6 passos fáceis para calcular as horas trabalhadas com precisão

Written by Asim Qureshi
Por Asim Qureshi, CEO Jibble

Oi, eu sou Asim Qureshi, o CEO e cofundador do Jibble, um rastreador de horas e presença baseado na nuvem. Tenho vários anos de experiência criando e expandindo equipes e produtos de software por diversas indústrias e mercados. Antes de fundar o Jibble, trabalhei como vice-presidente na Morgan Stanley por seis anos. Minha paixão é ajudar empresas a melhorarem sua produtividade e desempenho com o uso de tecnologia e de práticas inteligentes na gestão de tempo.

O que você vai ver neste artigo

Por que é importante calcular as horas trabalhadas com precisão?

6 passos fáceis para calcular as horas trabalhadas com precisão

Exemplo de cálculo de horas trabalhadas

Como rastrear as horas trabalhadas dos funcionários?

Considerações finais

Por que é importante calcular as horas trabalhadas com precisão?

Calcular as horas trabalhadas de forma precisa é essencial por várias razões. Para começar, garante que os funcionários vão receber de forma justa pelo tempo e esforço. Ninguém quer ser passado para trás ou trabalhar demais sem o reconhecimento que merece. Registros de horas precisos também permitem que os empregadores rastreiem precisamente os custos de mão de obra para gerenciar o orçamento de forma mais eficaz e tomar melhores decisões sobre a alocação do pessoal. Identificando padrões de produtividade e áreas que podem ser melhoradas, os gerentes podem criar um ambiente de trabalho mais eficiente. E, mais importante, rastreamento e cálculos das horas de trabalho precisos são fundamentais para seguir as leis e regulamentações trabalhistas. Pode ajudar a evitar multas pesadas, brigas por causa de salário e facilita muito o processo de auditoria.

Calculando as horas de trabalho. Foto por RDNE Stock project: https://www.pexels.com/photo/man-in-black-suit-working-7821702/

6 passos fáceis para calcular as horas trabalhadas com precisão

Calcular as horas trabalhadas não precisa ser complicado. Se essa é a primeira vez que está calculando as horas trabalhadas à mão, é só seguir esses 6 passos fáceis que já vai entender como fazer isso sem erros.

1. Defina os horários de início e de fim.

Primeiro, registre os horários exatos de início e fim no período de trabalho. Isso deve incluir tanto os horários de entrada quanto os de saída. Também anote a data, ainda mais se o período trabalhado cobre vários dias.

2. Converta as horas para horas militares (24h).

Agora, vamos converter os horários de início e fim para as horas militares. No caso, é um sistema de 24 horas que elimina toda confusão entre AM e PM. E que já é o mais usado no Brasil e em grande parte do mundo.

Nas horas militares, 12:00 AM é representado como 00:00, 1:00 AM é 01:00, e assim por diante. Se a hora for 1:00 PM ou mais tarde, é só adicionar 12 ao horário para ver o formato militar. Por exemplo, 3:30 PM vira 15:30 e 0:00 PM vira 21:00.

3. Transforme os minutos em decimais.

Trabalhar com os decimais deixa os cálculos mais simples. Converta os minutos em decimais ao dividir o número de minutos por 60. Por exemplo:

  • 15 minutos = 15/60 = 0.25 horas
  • 30 minutos = 30/60 = 0.5 horas
  • 45 minutos = 45/60 = 0.75 horas

4. Subtraia o horário de início do horário de fim.

Pegue o horário de fim (no formato militar) e subtraia o horário de início dele (também em formato militar) para determinar o total de horas e minutos trabalhados.

NOTA: Se o horário de fim for mais cedo do que o horário de início, o turno terminou no dia seguinte.

5. Desconte todo o tempo de intervalos não-remunerados.

Se os funcionários têm direito a intervalos durante seus turnos, desconte o tempo dos intervalos do total de horas calculadas no passo 4. Se certifique de seguir as leis trabalhistas e as políticas da empresa que dizem respeito ao tempo de intervalo e aos períodos de intervalos remunerados e não-remunerados.

6. Adicione todas as horas faturáveis do período de pagamento.

Por fim, adicione o total de horas faturáveis do período de pagamento inteiro. Faça a soma das horas trabalhadas de cada dia, levando em conta as horas extras, se houver alguma. Esse valor final vai representar de forma precisa as horas trabalhadas do funcionário no período de pagamento específico.

Aviso importante para contar as horas extras

Para calcular a remuneração das horas extras, é importante conhecer as regras e regulamentações de horas extras. O Ministério do Trabalho define horas extras para um funcionário CLT de turno integral como qualquer tempo trabalhado além de 8 horas por dia ou 44 horas por semana. O valor pago pelas horas extras deve ser de no mínimo 50% a mais do valor base. Se as horas trabalhadas passarem do limite normal, você deve calcular e incluir as horas extras no salário total do funcionário.

Para considerar as horas extras, identifique o número de horas que vão além da carga normal e aplique a taxa correta de horas extras, conforme a política da empresa ou as leis trabalhistas. Ao calcular a remuneração final, lembre-se de contar todo tempo adicional trabalhado no período de pagamento.

Exemplo de cálculo de horas trabalhadas

Digamos que um funcionário comece o trabalho às 9:00 AM e termine às 5:30 PM. É assim que se deve calcular:

  • Passo 1: Defina os horários de início e de fim.

Horário de início: 9:00 AM, Horário de fim: 5:30 PM

  • Passo 2: Converta esse tempo para o formato militar (24 horas).

Horário de início: 09:00, Horário de fim: 17:30

  • Passo 3: Transforme os minutos em decimais.

Horário de início: 09.00, Horário de fim: 17.50

  • Passo 4: Subtraia o horário de início do horário de fim.

17.50 – 09.00 = 8.50 horas

  • Passo 5: Desconte os intervalos não-remunerados. Se o funcionário teve um intervalo não-remunerado de 30 minutos (0.50 horas), subtraia ele:

8.50 – 0.50 = 8.00 horas

  • Passo 6: Adicione todas as horas faturáveis. Repita o processo para cada dia trabalhado no período de pagamento e então adicione todas as horas faturáveis para ter o total de horas trabalhadas.

Como rastrear as horas trabalhadas dos funcionários?

Mas antes de calcular as horas trabalhadas, vai precisar de um sistema eficiente e confiável para rastrear elas. Confira alguns dos principais métodos e ferramentas de rastrear as horas dos funcionários.

Cartões de ponto com papel e caneta

Os cartões de ponto com papel e caneta são bem tradicionais e são usados há décadas para rastrear as horas trabalhadas dos funcionários. Cada funcionário recebe um cartão físico onde pode anotar os horários de entrada e saída à mão. Os supervisores e o pessoal do RH revisam e calculam as horas no fim de cada período de pagamento.

Vantagens
  • Meio fácil e de baixo custo, bom para pequenos negócios com poucos funcionários.
  • Não requer configuração ou treinamento tecnológico.
Desvantagens
  • Suscetível a erros devido aos cálculos e registros manuais.
  • É difícil de monitorar a presença em tempo real.
  • É demorado de processar e suscetível a atrasos.

Software rastreador de horas

Um software rastreador de horas é uma solução eficiente e precisa de gravar e calcular as horas trabalhadas. Essas ferramentas de software podem ser instaladas no computador ou celular, ou acessadas pela web em navegadores. A melhor coisa é que eles calculam o salário dos funcionários automaticamente com base nos valores que você definir. Um software rastreador de horas dos funcionários, como o Jibble, também tem funcionalidades de relatórios e faturamento completas. E a melhor parte é que dá para aproveitar essas funcionalidades sem gastar nada!

Vantagens
  • A automação reduz os erros e poupa tempo no processamento da folha de pagamento.
  • Permite que os supervisores rastreiem a presença e as horas trabalhadas em tempo real.
  • Gere relatórios detalhados para ter insights sobre a produtividade dos funcionários e rastrear os projetos.
Desvantagens
  • Tem uma configuração inicial e pode exigir treinamento dos funcionários e administradores.

Relógio de ponto mecânico

Relógios de ponto mecânicos são um método de rastreamento de horas usados há muito tempo no trabalho. Nesse método, os funcionários usam um cartão de ponto físico que inserem no relógio para registrar as horas de entrada e saída. A máquina carimba o horário no cartão.

Vantagens
  • Confiável e de boa durabilidade, sem depender de eletricidade ou softwares.
  • Oferece um registro físico que funciona como um backup aos sistemas digitais.
Desvantagens
  • Similar aos cartões de ponto com papel e caneta, os relógios de ponto mecânicos são suscetíveis a erros e devem ser revisados e calculados manualmente.
  • Não tem funcionalidades de relatórios e rastreamento em tempo real.

Relógio de ponto eletrônico

Os relógios de ponto eletrônicos são versões mais modernas dos relógios mecânicos, usando cartões ou crachás eletrônicos em vez de cartões de ponto. Os funcionários passam os cartões para registrar o horário de entrada e saída de forma digital.

Vantagens
  • Mais preciso e eficaz do que os sistemas de papel e caneta e os relógios mecânicos.
  • A integração com softwares de rastreamento de horas permite a sincronização dos dados em tempo real e a geração de relatórios.
  • Pode ter suporte a funcionalidades adicionais, como autenticação biométrica, para mais segurança.
Desvantagens
  • Altos custos iniciais para a configuração e precisa de manutenção regular.
  • Depende de eletricidade e é sujeito a problemas técnicos.

A escolha do método de rastrear as horas vai depender do tamanho da empresa, do orçamento e de quanta automação desejar. Para pequenas empresas com poucos funcionários, cartões de ponto em papel e caneta ou relógios de ponto mecânicos podem ser suficientes. Para organizações maiores ou para quem quer um rastreamento mais preciso e automático, um software rastreador de horas tem soluções muito mais avançadas e eficazes.

Considerações finais

Rastrear e calcular as horas trabalhadas com precisão é essencial tanto para funcionários quanto empregadores. Com os seis passos fáceis que você aprendeu, pode confiar que tem registros de horas precisos e justos. Também dá para pular o processo manual usando um software rastreador de horas e presença, que calcula as horas trabalhadas dos funcionários de forma automática, com base nos horários de entrada e saída registrados. Assim, poupa muito tempo e reduz as chances de erros humanos no processo.

Lembre-se, a precisão no rastreamento de horas melhora a eficiência e promove confiança e transparência entre os empregadores e os funcionários. Então, fique no controle dos registros de horas com esses passos simples e aproveite um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.