Lois sur la tenue des registres au Québec

juin 12th 2024

Au Québec, les entreprises doivent se conformer à plusieurs obligations en matière de tenue de registres pour garantir la transparence, la conformité légale et une gestion efficace. La tenue de ces registres permet de documenter les activités de l’entreprise, de suivre les obligations légales et fiscales, et de protéger les droits des employés. Voici un aperçu des principaux registres que toute entreprise doit maintenir.

Registre des heures de travail

Au Québec, les employeurs sont tenus de tenir un registre détaillé des heures de travail pour chacun de leurs employés. Ce registre est essentiel pour garantir la conformité avec la Loi sur les normes du travail et pour assurer une gestion transparente et équitable des heures travaillées et des rémunérations. Voici les informations spécifiques qui doivent être incluses dans ce registre :

Le registre des heures de travail au Québec doit inclure diverses informations pour chaque employé.

  • Informations personnelles des employés : Il est nécessaire d’inclure le nom et les prénoms de chaque employé, leur résidence, leur numéro d’assurance sociale, l’identification de leur emploi et la date de leur entrée en service chez l’employeur.
  • Heures de travail : Ce registre doit documenter le nombre d’heures de travail par jour et le total des heures de travail par semaine. Il est également crucial de noter le nombre d’heures supplémentaires qui ont été payées ou compensées par un congé avec la majoration applicable.
  • Détails de la rémunération : Le registre doit contenir le taux de salaire de l’employé, ainsi que la nature et le montant des primes, indemnités, allocations ou commissions versées. De plus, le montant du salaire brut, la nature et le montant des déductions opérées, le montant du salaire net versé au salarié, la période de travail correspondant au paiement et la date du paiement doivent être inscrits.
  • Autres informations pertinentes : Il est aussi nécessaire d’inclure le nombre de jours de travail par semaine et l’année de référence. Les détails concernant la durée des vacances, la date de départ pour le congé annuel payé, et la date des jours fériés, chômés et payés ou autres congés, y compris les congés compensatoires pour les jours fériés, doivent être enregistrés. Enfin, il faut noter le montant des pourboires déclarés par le salarié conformément à l’article 1019.4 de la Loi sur les impôts, le montant des pourboires attribués au salarié par l’employeur en vertu de l’article 42.11 de la Loi sur les impôts, et la date de naissance si le salarié est âgé de moins de 18 ans.

Tenue de registres comptables

Les registres sont vos documents comptables et autres documents financiers que vous devez conserver de façon organisée.

Les renseignements qui doivent figurer dans vos registres dépendent de votre situation et de certains facteurs, notamment :

  • du type d’entreprise que vous exploitez;
  • du support que vous utilisez pour tenir vos registres (papier, électronique ou les deux);
  • si vous avez converti des registres ou des pièces justificatives papier en version électronique;
  • si vous faites du commerce électronique (pour en savoir plus, allez à Commerce électronique);
  • si vous êtes inscrit à la TPS/TVH;
  • si vous êtes un employeur.

Registres d'entreprise

Vous êtes tenu par la loi d’inscrire toutes vos transactions dans vos registres comptables et d’être en mesure de montrer la provenance de tous vos revenus et dépenses. Les registres comprennent les comptes, les conventions, les livres, les graphiques et les tableaux, les diagrammes, les formulaires, les images, les factures, les lettres, les cartes, les notes, les plans, les déclarations, les états, les télégrammes, les pièces justificatives et toute autre preuve renfermant des renseignements, que ce soit par écrit ou sous toute autre forme.

Vous devez inscrire dans vos registres comptables vos revenus et dépenses quotidiens. L’Agence du revenu du Canada (ARC) ne fournit pas de registres comptables et l’ARC ne recommande pas l’emploi de registres comptables ou d’un système comptable en particulier. Il y a plusieurs registres et systèmes de comptabilité sur le marché que vous pouvez utiliser. Par exemple, vous pouvez utiliser un registre à colonnes contenant des pages distinctes pour les revenus et les dépenses.

Conservez vos bordereaux de dépôt, vos relevés bancaires et vos chèques annulés. Vous devez tenir des registres comptables distincts pour chacune des entreprises que vous exploitez. Si vous désirez tenir des registres comptables informatisés, ils doivent être clairs et lisibles.

Registre des revenus

Vous devez conserver les détails du revenu brut réalisé par votre entreprise. Le revenu brut est le total des revenus avant la déduction des dépenses, incluant celles liées aux marchandises vendues. Votre registre des revenus doit indiquer la date, le montant et la source du revenu.

Vous devez inscrire tous les revenus, que vous ayez reçu de l’argent, des biens, ou des services. Chaque inscription doit être accompagnée d’un document original.

Il peut s’agir:

  • d’une facture de vente;
  • d’un ruban de caisse enregistreuse;
  • d’un reçu;
  • d’un relevé de dépôt bancaire;
  • d’un relevé d’honoraires;
  • d’un contrat.

Registre des dépenses

Lorsque vous faites une dépense d’entreprise, conservez toujours votre reçu ou votre facture.

Ce document doit comprendre tous les renseignements suivants:

  • la date de l’achat;
  • le nom et l’adresse du vendeur ou du fournisseur;
  • le nom et l’adresse de l’acheteur;
  • une description complète des biens ou des services;
  • le numéro d’entreprise du vendeur s’il est inscrit à la TPS/TVH, lorsque le prix d’achat est de 30 $ ou plus (avant impôts).

Assurez-vous que le vendeur inscrit la description de chaque bien ou service sur le reçu ou la facture. Toutefois, s’il n’y a pas de description, comme c’est le cas avec les rubans de caisse enregistreuse, vous devriez en écrire une sur le reçu ou la facture, ou dans votre journal des dépenses.

Il est aussi possible que le vendeur ou fournisseur ne vous remette pas un reçu ou une facture. Dans un tel cas, inscrivez le nom et l’adresse du fournisseur ou vendeur, ainsi la somme payée pour chaque bien ou service, la date du paiement et les détails de la transaction dans votre journal des dépenses.

Inscrivez dans vos registres comptables les biens achetés et vendus. Vous devez indiquer qui vous a vendu le bien, le coût ainsi que la date d’achat. Ces renseignements vous aideront à calculer votre déduction pour amortissement (DPA) ainsi que certains autres montants.

Si vous vendez ou échangez un bien, inscrivez la date de la vente ou de l’échange et le montant du paiement ou du crédit de la vente ou de l’échange.

Registres des biens

Si vous vendez ou échangez un bien, inscrivez la date de la vente ou de l’échange et le montant du paiement ou du crédit de la vente ou de l’échange.

Registre des salaires et avantages sociaux

En plus des informations déjà mentionnées pour le registre des heures de travail, il est essentiel pour une entreprise de tenir un registre spécifique pour les salaires et les avantages sociaux versés aux employés. Ce registre doit inclure des détails sur les salaires de base, les augmentations salariales, les primes, les commissions, et toute autre forme de rémunération. De plus, il doit contenir des informations précises sur les contributions aux régimes de retraite, les assurances santé, les congés payés, et autres avantages sociaux. Ce registre permet de suivre avec précision les obligations de l’employeur envers ses employés et facilite la gestion des ressources humaines et le respect des réglementations fiscales et sociales.

Registre de santé et sécurité au travail

Les entreprises ont l’obligation de tenir un registre détaillé des accidents de travail et des incidents survenus sur le lieu de travail. Ce registre doit inclure des rapports sur chaque accident, les circonstances, les blessures subies, et les mesures prises pour prévenir de futurs incidents. En outre, il doit contenir des informations sur les programmes de formation en santé et sécurité suivis par les employés, les audits de sécurité réalisés, et les inspections des équipements. Ce registre est crucial pour assurer la sécurité des employés et se conformer aux normes de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

Registre des actions et des actionnaires

Pour les sociétés, il est impératif de tenir un registre des actions et des actionnaires. Ce registre doit documenter toutes les actions émises par la société, y compris le nombre d’actions, la catégorie, et les conditions d’émission. Il doit également enregistrer les transferts d’actions entre actionnaires, en précisant la date du transfert, le nombre d’actions transférées, et les parties impliquées. Les informations personnelles et les coordonnées des actionnaires doivent être maintenues à jour. Ce registre est essentiel pour assurer une gestion transparente et ordonnée de la propriété de la société et pour respecter les obligations légales envers les autorités réglementaires et les actionnaires.

Registre des délibérations et des résolutions

Les sociétés doivent également tenir un registre des délibérations et des résolutions. Ce registre doit contenir les procès-verbaux détaillés des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales des actionnaires. Il doit inclure les décisions prises, les résolutions adoptées, les votes exprimés, et les discussions importantes. Chaque procès-verbal doit être signé par les membres du conseil ou les actionnaires présents, et conservé de manière organisée. Ce registre assure la transparence des décisions prises au sein de la société et constitue une preuve légale en cas de litiges ou de vérifications par les autorités compétentes.