Contoh Surat Balasan Pengunduran Diri

Surat balasan pengunduran diri dikirim secara resmi oleh pihak manajemen perusahaan untuk menyatakan diterimanya pengajuan resign karyawan.

Surat ini mengonfirmasi tanggal terakhir karyawan, serta kewajiban yang harus mereka selesaikan sebelum resign. Kewajiban tersebut bisa berupa handover tugas dan pengembalian fasilitas kantor.

Dokumen ini jauh lebih penting daripada sekadar diskusi lisan. Dengan adanya surat resmi, pihak manajemen bisa menjadikannya bukti kepegawaian seseorang.

Surat ini berfungsi sebagai kesepakatan tertulis mengenai hari terakhir kerja dan pemenuhan syarat pengunduran diri. 

Bagi karyawan, surat persetujuan resign memberikan kepastian terkait langkah-langkah yang harus mereka lakukan sebelum keluar, seperti penyelesaian tanggung jawab serta pengembalian alat kerja.

Bagi perusahaan, dokumen ini sangat diperlukan pihak HRD guna menghitung pembayaran gaji terakhir dan kompensasi sisa cuti secara akurat.

Biasanya, surat persetujuan resign mencakup poin-poin berikut:

• Nama, jabatan, dan departemen karyawan.
• Tanggal diterimanya pengunduran diri.
• Tanggal terakhir bekerja yang telah disepakati.
• Instruksi serah terima tugas (handover) dan kontak pendamping selama masa transisi.
• Pengingat mengenai pengembalian aset perusahaan dan penonaktifan akses sistem.
• Rincian gaji terakhir atau tunjangan (jika ada).
• Ucapan terima kasih singkat atas kontribusi karyawan.
• Tanda tangan HRD atau atasan yang berwenang.

Pada dasarnya, perusahaan tidak bisa menolak permohonan resign karena hal tersebut merupakan hak setiap karyawan. 

Namun, perusahaan berhak menentukan hari terakhir kerja sesuai dengan masa pemberitahuan (notice period) yang tercantum dalam kontrak kerja atau peraturan perusahaan.

Jika notice period tidak dijalankan sepenuhnya, perhitungan gaji atau hak akhir karyawan dapat disesuaikan. 

Beberapa perusahaan memiliki kebijakan untuk memotong nilai gaji terakhir sebagai kompensasi atas sisa notice period yang tak terpenuhi.