Was ist Arbeitszeitbetrug und wie kannst du ihn verhindern?

Arbeitszeitbetrug passiert, wenn Mitarbeiter für Arbeitsstunden bezahlt werden, die sie eigentlich nicht gemacht haben. Das kann absichtlich oder aus Versehen passieren, aber so oder so summiert es sich und schadet dem Unternehmen.

Arbeitszeitbetrug kann viele Formen annehmen, von Buddy Punching (für jemand anderen einstempeln), über längere Pausen bis hin zu absichtlich langsamerer Arbeit oder der Nutzung der Arbeitszeit für private Aufgaben. Dieser unsichtbare Verlust summiert sich, beeinträchtigt die Produktivität und erhöht die Arbeitskosten.

Die Konsequenzen von Arbeitszeitbetrug hängen davon ab, wie schlimm die Situation ist. Wenn jemand mal ein oder zwei Mal vergisst, sich auszustempeln, wird das normalerweise als kleiner Fehler gesehen.

Wenn jemand aber absichtlich wiederholt seine Zeiten nicht richtig erfasst oder groß angelegten Arbeitszeitbetrug begeht, können die Strafen viel härter ausfallen. Laut dem Artikel von Morgan & Morgan zum Thema Arbeitsrecht und Arbeitszeitbetrug kann Arbeitszeitbetrug, bei dem es um mehr als 1.000 Dollar geht, als Verbrechen gelten, was zu hohen Geldstrafen und sogar zu Gefängnisstrafen führen kann, in manchen Fällen bis zu zehn Jahren.

Abgesehen von den rechtlichen Konsequenzen ist Arbeitszeitbetrug oft ein Grund für eine Kündigung. Einige Mitarbeiter wurden wegen des Verdachts auf Arbeitszeitbetrug entlassen.

• Mitarbeiterin muss ihrem Chef über 2000 Dollar für mehr als 50 Stunden ungeklärte Zeiteinträge bezahlen

Im Fall Reach gegen Besse hat das Zivilgericht von British Columbia die Klage einer Angestellten wegen ungerechtfertigter Kündigung abgelehnt und stattdessen dem Arbeitgeber Schadenersatz zugesprochen.

Frau Besse, eine Buchhalterin, die in Remote-Arbeit für Reach CPA Inc. arbeitete, hatte über 50 Stunden auf Stundenzetteln angegeben, die nicht durch die Aktivitätsdaten der Zeiterfassungssoftware bestätigt wurden. Nachdem sie darauf angesprochen wurde, konnte sie die Unstimmigkeiten nicht erklären und wurde aus triftigem Grund gekündigt.

Die Angestellte reichte eine Klage über 5.000 Dollar wegen ungerechtfertigter Kündigung, nicht gezahlter Löhne und Abfindung ein. Der Arbeitgeber erhob eine Gegenklage über etwa 1.500 Dollar für während des Arbeitszeitbetrugs gezahlte Löhne und 1.000 Dollar für einen Vorschuss für Heimarbeitsgeräte.

Das Gericht entschied, dass Arbeitszeitbetrug ein schwerwiegendes Fehlverhalten ist, vor allem in Remote-Arbeit, in der Vertrauen eine wichtige Rolle spielt, und ordnete an, dass Frau Besse dem Arbeitgeber die für nicht geleistete Arbeitsstunden gezahlten Löhne und ausstehende Vorschüsse zurückzahlen muss.

Der Betrag belief sich auf insgesamt etwa 1.500 Dollar für Löhne, die für nicht geleistete Arbeitsstunden gezahlt wurden, zuzüglich etwa 1.000 Dollar für einen Vorschuss für Heim-Büroausstattung, insgesamt also etwa 2.750 Dollar einschließlich Zinsen und Gebühren.

Erkenntnisse:

1. Arbeitszeitbetrug kann das Arbeitsverhältnis schädigen, vor allem in Remote-Arbeitsumgebungen, wo die Überwachung eingeschränkt ist. Arbeitszeitbetrug kann auch als Kündigungsgrund dienen, wenn er gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt.
2. Eine zuverlässige Zeiterfassungssoftware kann starke Beweise für Arbeitszeitbetrug liefern, sollte aber im Einklang mit Datenschutzgesetzen und Unternehmensrichtlinien eingesetzt werden.
3. Transparente Richtlinien zur elektronischen Überwachung helfen Arbeitgebern, sich rechtlich abzusichern, und unterstützen die faire Durchsetzung der Arbeitszeiterfassung, vor allem bei Remote-Arbeit.

Um Arbeitszeitbetrug zu erkennen, muss man erst mal genau auf die Arbeitsmuster und Daten der Mitarbeiter achten. Eine gute Methode ist, die von den Mitarbeitern gemeldeten Stunden mit ihrer tatsächlichen Produktivität zu vergleichen. Wenn zum Beispiel die Leistung eines Mitarbeiters, wie die Anzahl der erledigten Aufgaben oder getätigten Anrufe, viel geringer ist als für die von ihm angegebenen Stunden erwartet, könnte das ein Hinweis auf Arbeitszeitbetrug sein.

Der Einsatz von Workforce-Analyse-Tools und Zeiterfassungssoftware kann dies erleichtern, indem ungewöhnliche Muster bei einzelnen Mitarbeitern oder im gesamten Team erkannt werden.

Darüber hinaus kann ein Abgleich der Ein- und Ausstempelzeiten mit Aufzeichnungen von Überwachungskameras oder Zugangsprotokollen eindeutige Beweise dafür liefern, ob die Mitarbeiter während der von ihnen gemeldeten Stunden tatsächlich anwesend waren.

Selbst wenn du glaubst, dass dein Arbeitsplatz vor Arbeitszeitbetrug sicher ist, hilft die Analyse von Zeit- und Produktivitätsdaten dabei, versteckte Probleme aufzudecken, bevor sie zu größeren Problemen werden.

1. Setze klare Ziele und Erwartungen

Wenn deine Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, und klare Fristen haben, sind sie fokussierter und verschwenden weniger Zeit. Klare Ziele sorgen dafür, dass jeder Verantwortung übernimmt, und helfen, Möglichkeiten für Arbeitszeitbetrug zu reduzieren.

Stelle sicher, dass diese Erwartungen dokumentiert, regelmäßig kommuniziert und an messbare Ergebnisse geknüpft sind. Regelmäßige Check-ins oder Fortschrittsberichte können ebenfalls dazu beitragen, dass alle auf Kurs bleiben und sich an den Prioritäten des Unternehmens orientieren.

2. Nutze automatisierte Zeiterfassungstools

Ob es um das Thema „Buddy Punching” geht, das Fälschen von Arbeitszeiten oder das Vergessen, die Arbeitszeit genau zu erfassen – wenn du dich auf veraltete Methoden verlässt, ist dein Unternehmen anfällig für Arbeitszeitbetrug und Fehler bei der Lohnabrechnung. Hier kommt eine automatisierte Zeiterfassungssoftware ins Spiel. Eine solche Lösung sorgt nicht nur für genaue Ein- und Ausstempelungen, sondern hilft dir auch dabei, die Rechenschaftspflicht in deinem Team aufrechtzuerhalten.

Aber nimm nicht einfach irgendeine Zeiterfassungslösung. Achte bei der Auswahl eines Systems zur Zeit- und Anwesenheitszeiterfassung auf Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, Missbrauch zu verhindern und die Transparenz der Belegschaft zu fördern.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Biometrische Verifizierung (wie Gesichtserkennung oder Fingerabdruckscan), um das „Buddy Punching“ zu verhindern und sicherzustellen, dass die richtige Person einstempelt.

• GPS-Tracking, um den Standort der Mitarbeiter beim Einstempeln zu überprüfen, besonders nützlich für Remote-Teams oder Außendienstmitarbeiter.

• Echtzeit-Benachrichtigungen, um verpasste, verspätete oder unregelmäßige Einstempelprozesse zu melden, damit Führungskräfte schnell reagieren können.

• Audit-Protokolle und Meldetools, die eine klare, manipulationssichere Aufzeichnung der Zeiteinträge für Compliance- und Überprüfungszwecke liefern.

Die Investition in die richtige Lösung schützt nicht nur dein Unternehmen, sondern trägt auch dazu bei, die Produktivität und Verantwortlichkeit deines gesamten Teams zu steigern.

3. Überwache die Produktivität, nicht nur die Arbeitszeiten

Eine 40-Stunden-Woche mit wenig bis gar keiner sinnvollen Leistung nützt niemandem etwas. Deshalb ist es wichtig, nicht nur zu verfolgen, wann jemand arbeitet, sondern auch, was er leistet.

Indem du die Leistung der Mitarbeiter zusammen mit ihren protokollierten Stunden bewertest, kannst du Unstimmigkeiten erkennen, die sonst vielleicht unbemerkt bleiben würden. Wenn zum Beispiel jemand regelmäßig volle Schichten protokolliert, aber ständig Termine verpasst oder nur minimale Arbeit leistet, lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Das könnte ein Zeichen für schlechtes Zeitmanagement oder absichtliche Manipulation sein.

Um dies effektiv zu tun, solltest du eine Zeiterfassungslösung mit Projektmanagement- und Produktivitätsüberwachungsfunktionen in Betracht ziehen. Damit kannst du:

• Screenshots während der Arbeitszeit erstellen, um einen besseren Überblick über die Arbeitsabläufe zu erhalten
• Überwachen, welche Tools oder Plattformen während der Arbeitszeit genutzt werden, um Ablenkungen oder Zeitverschwendung zu erkennen
• Zeiteinträge direkt bestimmten Projekten oder Ergebnissen zuordnen, um die Produktivität anhand der tatsächlichen Ergebnisse leichter beurteilen zu können

Die Erfassung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter neben den geleisteten Arbeitsstunden hilft dabei, Unstimmigkeiten zu erkennen, die auf Arbeitszeitbetrug hindeuten könnten. Wenn die Aufgaben oder Ergebnisse einer Person nicht mit der von ihr erfassten Zeit übereinstimmen, ist das ein guter Grund, Nachforschungen anzustellen.

4. Schränke unnötige Pausen und Besprechungen ein

Mitarbeiter zu regelmäßigen, gesunden Pausen zu ermutigen, ist wichtig, um die Konzentration aufrechtzuerhalten und Burnout zu verhindern, aber es gibt eine feine Grenze zwischen erholsamen Pausen und übermäßigen Ausfallzeiten. Lange oder häufige außerplanmäßige Pausen können die Produktivität beeinträchtigen und eine Kultur der Desinteresse schaffen.

Um das richtige Gleichgewicht zu finden, solltest du klare Richtlinien für Pausenzeiten festlegen. Ermutige kurze, bewusste Pausen, die den Mitarbeitern helfen, neue Energie zu tanken, ohne den Arbeitsablauf zu stören. Tools wie Erinnerungen an Arbeitsplan-Pausen oder Produktivitätstimer können dazu beitragen, strukturierte und effiziente Ruhezeiten zu fördern.

Ebenso sollten Meetings einem klaren Zweck dienen und nicht zu einem Zeit- und Energieverlust werden. Unstrukturierte oder zu häufige Meetings können schnell einen großen Teil des Arbeitstages in Anspruch nehmen. Um zu verhindern, dass Meetings übermäßig lang dauern, solltest du versuchen, klare Tagesordnungen festzulegen, nur die notwendigen Teilnehmer einzuladen und unnötige Meetings durch kurze Updates per E-Mail oder Messaging-Tools zu ersetzen.

5. Steigere die Arbeitsmoral und das Engagement der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich geschätzt, vertraut und motiviert fühlen, neigen weitaus weniger dazu, Arbeitszeitbetrug zu begehen. Ein unmotiviertes Team neigt eher dazu, auf die Uhr zu schauen, Abstriche zu machen oder während des Tages mental abzuschalten.

Um dieses Risiko zu verringern, solltest du dich darauf konzentrieren, eine positive, unterstützende Arbeitskultur aufzubauen. Erkenne und belohne gute Leistungen, biete Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und höre auf das Feedback der Mitarbeiter.

Letztendlich sind engagierte Mitarbeiter motivierter bei der Arbeit und gehen verantwortungsbewusster mit ihrer Zeit um.

Arbeitszeitbetrug ist definitiv ein Thema, das Unternehmen nicht ignorieren sollten. Auch wenn ein paar Minuten hier und da harmlos erscheinen mögen, kann dies im Laufe der Zeit zu erheblichen Produktivitätsverlusten und finanziellen Einbußen führen. Klare Richtlinien, transparente Kommunikation und die richtigen Tools zur Zeiterfassung können dazu beitragen, Probleme mit Arbeitszeitbetrug zu verhindern, bevor sie eskalieren.

Wenn du jetzt proaktive Maßnahmen ergreifst, kannst du einen verantwortungsbewussteren Arbeitsplatz schaffen, deinen Gewinn sichern und sicherstellen, dass jede Minute auf der Uhr dazu beiträgt, dein Unternehmen voranzubringen.