„Zeit ist Geld, vor allem bei der Lohnabrechnung.“ Genau deshalb überprüfen Arbeitgeber die Arbeitszeiten.
In diesem Artikel geht es darum, warum es wichtig ist, die Stunden richtig zu erfassen und wie du das am besten machst!
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
Warum ist es so wichtig, die gearbeiteten Stunden genau zu berechnen?
6 einfache Schritte, um die gearbeiteten Stunden genau zu berechnen
- Start- und Endzeiten festlegen.
- Uhrzeit in das 24-Stunden-Format umwandeln (Militärzeit).
- Minuten in Dezimalzahlen umwandeln.
- Startzeit von der Endzeit abziehen.
- Alle unbezahlten Pausen abziehen.
- Alle bezahlten Stunden für den Lohnzeitraum addieren.
Beispiel für die Berechnung der gearbeiteten Stunden
Wie kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter im Blick behalten?
- Zeiterfassungskarten aus Stift und Papier
- Zeiterfassungssoftware
- Mechanische Stechuhr
- Elektronische Stempeluhr
Warum ist es wichtig, die gearbeiteten Stunden genau zu berechnen?
Die genaue Berechnung der Arbeitsstunden ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen stellt sie sicher, dass die Mitarbeiter fair für ihre Zeit und Mühe bezahlt werden. Niemand will zu wenig bezahlt oder überarbeitet werden, ohne dass das richtig abgegolten wird.
Eine genaue Zeiterfassung ermöglicht es Arbeitgebern außerdem, die Arbeitskosten genau zu verfolgen, sodass sie Budgets effektiv verwalten und fundierte Entscheidungen über den Personaleinsatz treffen können. Durch das Erkennen von Produktivitätsmustern und Verbesserungsmöglichkeiten können Führungskräfte ein effizienteres Arbeitsumfeld schaffen. Und vor allem sind die genaue Erfassung und Berechnung der Arbeitszeit entscheidend für die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften.
Dies kann dazu beitragen, kostspielige Strafen zu vermeiden, Lohnstreitigkeiten zu verhindern und Audits erheblich zu vereinfachen.
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6 einfache Schritte, um die gearbeiteten Stunden genau zu berechnen
Die Berechnung der gearbeiteten Stunden muss nicht kompliziert sein. Wenn du zum ersten Mal die Arbeitszeit manuell berechnest, folge einfach diesen 6 einfachen Schritten, und schon bist du auf dem besten Weg zu einer genauen Zeitberechnung.
1. Start- und Endzeiten festlegen.
Beginne damit, die genauen Start- und Endzeiten der Arbeitszeit aufzuschreiben. Dazu gehören sowohl die Einstempel- als auch die Ausstempelzeiten. Vergiss nicht, auch das Datum zu notieren, vor allem, wenn die Arbeitszeit mehrere Tage umfasst.
2. Uhrzeit in das 24-Stunden-Format umwandeln (Militärzeit).
Jetzt wandeln wir die Start- und Endzeiten in die militärische Zeit um. Das ist ein 24-Stunden-System, das Verwechslungen zwischen vormittags und nachmittags vermeidet.
In der militärischen Zeit wird 12:00 AM als 00:00 Uhr dargestellt, 1:00 AM ist 01:00 Uhr und so weiter. Wenn es 13:00 Uhr oder später ist, addiert man einfach 12 zur Stunde dazu, um die entsprechende militärische Zeit zu erhalten. So wird beispielsweise 03:30 PM zu 15:30 und 09:00 PM zu 21:00.
3. Minuten in Dezimalzahlen umwandeln.
Wenn du mit Dezimalzahlen arbeitest, erleichterst du dir den Rechenvorgang ungemein. Um die Minuten in Dezimalzahlen umzuwandeln, teilst du einfach die Anzahl der Minuten durch 60. Zum Beispiel:
- 15 Minuten = 15/60 = 0,25 Stunden
- 30 Minuten = 30/60 = 0,5 Stunden
- 45 Minuten = 45/60 = 0,5 Stunden
4. Startzeit von der Endzeit abziehen.
Nimm die Endzeit (im 24-Stunden-Format) und zieh die Startzeit (auch im 24-Stunden-Format) ab, um die Gesamtzahl der gearbeiteten Stunden und Minuten zu ermitteln.
HINWEIS: Wenn die Endzeit vor der Startzeit liegt, bedeutet dies, dass sich die Schicht auf den nächsten Tag erstreckt.
5. Alle unbezahlten Pausenzeiten abziehen.
Wenn Mitarbeiter während ihrer Arbeitspause Anspruch auf Pausen haben, zieh die Pausendauer von den in Schritt 4 berechneten Gesamtstunden ab. Achte darauf, dass du die Arbeitsgesetze und Unternehmensrichtlinien zu Pausenzeiten und bezahlten/unbezahlten Pausen einhältst.
6. Alle bezahlten Stunden für den Lohnzeitraum addieren.
Die Arbeit mit Dezimalzahlen vereinfacht die Berechnungen. Wandle die Minuten in Dezimalzahlen um, indem du die Anzahl der Minuten durch 60 teilst. Beispiel:
Wichtiger Hinweis zu Überstunden
Bei der Berechnung des Gehalts für gearbeitete Stunden ist es wichtig, die Regeln und Vorschriften für Überstunden zu kennen. In manchen Ländern werden Überstunden für Vollzeitbeschäftigte in der Regel als alle Stunden definiert, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen. Diese werden zu einem höheren Satz als reguläre Stunden vergütet. Wenn die gearbeiteten Stunden den Standardgrenzwert überschreiten, musst du die Überstundenvergütung berechnen und in das Gesamtgehalt des Mitarbeiters einbeziehen.
Um Überstunden zu berücksichtigen, musst du die Anzahl der Stunden ermitteln, die den Standardschwellenwert überschreiten, und den entsprechenden Überstundensatz gemäß den Unternehmensrichtlinien oder Arbeitsgesetzen anwenden. Bei der Berechnung der endgültigen Vergütung musst du alle zusätzlichen Arbeitsstunden berücksichtigen, die während des Lohnzeitraums geleistet wurden.
Beispiel für die Berechnung der gearbeiteten Stunden
Nehmen wir mal an, ein Mitarbeiter fängt um 9:00 Uhr an und hört um 17:30 Uhr auf. So würde die Berechnung aussehen:
- Schritt 1: Lege die Start- und Endzeiten fest.
Startzeit: 9:00 Uhr, Endzeit: 17:30 Uhr
- Schritt 2: Konvertiere die Zeit in die Militärzeit (24 Stunden).
Startzeit: 09:00, Endzeit: 17:30
- Schritt 3: Wandle die Minuten in Dezimalzahlen um.
Startzeit: 09,00, Endzeit: 17,50
- Schritt 4: Ziehe die Startzeit von der Endzeit ab..
17,50 – 09,00 = 8,50 Stunden
- Schritt 5: Ziehe die unbezahlten Pausen ab. Wenn der Mitarbeiter eine 30-minütige unbezahlte Pause (0,50 Stunden) hatte, zieh diese ab:
8,50 – 0,50 = 8,00 Stunden
- Schritt 6: Zähle alle bezahlten Stunden zusammen. Wiederhole diesen Schritt für jeden Arbeitstag im Lohnzeitraum und addiere dann alle bezahlten Stunden, um die Gesamtarbeitszeit zu erhalten.
Wie kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter im Blick behalten?
Bevor du die Arbeitsstunden berechnen kannst, brauchst du ein gutes System, um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter zu erfassen. Hier sind ein paar Methoden und Tools, die dir dabei helfen:
Zeiterfassungskarten aus Stift und Papier
Seit Ewigkeiten werden traditionelle Zeitkarten aus Papier und Stift benutzt, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Jeder Mitarbeiter bekommt eine Karte, auf der er seine Ein- und Ausstempelzeiten selbst einträgt. Die Vorgesetzten oder die Personalabteilung überprüfen und zählen die Stunden am Ende des Lohnzeitraums.
Vorteile
- Einfach und günstig für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern.
- Du brauchst keine technische Einrichtung oder Schulungen.
Nachteile
- Fehleranfällig durch manuelle Erfassung und Berechnungen.
- Schwierige Erfassung der Anwesenheitszeiten in Echtzeit.
- Zeitaufwändige Bearbeitung und anfällig für Verzögerungen.
Zeiterfassungssoftware
Softwarelösungen zur Zeiterfassung sind effiziente und genaue Tools, um deine Arbeitszeiten zu erfassen und zu berechnen. Diese Programme kannst du auf Computern installieren oder über Web-Apps und mobile Geräte nutzen. Das Tolle an diesen Lösungen ist, dass du damit automatisch die Löhne deiner Mitarbeiter anhand des von dir festgelegten Stundensatzes berechnen kannst.
Eine Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter wie Jibble bietet auch umfassende Funktionen für Berichte und Rechnungsstellung. Und das Beste daran: Du kannst all diese Funktionen nutzen, ohne einen Cent zu bezahlen!
Vorteile
- Die Automatisierung reduziert Fehler und spart Zeit bei der Lohnabrechnung.
- Dank Echtzeit-Erfassung können Vorgesetzte Anwesenheits- und Arbeitszeiten überwachen.
- Erstellung von detaillierten Berichte, um Einblicke in die Produktivität deiner Mitarbeiter zu erhalten und deine Projekte zu verfolgen.
Nachteile
- Möglicherweise müssen Mitarbeiter und Administratoren erst geschult werden.
Mechanische Stechuhr
Mechanische Stechuhren sind eine Methode zur Zeiterfassung, die schon seit Jahren an Arbeitsplätzen genutzt wird. Dabei benutzen die Mitarbeiter eine physische Lochkarte, die sie in eine Stechuhr stecken, um ihre Ein- und Ausstempelzeiten zu erfassen. Die Maschine stempelt dann die Uhrzeit auf die Karte.
Vorteile
- Zuverlässig und langlebig, keine Abhängigkeit von Strom oder Software.
- Bietet eine physische Aufzeichnung, die als Backup für digitale Systeme dienen kann.
Nachteile
- Ähnlich wie bei Zeitkarten aus Papier sind mechanische Zeiterfassungsgeräte anfällig für manuelle Fehler und müssen manuell überprüft und berechnet werden.
- Fehlende Funktionen für die Erfassung und Berichterstellung in Echtzeit.
Elektronische Stempeluhr
Elektronische Zeiterfassungsgeräte sind moderne Versionen mechanischer Uhren, die statt Lochkarten elektronische Karten oder Ausweise verwenden. Die Mitarbeiter ziehen ihre elektronischen Karten durch, die ihre Ein- und Ausstempelzeiten digital aufzeichnen.
Vorteile
- Genauer und effizienter als mechanische Uhren und Stift-und-Papier-Systeme.
- Die Integration in Zeiterfassungssoftware ermöglicht die Synchronisierung von Daten und die Erstellung von Berichten in Echtzeit.
- Für mehr Sicherheit können elektronische Stempeluhren zusätzliche Funktionen wie biometrische Authentifizierung unterstützen.
Nachteile
- Anfängliche Einrichtungskosten und laufende Wartung.
- Abhängigkeit von Strom und mögliche technische Probleme.
Die Wahl der richtigen Zeiterfassungsmethode hängt von der Größe des Unternehmens, dem Budget und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern können Zeiterfassungskarten mit Stift und Papier oder mechanische Stechuhren ausreichen. Für größere Unternehmen oder solche, die eine genauere und automatisierte Zeiterfassung anstreben, bietet Zeiterfassungssoftware fortschrittlichere und effizientere Lösungen.
Abschließende Gedanken
Die genaue Erfassung und Berechnung der Arbeitszeit ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer unerlässlich. Mit den 6 einfachen Schritten, die du in diesem Artikel gelernt hast, verfügst du nun über eine zuverlässige Methode, um Fairness und Präzision bei deinen Arbeitszeitaufzeichnungen zu gewährleisten.
Du kannst den manuellen Prozess auch überspringen, indem du eine Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware verwendest, die die Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter automatisch anhand der Ein- und Ausstempelzeiten berechnet. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler bei der Berechnung.
Denke daran, dass eine genaue Zeiterfassung die Effizienz steigert und das Vertrauen und die Transparenz zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern fördert. Übernimm also mit diesen einfachen Schritten die Verantwortung für deine Zeiterfassung und profitiere von einem besser organisierten und produktiveren Arbeitsumfeld.
