Modèle de lettre de confirmation

Une lettre de confirmation est un document officiel qui confirme un accord, un rendez-vous ou une décision à la suite d’un entretien, d’une réunion ou d’une offre.

Elle reprend les détails essentiels de ce qui a été convenu, des personnes impliquées et de la date prévue. Toutes les parties disposent ainsi d’un document écrit clair attestant de l’engagement ou de l’accord conclu.

Une lettre de confirmation est importante puisqu’elle apporte de la clarté et évite les malentendus. En fournissant des informations détaillées telles que les dates, les heures, les lieux et les modalités convenues, elle garantit que toutes les parties partagent la même compréhension.

Elle sert également de preuve officielle à laquelle on peut se référer en cas de questions ou de différends ultérieurs. Au-delà des usages liés aux ressources humaines, elle est tout aussi précieuse pour les documents juridiques, financiers ou opérationnels, ce qui en fait un outil polyvalent adapté à de nombreuses situations professionnelles.

Une lettre de confirmation standard comprend généralement :

• Le nom, la fonction et l’adresse du destinataire
• La date de la lettre
• Un objet clair
• Le motif de la confirmation (rendez-vous, compte rendu de réunion, acceptation d’une offre d’emploi, confirmation de prestation ou de livraison)
• Les informations clés (date, heure, lieu, numéro de référence, modalités, délais)
• Les documents à fournir ou les actions à réaliser, si nécessaire
• Une formule de politesse et des coordonnées
• Le bloc de signature

Absolument. Elles sont souvent utilisées pour confirmer des réunions internes, des approbations ou des décisions prises lors de discussions entre services ou équipes.

Les lettres de confirmation sont utiles chaque fois qu’un accord verbal ou un échange informel (comme un appel téléphonique ou une conversation en ligne) doit être formalisé par écrit. Parmi les cas les plus courants : la confirmation de la participation à une réunion, d’une offre d’emploi, de l’acceptation de certaines conditions ou encore des modalités de livraison. Il est recommandé d’envoyer la lettre dans les 24 à 48 heures suivant l’accord.

Non. Une lettre de confirmation ne fait que résumer les points convenus. Elle peut servir de preuve complémentaire, mais elle ne remplace pas un vrai contrat pour les engagements légaux ou financiers.