Bagaimana cara kerja persetujuan bertingkat?
Pahami cara kerja persetujuan bertingkat agar alur otorisasi perusahaan makin terstruktur
Pada software pelacak cuti berbayar Jibble, terdapat fitur untuk menyiapkan alur persetujuan bertingkat hingga tiga tahapan dalam memproses pengajuan cuti.
Anda jadi bisa memastikan setiap pengajuan cuti karyawan akan diproses oleh pihak yang tepat. Fitur ini tersedia pada paket Premium dan Ultimate.
Silakan baca artikel panduan kami untuk mengetahui cara mengaktifkan persetujuan bertingkat.
Artikel ini mencakup:
- Memahami cara kerja persetujuan bertingkat
- Tipe pemberi izin yang tersedia
- Peran dan hak pemberi izin
- Status pengajuan cuti
- Melihat riwayat persetujuan cuti
- Melangkahi alur persetujuan
Memahami cara kerja persetujuan bertingkat
Saat diaktifkan, pengajuan cuti akan melewati beberapa tahapan alur persetujuan yaitu:
- Pengajuan cuti dikirim ke pemberi izin Tingkat Pertama.
- Setelah disetujui, pengajuannya akan masuk Tingkat Kedua.
- Setelah lolos dari Tingkat Kedua, Anda harus menunggu keputusan pemberi izin Tingkat Ketiga (jika diaktifkan).
- Pengajuan cuti Anda baru akan ditandai Disetujui setelah mendapat persetujuan di semua tingkatan.
Catatan penting:
- Pemberi izin hanya menerima notifikasi saat pengajuan telah memasuki tahapan mereka.
- Jika persetujuannya hanya ada satu tahapan, alur ini butuh satu pemberi izin saja.
Tipe pemberi izin yang tersedia
Anda bisa menetapkan pemberi izin yang berbeda di setiap level:
| Tipe pemberi izin | Definisi |
| Atasan Langsung | Manajer yang bertugas mengawasi anggota (karyawan). |
| Manajer Grup | Manajer yang mengawasi suatu grup (tim). |
| Admin | Pengguna dengan peran Admin. |
| Pemilik | Pemilik organisasi. Pengguna dengan peran Pemilik dapat melangkahi alur persetujuan dan memproses pengajuan cuti di level mana pun. |
| Pengguna Terpilih | Individu yang ditetapkan sebagai pemberi izin. Hanya untuk pengguna dengan peran Manajer, Admin, atau Pemilik. |
Catatan penting:
- Anda bisa menambahkan maksimum tiga tingkat persetujuan.
- Beberapa tipe pemberi izin dapat ditetapkan di setiap tingkatan.
- Tipe pemberi izin (misalnya, “Manajer Grup”) atau pengguna terpilih yang sama tidak diperbolehkan memasuki tingkatan berbeda.
- Mis., jika Anda sudah memilih “Manajer Grup” di Tingkat Pertama, mereka tidak bisa masuk Tingkat Kedua atau Tingkat Ketiga.
- Mis., jika Anda telah memilih pengguna (misalnya, Putri) untuk Tingkat Pertama, Putri tidak bisa masuk level lain.
- Seorang pemberi izin bisa menempati beberapa tingkatan jika dipilih melalui metode yang berbeda.
- Mis., “Manajer Grup” dipilih untuk Tingkat Pertama, sedangkan Putri (yang juga merupakan Manajer Grup) menempati Tingkat Kedua.
Peran dan hak pemberi izin
Pemberi izin hanya bisa memproses pengajuan cuti jika haknya telah diberikan. Tabel di bawah ini menguraikan hak pemberi izin default dan yang dapat dikonfigurasi tergantung perannya:
| Peran | Hak default | Hak yang dapat dikonfigurasi (Hanya tersedia di paket Ultimate) |
| Pemilik |
|
|
| Admin |
|
|
| Manajer |
|
|
Untuk informasi selengkapnya, silakan baca artikel kami tentang peran dan izin di Jibble.
Status pengajuan cuti
Di Jibble, terdapat status pengajuan cuti yang akan menampilkan seberapa jauh progres persetujuannya:
| Status | Definisi |
| Tertunda (0/x) | Pengajuan sudah terkirim dan menunggu persetujuan tingkat pertama.
*x adalah total alur persetujuannya. |
| Tertunda (1/x) | Pengajuan cuti telah disetujui pemberi izin tingkat pertama dan sedang menunggu persetujuan tingkat kedua.
*x adalah total alur persetujuannya. |
| Tertunda (2/x) | Pengajuan cuti telah melewati tingkat kedua dan kini menunggu persetujuan terakhir (jika persetujuan tingkat ketiga diaktifkan).
*x adalah total alur persetujuannya. |
| Disetujui | Telah disetujui di semua tingkatan. Pengajuan dengan status ini sudah tidak dapat diubah lagi. |
| Dibatalkan | Pengajuan cuti ditarik kembali oleh pemohon atau dibatalkan oleh pemberi izin. Pengajuan dengan status ini sudah tidak dapat diubah lagi. |
| Ditolak | Pengajuan ditolak pada tingkatan mana pun. Pengajuan dengan status ini sudah tidak dapat diubah lagi. |
Melihat riwayat persetujuan cuti
Setiap pengajuan cuti disertakan riwayat persetujuan terperinci, sehingga Anda dapat melihat siapa yang memprosesnya dan kapan waktunya. Detail ini meliputi:
- Tanggal dan waktu tindakan
- Nama pemberi izin
- Jenis tindakan yang diambil (misalnya, menyetujui, menolak, membatalkan)
- Status terkini pengajuan
Untuk melihat riwayat persetujuannya, Anda bisa buka Cuti > Ringkasan, lalu klik ikon riwayat pada pengajuan tersebut.
Catatan: Riwayat persetujuan hanya dapat dilihat oleh pengguna dengan peran Manajer, Admin, atau Pemilik.
Melangkahi alur persetujuan
Secara default, Pemilik dapat melangkahi alur persetujuan bertingkat, terutama saat karyawan mengajukan cuti untuk keadaan mendesak, pemberi izin sedang tidak bekerja, atau ada kebutuhan khusus untuk organisasi. Admin juga bisa mendapat hak ini jika diperlukan. Untuk informasi selengkapnya, silakan baca artikel kami tentang peran dan izin di Jibble.
Dengan akses ini, mereka dapat:
- Menyetujui atau menolak pengajuan cuti tertunda, tak peduli sedang ada di tingkat persetujuan mana.
- Memproses pengajuan cuti meskipun mereka bukan pemberi izin.
- Langsung menyelesaikan pengajuan cuti tanpa perlu menunggu tahapan-tahapannya.
Berikut cara melangkahi alur persetujuan:
- Buka Cuti > Ringkasan.
- Pilih pengajuan yang ingin segera diselesaikan.
- Klik tombol tindakan (Setujui, Tolak, Batalkan).
- Konfirmasikan tindakannya.
Catatan: Saat melangkahi persetujuan, semua tindakannya akan tercatat di riwayat pengajuan cuti.
