8 meilleures pratiques pour le suivi du temps sur ordinateur

By Asim Qureshi, CEO Jibble

avril 17th 2024

Bonjour, je suis Asim Qureshi, le PDG et cofondateur de Jibble, un logiciel de gestion temps et présence basé sur le cloud. J’ai plusieurs années d’expérience dans la conception et la mise à l’échelle de produits logiciels et d’équipes dans divers secteurs et marchés. Avant de fonder Jibble, j’ai travaillé comme vice-président chez Morgan Stanley pendant six ans. Je suis passionné d’aider les entreprises à améliorer leur productivité et leur performance grâce à des pratiques intelligentes de gestion du temps.

Cet article couvre…

Vue d’ensemble

Que faut-il rechercher dans un logiciel de suivi du temps?

8 meilleures pratiques pour le suivi du temps sur ordinateur

• Expliquez POURQUOI le suivi du temps est nécessaire
• Établissez des limites de travail claires
• Commencez par un programme pilote
• Organisez le temps en fonction des clients et des projets
• Utilisez avec prudence les fonctions de surveillance des employés
• Examinez et analysez ponctuellement vos données de temps
• Tirez parti des intégrations et de l’automatisation
• Ajustez et optimisez votre approche

Réflexions finales

Les logiciels de suivi du temps sur ordinateur présentent plusieurs avantages uniques par rapport aux applications de suivi du temps web ou mobile. D’une part, ils offrent un niveau de suivi des employés beaucoup plus élevé, certains étant capables de suivre l’utilisation des applis et des sites, de détecter les temps morts, et d’autres offrant même un suivi du temps avec des captures d’écran. Les outils de suivi du temps sur ordinateur peuvent également continuer à suivre le temps même lorsqu’ils sont hors ligne, puisqu’ils sont installés directement sur votre système informatique. En outre, ils sont généralement plus rapides et plus réactifs que les applications web puisqu’ils sont exécutés en mode natif sur l’ordinateur de l’utilisateur.

Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles ils sont devenus un logiciel de suivi du temps de choix pour plusieurs entreprises. Mais si ces logiciels semblent simples à utiliser, comment s’assurer que l’on maximise leurs avantages et que l’on tire pleinement parti de leur potentiel ?

Dans cet article, nous explorons huit meilleures pratiques indispensables pour le suivi du temps sur ordinateur, en mettant en lumière les stratégies qui permettent aux personnes et aux entreprises de maximiser leur productivité, de simplifier les flux de travail et d’atteindre efficacement leurs objectifs. Ces meilleures pratiques ne se limitent pas au suivi du temps sur ordinateur. Essayez de les appliquer à vos pratiques générales de suivi du temps et voyez la différence qu’elles peuvent faire!

Avant de pouvoir appliquer les meilleures pratiques de suivi du temps sur ordinateur décrites dans cet article, vous aurez besoin d’un logiciel adapté. Voyons donc cela en premier lieu.

Il existe des tonnes de logiciels de suivi du temps pour ordinateur. Comment savoir lequel choisir? Quelles sont les caractéristiques à rechercher? La réponse à ces questions dépend généralement de vos besoins spécifiques. Si vous gérez une équipe à distance, vous pourriez bénéficier d’un logiciel de suivi du temps de travail doté de fonctions supplémentaires de surveillance des employés. De même, si votre équipe travaille sur plusieurs projets, une fonction de gestion de projet pourrait s’avérer extrêmement utile.

Cela dit, certaines fonctionnalités essentielles sont en quelque sorte non négociables pour un suivi du temps sur ordinateur efficace. Il s’agit notamment de

• Une interface conviviale: Recherchez un logiciel intuitif et facile à naviguer, en veillant à ce que vous et votre équipe puissiez vous adapter rapidement à ses fonctionnalités sans courbe d’apprentissage abrupte. Certains logiciels de suivi du temps peuvent même offrir des raccourcis de commande, ce qui simplifie encore l’utilisation.
• Suivi du temps en temps réel: L’application de suivi du temps sur ordinateur que vous avez choisie doit vous permettre d’accéder facilement à l’avancement du projet en temps réel et aux données relatives au temps, afin que vous puissiez fournir un retour instantané sur votre productivité, ce qui vous permet d’ajuster votre flux de travail en fonction des besoins.
• Catégorisation des tâches et des projets: Recherchez un logiciel de suivi du temps de bureau qui vous permet de catégoriser les tâches et les projets, ce qui vous aide à analyser votre répartition du temps et à hiérarchiser votre travail avec efficacité. Cela facilite également la facturation des clients pour le temps passé sur leurs projets.
• Rapports et analyses détaillés: Les données sont une ressource précieuse pour la prise de décision. Un logiciel de suivi du temps performant devrait offrir des outils de rapport et d’analyse complets qui donnent un aperçu de votre utilisation du temps. La possibilité de générer différents types de rapports et de personnaliser votre analyse est indispensable.
• Capacités d’intégration: Assurez-vous que votre logiciel de suivi du temps sur ordinateur peut se connecter en toute transparence aux logiciels et applications que vous utilisez ponctuellement, tels que les outils de gestion de projet, les calendriers ou les systèmes de facturation. L’intégration simplifie votre flux de travail en éliminant la saisie de données en double et en améliorant l’efficacité globale.
• Options de personnalisation: Les utilisateurs ayant des besoins et des préférences différents, le logiciel de suivi du temps sur ordinateur doit permettre la personnalisation. Il est également idéal s’il dispose d’un large éventail d’intégrations externes à l’ordinateur pour un flux de travail plus en toute transparence. Ainsi, le logiciel peut s’adapter à vos besoins spécifiques et non l’inverse !
• Sécurité et confidentialité des données: Les logiciels de suivi du temps sur ordinateur collectent des informations sensibles sur vos activités professionnelles, il est donc essentiel que ces données soient enregistrées en toute sécurité et restent confidentielles. Vérifiez que le logiciel de suivi du temps sur ordinateur respecte la réglementation en matière de protection des données et propose des fonctions de cryptage et d’authentification.

Lire aussi : Guide complet du suivi du temps sur ordinateur

Un suivi du temps sur ordinateur efficace est crucial pour la productivité et la responsabilité dans le paysage professionnel actuel. Pour tirer le meilleur parti de ce logiciel essentiel, envisagez de mettre en place les huit meilleures pratiques suivantes :

Au départ, les employés peuvent considérer le suivi du temps comme intrusif ou inutile. Ne commettez pas l’erreur de le leur imposer. Au contraire, il est essentiel d’expliquer clairement pourquoi le suivi du temps est nécessaire.
Pour les employés ponctuels, insistez sur le fait qu’un logiciel de suivi du temps permet de s’assurer qu’ils sont correctement rémunérés pour le travail qu’ils effectuent. Vous pouvez également expliquer comment il facilite la planification des projets d’affectation des ressources et garantit que les efforts de chacun sont reconnus et récompensés de manière équitable.
En expliquant le « pourquoi » du suivi du temps, vous aidez toutes les personnes concernées à comprendre la valeur du processus. Cela permet de s’assurer que le suivi du temps n’est pas considéré comme une simple obligation, mais comme un logiciel permettant d’atteindre les objectifs de la personne et de l’équipe. Cette communication conçoit la confiance et encourage les employés à adhérer au projet.

L’établissement de limites de travail claires est la pierre angulaire d’un suivi du temps efficace. Les membres de l’équipe doivent savoir quand les heures de travail commencent et se terminent, en particulier dans les environnements de travail flexibles ou à distance. Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction de planification des applications de suivi du temps sur ordinateur. Jibble, par exemple, vous permet de définir des horaires personnalisés pour les employés et d’activer les notifications de l’application pour le début du travail et l’heure de fin du travail.
Vous devez également encourager les membres de l’équipe à ne suivre du temps que pendant leurs heures de travail principales et lorsqu’ils sont activement engagés dans des tâches liées au projet. Précisez que les pauses personnelles, les activités sans rapport avec le projet et le temps passé en dehors des heures de travail ne font pas l’objet d’un suivi. Cet équilibre permet de maintenir un sentiment de confiance et de séparation entre le travail et la vie privée, tout en permettant un suivi productif. Il permet également d’éviter que les employés ne se sentent dépassés ou surveillés en permanence.
Pour renforcer ce point, envisagez d’utiliser une application de suivi du temps sur ordinateur qui vous permet d’étiqueter et de catégoriser les apps et les activités comme étant liées ou non au travail. De cette façon, le minuteur peut détecter et catégoriser automatiquement le temps passé sur des tâches liées au travail, ce qui permet de maintenir un suivi du temps précis et de se concentrer sur le travail productif.

Pour ceux qui découvrent le suivi du temps ou qui le mettent en place au sein d’une équipe, commencer par un programme pilote est une bonne façon de procéder. Au lieu de lancer immédiatement une initiative de suivi du temps à grande échelle, commencez par un groupe plus restreint ou une portée limitée.
Cela vous permet de tester le suivi du temps sur ordinateur choisi, d’évaluer son efficacité et de résoudre les problèmes éventuels à plus petite échelle. Une fois que vous aurez résolu les problèmes et que vous aurez confiance dans le processus, vous pourrez étendre le programme à l’ensemble de l’équipe ou de l’entreprise. Un programme pilote permet une transition en douceur et minimise les perturbations tout en garantissant une mise en place réussie du suivi du temps sur ordinateur.

Un suivi du temps efficace implique également de structurer votre travail en fonction des clients et des projets auxquels vous participez. Cette pratique vous permet de consacrer votre temps et vos ressources avec efficacité, en veillant à ce que vos efforts soient alignés sur vos priorités.
Utilisez un logiciel de suivi du temps sur ordinateur pour classer votre travail dans des projets spécifiques et l’associer à des clients afin d’avoir une vue d’ensemble claire de l’utilisation de votre temps. Cette entreprise permet non seulement de suivre avec précision les heures facturables, mais aussi de se concentrer sur les tâches les plus importantes. De plus, elle contribue à simplifier le processus global de génération de factures ou de rapports pour les clients et les parties prenantes, puisque les données relatives à votre temps sont déjà soigneusement organisées par projet.

Les suivis du temps sur ordinateur offrent un niveau beaucoup plus élevé de surveillance des employés, certains étant capables de suivre l’utilisation des applications et du web et d’autres ayant même une fonction de suivi du temps avec des captures d’écran. Ces fonctionnalités peuvent être très précieuses pour les équipes à distance ou les entreprises ayant un besoin de surveillance. Cependant, il est crucial d’utiliser ces fonctionnalités avec prudence, en respectant la vie privée et en concevant un climat de confiance entre les membres de l’équipe.

Le suivi doit être transparent, et des politiques claires doivent être mises en place pour s’assurer que les employés comprennent pourquoi leurs activités sont suivies et quelle est la portée du suivi. Certaines applications de suivi du temps sur ordinateur, comme Jibble, intègrent des fonctions de protection de la vie privée que les employeurs peuvent utiliser pour assurer un suivi responsable. L’application dispose de paramètres qui permettent de flouter les captures d’écran pour protéger les informations sensibles et d’avertir les utilisateurs lorsque des captures d’écran sont effectuées. Ce sont d’excellentes mesures pour aider les employeurs à trouver un équilibre entre le suivi de la productivité et la protection de la vie privée des personnes.

Les fonctions de surveillance des employés ne sont pas nécessairement mauvaises. Lorsqu’elles sont utilisées de la bonne manière, elles peuvent être précieuses pour la coordination de l’équipe et l’identification des domaines dans lesquels un soutien ou des ressources supplémentaires sont nécessaires.

analysez et les utilisez. Prenez l’habitude d’examiner vos données de suivi du temps. Vous pouvez exploiter les rapports générés par les logiciels de suivi du temps pour identifier les schémas de travail, les goulets d’étranglement ou les inefficacités. Vérifiez le temps passé par projet ou par tâche. Atteignez-vous les objectifs du projet? Quelles sont les tâches qui prennent le plus de temps?
En examinant ponctuellement ces données, vous obtenez des informations précieuses sur vos habitudes de travail et sur la manière dont vous consacrez votre temps. Vous pouvez identifier des modèles et des tendances, repérer les domaines où la productivité pourrait être améliorée et prendre des décisions éclairées sur l’optimisation de votre flux de travail.

Pour maximiser les avantages du suivi du temps sur ordinateur, essayez d’utiliser des intégrations. De nombreux outils modernes de suivi du temps sur ordinateur peuvent s’intégrer à d’autres logiciels et applications que vous utilisez dans votre routine de travail ponctuelle. Cette intégration permet un partage en toute transparence des données, ce qui rend votre flux de travail plus efficace.
Jibble, par exemple, peut s’intégrer à des logiciels de gestion de projet comme Asana et Trello. Cela signifie que le temps de projet que vous suivez via le suivi du temps sur ordinateur peut être automatiquement synchronisé avec le projet correspondant sur Asana ou Trello. Cela permet non seulement d’éviter la double saisie de données, mais aussi de garantir l’exactitude des données. Vous pouvez également intégrer le logiciel de suivi du temps de bureau de Jibble aux systèmes de paie, aux outils de gestion de la relation client (CRM) et aux plateformes de communication.
Outre les intégrations, l’utilisation de fonctions d’automatisation est un autre excellent moyen d’améliorer l’efficacité du suivi du temps. Essayez de vérifier si votre suivi du temps sur ordinateur vous permet de configurer des rappels, des notifications et des règles prédéfinies pour le suivi d’activités ponctuelles. Si c’est le cas, tirez pleinement parti de ces fonctions d’automatisation. Ce faisant, vous pouvez mieux maintenir l’exactitude de vos enregistrements de temps et éviter que des tâches ne soient pas suivies.

Reconnaissez que votre système de suivi du temps n’est pas figé. Soyez ouvert à des ajustements et à des perfectionnements au fur et à mesure que les habitudes de travail changent ou que de nouvelles priorités apparaissent. Votre approche doit évoluer avec vous.
Supposons que vous utilisiez votre logiciel de suivi du temps depuis plusieurs mois et que vous remarquiez que vous avez constamment du mal à respecter les délais de certains projets. Dans ce cas, il est temps d’adapter votre approche. Peut-être devez-vous consacrer davantage de temps à ces projets ou déléguer les tâches différemment. En évaluant constamment vos données de suivi du temps et en procédant à des ajustements en fonction de vos constatations, vous pouvez affiner vos stratégies de gestion du temps et améliorer votre productivité.

Voilà donc huit meilleures pratiques de suivi du temps sur ordinateur. Qu’il s’agisse d’expliquer clairement le « pourquoi » du suivi du temps ou de créer un système structuré et efficace de catégorisation de vos tâches, ces pratiques, aussi simples soient-elles, peuvent vous aider à tirer le meilleur parti du logiciel de suivi du temps sur ordinateur que vous avez choisi.

N’oubliez pas que si ces pratiques constituent une base solide, chaque environnement de travail est unique. N’hésitez pas à adapter et à affiner ces pratiques pour répondre à vos besoins et exigences spécifiques. L’essentiel est de maintenir un engagement en faveur d’un suivi du temps efficace et d’une amélioration continue.

L’intégration de ces meilleures pratiques, ainsi que l’application du suivi du temps sur ordinateur ultime, peuvent changer la donne dans la réalisation de vos objectifs de gestion du temps. Essayez-les et constatez par vous-même !

De plus, si vous avez encore des doutes quant à savoir si le suivi du temps sur ordinateur ou sur web est la solution idéale pour vous, ce guide sur le suivi du temps sur ordinateur ou sur web peut vous aider.