¿Qué es el robo de tiempo en el trabajo y cómo prevenirlo?

Llamamos robo de tiempo a aquellas situaciones en las que los empleados dedican parte de su jornada laboral a actividades ajenas a sus responsabilidades profesionales.

El robo de tiempo en el entorno laboral puede presentarse de formas muy variadas, algunas fáciles de identificar y otras no tanto. Es más, puede ocurrir de manera consciente o sin que el empleado realmente se dé cuenta de cuánto tiempo dedica a asuntos no relacionados con el trabajo.

Por ejemplo, entendemos que ha habido robo de tiempo  si la pausa del café se alarga más de lo contemplado para este concepto, pero también tienen esa consideración las llegadas tarde, las distracciones en redes sociales y, desde luego, cosas tan graves como la manipulación del horario de entrada o salida.

Aunque a primera vista pueda parecer inofensivo, este comportamiento tiene consecuencias sobre la productividad y los costes de la empresa.

Tipos de robo de tiempo

Para entender mejor de qué estamos hablando, vamos a ver algunos ejemplos claros de robo de tiempo que están bastante extendidos:

• Uso del horario laboral para asuntos personales

Los llamados «asuntos personales», están contemplados dentro de la legislación laboral española y el Estatuto de los Trabajadores, que permiten a los trabajadores ausentarse por un determinado tiempo según sea la causa.

Sin embargo, muchas personas utilizan su tiempo de trabajo para resolver cuestiones personales. Contestar llamadas privadas, revisar correos personales o hacer trámites personales por internet, aunque aparentemente solo toman minutos, a la larga constituyen una pérdida de tiempo.

• Buddy punching, fichar por un compañero

EL buddy punching o fichaje por compañeros es una práctica bastante extendida. Consiste en pedir a un compañero que marque la entrada o la salida en nombre de otro. Es mucho más habitual cuando se trabaja con sistemas manuales o analógicos.

• Distracciones digitales y cyberslacking

El uso de las redes sociales se ha ido adueñando de nuestro tiempo y el horario laboral muchas veces tampoco está a salvo. El acceso constante a redes sociales y páginas web ajenas al trabajo provoca una doble consecuencia: por un lado, se pierde el tiempo y, por otro, la concentración merma considerablemente, lo que afecta a la calidad del trabajo y la productividad.

Las consecuencias legales del robo de tiempo en el ámbito laboral depende en gran medida de la legislación vigente en cada zona. Las prácticas y la normativa específica, serán quienes definan las sanciones en cada caso.

En Estados Unidos, un robo de tiempo superior a 1.000 dólares se considera delito grave y puede castigarse con hasta diez años de prisión y/o una multa de 250.000 dólares. En España, puede ser causa de despido.

Pero veamos a ver dos ejemplos de dos situaciones diferentes, ambos casos reales y recientes:

• En Estados Unidos, un empleado paga al empresario más de 2.000 dólares por más de 50 horas de entradas de tiempo inexplicables

En el caso Reach contra Besse, el BC Civil Resolution Tribunal desestimó la demanda por despido improcedente de una empleada y, en su lugar, concedió una indemnización por daños y perjuicios al empleador.

Se descubrió que la Sra. Besse, contable que trabajaba a distancia para Reach CPA Inc, había declarado más de 50 horas en partes de horas que no estaban respaldados por los datos de actividad del programa informático de control del tiempo. Tras ser interrogada, no explicó las discrepancias y fue despedida por causa justificada.

Según un artículo de Morgan & Morgan, a empleada presentó una reclamación de 5.000 dólares por despido improcedente, salarios impagados e indemnización.

El empleador hizo una contrademanda por unos 1.500 dólares por salarios pagados durante el robo de tiempo y 1.000 dólares adeudados de un anticipo para equipamiento de oficina en casa.

El Tribunal dictaminó que el robo de tiempo es una falta grave, especialmente en entornos de trabajo remotos donde la confianza es clave, y condenó a la Sra. Besse a reembolsar al empleador los salarios pagados por las horas no trabajadas y los anticipos pendientes.

El total ascendía a unos 1.500 dólares en concepto de horas no trabajadas, más unos 1.000 dólares adeudados en concepto de anticipo para equipamiento de oficina en casa, lo que sumaba un total de unos 2.750 dólares, incluidos intereses y tasas.

• En España, fichar por otros es una infracción muy grave

En la sentencia STSJ 2074/2019, el Tribunal Superior de Justicia de Granada declaró procedente el despido disciplinario de dos trabajadoras (Ofelia y Gloria) que se habían puesto de acuerdo para suplantarse mutuamente a la hora de fichar, de manera que ambas simulaban tener una jornada laboral completa.

Según la investigación, mientras Ofelia utilizaba las credenciales de la otra  compañera para registrar la entrada de ambas, Gloria, hacía lo mismo con el registro de la salida. Este patrón, se repitió de forma continuada. Es decir, un típico caso de buddy punching o fichaje por compañeros.

La actuación de ambas fue calificada como  infracción muy grave ya que vulnera la buena fe contractual. Además, el Tribunal subrayó que la relación laboral no solo se basa en la prestación efectiva del servicio, sino también en el cumplimiento del horario pactado.

Además, destacó que esta práctica generaba saldos horarios ficticios y perjudicaba directamente a la empresa al registrar más horas de las realmente trabajadas.

El TSJ ha determinado que esta actuación supone una transgresión grave e la buena fe contractual prevista en el art. 54, apartado 2, letra d) del ET.

Conclusiones:

1. El robo de tiempo perjudica la relación laboral, especialmente en entornos de trabajo remotos en los que la supervisión es limitada. El robo de tiempo también puede ser como motivo de despido.
2. Un software de control horario fiable puede proporcionar pruebas sólidas del robo de tiempo, pero debe utilizarse respetando las leyes de privacidad y las políticas del lugar de trabajo.
3. Contar con políticas transparentes de monitoreo, si son legales en su país, ayudan a los empresarios a protegerse legalmente, especialmente cuando se trata de trabajo a distancia.

Para detectar el robo de tiempo hay que empezar por prestar mucha atención a los patrones y datos de los empleados. Por ejemplo, si un empleado declara más horas de las que le corresponden, es posible que su productividad se vea afectada.

Es decir, si el rendimiento de un trabajador, como el número de tareas completadas o de llamadas realizadas, es muy inferior al esperado para las horas que declaró, podría ser un signo de robo de tiempo.

Por otro lado, si se comparan las horas de entrada y salida con las grabaciones de las cámaras de seguridad o los registros de acceso, se pueden obtener pruebas claras de si los empleados estuvieron físicamente presentes durante las horas que declararon.

Todo esto dependerá de la legalidad de cada método y lo que esté admitido según la normativa laboral de tu país.

No obstante, para conseguir este tipo de información, resultan muy útiles las herramientas de análisis de rendimiento laboral o un software de control horario de calidad. 

1. Establecer objetivos y expectativas claros

Cuando los empleados saben exactamente lo que se espera de ellos y tienen plazos claros, están más concentrados y es menos probable que pierdan el tiempo. Los objetivos claros mantienen la responsabilidad de todos y ayudan a reducir las oportunidades de robo de tiempo.

Asegúrate de que estas expectativas están documentadas, se comunican con regularidad y están vinculadas a resultados medibles. Revisiones periódicas o actualizaciones del progreso

2. Utilizar herramientas de control horario automatizadas

Tanto si se trata de fichar a un compañero como de amañar las horas u olvidar registrar el tiempo con precisión, confiar en métodos anticuados hace que su empresa sea vulnerable al robo de tiempo y a los errores en las nóminas.

Ahí es donde entra en juego el software de control horario automatizado. No sólo garantiza la exactitud de las entradas y salidas, sino que también le ayuda a mantener la responsabilidad de todo su equipo.

Sin embargo, no hay que elegir cualquier herramienta de control del tiempo. A la hora de elegir un software para gestionar el tiempo y la asistencia, busque funciones diseñadas específicamente para evitar el uso indebido y favorecer la transparencia de la plantilla.

Entre las funciones clave que debe tener en cuenta se incluyen:

• Verificación biométrica (como el reconocimiento facial o el escaneado de huellas dactilares) para eliminar el fichaje de compañeros y garantizar que ficha la persona correcta.

• Seguimiento por GPS para verificar la ubicación del empleado durante el fichaje, especialmente útil para equipos remotos o trabajadores sobre el terreno.

• Alertas en tiempo real para avisar de fichajes perdidos, tardíos o irregulares, de modo que los responsables puedan responder rápidamente.

• Elaboración de informes que proporcionan un registro claro y a prueba de manipulaciones de las entradas de tiempo para su cumplimiento y revisión.

Invertir en la solución adecuada no sólo protege su empresa, sino que también ayuda a aumentar la productividad y la responsabilidad de todo su equipo.

3. Monitorizar la productividad, no solo el tiempo

Una semana laboral de 40 horas con un rendimiento escaso o nulo no beneficia a nadie. Por eso es importante hacer un seguimiento de lo que se hace, no sólo de cuándo se trabaja.

Al evaluar el rendimiento de los empleados junto con las horas registradas, puede detectar incoherencias que de otro modo pasarían desapercibidas. Por ejemplo, si alguien registra regularmente turnos completos pero incumple sistemáticamente los plazos o realiza un trabajo mínimo, merece la pena profundizar. Podría ser un signo de mala gestión del tiempo o de manipulación deliberada.

Para hacerlo con eficacia, considere la posibilidad de utilizar un sistema de seguimiento del tiempo con funciones de gestión de proyectos y control de la productividad. Esto te permitirá

• Tomar capturas de pantalla durante las horas de trabajo para tener una mejor visión de cómo se está realizando el trabajo.
• Monitorizar qué herramientas o plataformas se están utilizando durante las horas de trabajo, ayudando a identificar distracciones o mal uso del tiempo.
• Categorizar las entradas de tiempo directamente en proyectos o entregables específicos, lo que facilita la evaluación de la productividad en términos de producción real.

El seguimiento de la producción de los empleados junto con las horas trabajadas ayuda a detectar desajustes que podrían ser indicios de robo de tiempo. Si las tareas o resultados de alguien no coinciden con el tiempo que registró, es una buena razón para investigar.

4. Reducir el número de pausas y reuniones innecesarias

Mantener la concentración y prevenir el agotamiento requiere fomentar descansos regulares y saludables entre los empleados. Sin embargo, existe una línea muy fina entre las pausas reparadoras y el exceso de inactividad: descansos demasiado largos o frecuentes pueden reducir la productividad y dar lugar a una cultura de descompromiso.

Para encontrar el equilibrio, resulta clave establecer directrices claras sobre los tiempos de descanso.

Promueve pausas cortas e intencionadas que permitan recuperar energía sin interrumpir el ritmo de trabajo. Herramientas como recordatorios programados o temporizadores de productividad son aliadas útiles para organizar descansos estructurados y efectivos.

Del mismo modo, las reuniones deben ser espacios con un propósito definido, no un drenaje de tiempo y energía. Reuniones poco planificadas o demasiado frecuentes pueden consumir rápidamente gran parte de la jornada.

Para evitarlo, conviene fijar agendas claras, limitar la asistencia a quienes realmente aportan valor y reemplazar encuentros innecesarios por actualizaciones rápidas a través de correo electrónico o herramientas de mensajería.

5. Estimular el compromiso de los empleados

Cuando los empleados se sienten valorados, reciben confianza y están motivados, la probabilidad de que recurran al robo de tiempo disminuye considerablemente.

En cambio, un equipo desmotivado tiende a estar más pendiente del reloj, a desconectarse de sus tareas o incluso a buscar la manera de reducir su esfuerzo durante la jornada.

Para minimizar este riesgo, es fundamental cultivar una cultura laboral positiva y de apoyo.

Reconocer y recompensar el buen desempeño, brindar oportunidades de desarrollo y dar espacio a la voz de los empleados son acciones clave para fortalecer el compromiso.

En última instancia, los equipos motivados se implican más en sus responsabilidades y gestionan su tiempo con mayor responsabilidad, lo que se traduce en mejores resultados para la organización.

El robo de tiempo es un problema que las empresas no deberían pasar por alto. Aunque unos minutos perdidos aquí y allá puedan parecer insignificantes, con el tiempo se transforman en una merma considerable de productividad y en costes económicos.

Contar con políticas claras, una comunicación abierta y herramientas eficaces de control horario permite prevenir este tipo de prácticas antes de que se conviertan en un obstáculo mayor.

Adoptar medidas proactivas ahora te ayudará a fomentar la responsabilidad en el equipo, proteger los resultados financieros y garantizar que cada minuto trabajado contribuya realmente al crecimiento de la empresa.