Ne. Sledování pracovní doby zaměstnanců má smysl v některých situacích a organizacích, v jiných situacích a organizacích však nikoli.
Ve společnosti Jibble máme určité týmy, u kterých sledujeme pracovní dobu a činnost – například ty, které jsou placeny hodinově – a u jiných týmů to neděláme. Ve skutečnosti u většiny našich zaměstnanců sledujeme především jejich výkonnost a výsledky.
Klíčové je zjistit, proč potřebujete sledovat čas, a pak se rozhodnout, jak to udělat.
Obecně platí, že u zaměstnanců, kteří musí být přítomni na pracovišti, jako jsou restaurace, nemocnice, staveniště atd., má sledování docházky velký smysl, protože pokud zaměstnanci nejsou přítomni, nemohou vykonávat svou práci.
Zde je několik příkladů systémů pro evidenci času a docházky:
- Žádné monitorování, pouze fyzická přítomnost.
- To funguje dobře pro velmi malé týmy.
- Pero a papír
- Opět, to může fungovat dobře pro malé týmy, kde je třeba zaznamenávat čas. Samozřejmě je to náchylné ke zneužití.
- Karetní docházkové systémy
- Systematizované, ale náchylné ke zneužití, časově náročné získávání dat z karet, karty nejsou zálohovány a vše je náchylné k chybám. Opět, to může fungovat dobře pro malé organizace, kde je vysoká viditelnost týmu.
- Elektronické (necloudové) docházkové systémy
- Obvykle jsou drahé na pořízení, rychle zastarávají, data nejsou k dispozici v reálném čase a nejsou zálohována.
- Cloudový software pro evidenci docházky.
- Ano, prodáváme ho, ale je to cesta vpřed, protože řeší všechny problémy ostatních systémů – proto se stal tak populárním.
Ano, většina systémů pro evidenci docházky také vytváří časové výkazy a většina z nich je poskytuje v několika formátech.
Ne. Kromě správy času zaměstnanců lze systémy pro evidenci docházky použít také ke sledování absence nebo docházky v rámci různých akcí a služeb. Proto jsme také zajistili, aby Jibble perfektně fungoval pro sledování docházky studentů a docházky do kostela.
Software pro sledování času je obecný termín pro software, který dělá přesně to, co říká, tedy sleduje čas.
Klíčové je, že jej lze použít jak pro zaměstnance pracující v kanceláři, tak pro zaměstnance pracující v terénu.
Sledování docházky je podskupinou sledování času a vzhledem k slovu „docházka“ se vztahuje na zaměstnance pracující v terénu.
Podvodné zaznamenání docházky (buddy punching) je situace, kdy jeden zaměstnanec požádá jiného, aby za něj zaznamenal příchod nebo odchod. Nejenže se jedná o podvod, ale také demotivuje ty, kteří jsou svědky toho, jak jejich kolegové dostávají zaplaceno, aniž by pracovali.
Proto existuje biometrická docházka, což je jiný způsob zaznamenávání docházky pomocí biologických údajů, jako jsou otisky prstů, rozpoznávání obličeje nebo hlas (což jsme zatím neviděli). Spojte to s docházkovým systémem na pevném místě nebo s GPS v telefonu či tabletu a máte zaznamenanou správnou osobu i místo v daném čase.
Některé systémy používají RFID karty nebo NFC karty, ale systémy, které používají karty, jsou samozřejmě náchylné k podvodům. To může dobře fungovat v dobře viditelných oblastech, jako jsou oblasti s kamerovým systémem. Jiný software používá místo karet telefony, ale i když lze telefony půjčit kolegům, mnozí se tomu budou bránit, protože to znamená, že nemohou používat svůj telefon. Jibble podporuje tuto funkci pomocí „zamknutí zařízení“, což znamená, že k přihlášení a odhlášení lze použít pouze jejich konkrétní telefon.
Zaměstnavatel nemůže zaměstnance nutit, aby používal aplikaci na svém mobilním telefonu, pokud to není výslovně uvedeno ve smlouvě.
Ve skutečnosti by však zaměstnavatel a zaměstnanec měli mít určitou úroveň porozumění, aby udrželi dobré pracovní vztahy, a proto by se za normálních okolností považovalo za rozumné, pokud by zaměstnanec na požádání zvedl svůj mobilní telefon nebo jej použil ke sledování času.
Bezplatných aplikací není mnoho, ale ty, které existují, vydělávají peníze tím, že účtují poplatky za volitelné upgrady.
Komunikace je opravdu důležitá, stejně jako stanovení očekávání. Sledování docházky nepomáhá jen při vedení záznamů, ale také znamená, že zaměstnanci mohou být spravedlivě odměňováni za svůj čas. A to je klíčové sdělení, které je třeba předat.
Většina z nich se skutečně snaží řešit stejný problém, tj. sledovat docházku. Každé z nich má však své silné stránky, cenu, způsoby zaznamenávání příchodu a odchodu a, co je možná nejdůležitější, každé z nich má různou úroveň provedení – software pro evidenci docházky, který zaměstnancům ztěžuje zaznamenávání příchodu a odchodu, nakonec způsobí mnohem více problémů, než kolik jich vyřeší.
Rovněž je třeba mít na paměti, že když se rozhodnete pro sledování docházky, nekupujete produkt, ale investujete do něj, protože produkt se bude v průběhu času měnit a je obtížné měnit systémy. Proto je důležité zajistit, aby se systém zlepšoval a aby zákaznická podpora byla pohotová.
Sledování docházky zaměstnanců je zcela legální ve všech jurisdikcích po celém světě, protože zaměstnavatelé v zásadě potřebují vědět, kde se jejich zaměstnanci nacházejí.
Ve skutečnosti se v mnoha vyspělých zemích stalo sledování pracovní doby v nějaké formě zákonnou povinností, aby byli zaměstnanci chráněni před přepracováním a aby jim byly proplaceny všechny přesčasy, ale kvůli nedostatečné informovanosti jsou tyto zákony málokdy dodržovány.
Více informací o zákonnosti sledování času v USA najdete v našem komplexním právním průvodci sledováním času.
Ano, protože sledování dovolených a docházky jsou vzájemně provázané.
Zde je několik dalších otázek týkajících se sledování času, které jste se báli položit!
Můžete také navštívit webové stránky Jibble, kde se dozvíte více o sledování času pomocí Jibble. Najdete tam komplexní informace o našich funkcích, výhodách a o tom, jak naše řešení pro sledování času může zefektivnit váš pracovní postup.