmes simplifient le processus de comptabilisation du temps et aident les avocats à enregistrer, organiser et gérer leur temps de travail.
- Établissez des budgets temps réalistes. Estimez le temps nécessaire pour les différentes tâches ou projets en vous basant sur votre expérience. Cela permet de gérer les attentes des clients et de suivre votre propre productivité. Comparez régulièrement le temps réellement passé avec le temps estimé afin d’affiner vos futures estimations.
Révisez et modifiez régulièrement les entrées de temps. Réservez du temps à la fin de chaque journée ou de chaque semaine pour revoir et modifier vos entrées de temps. Cela garantit l’exactitude, la cohérence et l’exhaustivité de l’enregistrement des heures facturables. - Communiquez de manière proactive avec vos clients. Tenez vos clients informés de l’évolution de leur dossier et du temps qui y est consacré. Une communication opportune sur les activités facturables contribue à établir la confiance et la transparence.
- Sensibilisez et formez votre personnel. Si vous avez du personnel de soutien ou des associés qui travaillent avec vous, offrez-leur une formation adéquate sur les meilleures pratiques en matière de comptabilisation du temps. Établissez des lignes directrices et des normes pour garantir la cohérence et l’exactitude des saisies de temps.
- Examinez régulièrement les données relatives à la comptabilisation du temps. L’interprétation des données de temps peut fournir des indications précieuses sur vos habitudes de travail, identifier les domaines à améliorer et vous aider à prendre de meilleures décisions.
Mes conclusions
En conclusion, un suivi du temps précis et transparent est un élément essentiel de la vie professionnelle d’un avocat, utile pour la facturation et le développement de votre statut professionnel. Il est temps d’abandonner vos anciennes méthodes de suivi du temps, telles que les registres d’appels, les calendriers et les feuilles Excel, et d’essayer ces meilleures pratiques en matière de comptabilisation du temps afin de faire travailler votre temps pour vous. Si vous obtenez ne serait-ce qu’un seul de ces avantages – optimisation de la gestion du temps pour améliorer vos recouvrements, amélioration de la productivité, augmentation de la satisfaction des clients ou optimisation de la rentabilité – cela ne vaut-il pas la peine d’essayer ?
