Quels sont les différents types de rapports pouvant être exportés ?
Générez et exportez différents types de rapports pour obtenir des informations précieuses sur les habitudes de présence et de gestion du temps de travail de votre équipe
Le logiciel de suivi du temps de Jibble vous fournit des informations précieuses sur le temps de travail et les présences de vos collaborateurs. L’une de ses fonctionnalités clés est la possibilité de générer et d’exporter différents types de rapports qui vous aideront à prendre des décisions éclairées et à améliorer la gestion globale de vos effectifs.
Parmi ces rapports, on trouve notamment le rapport de feuilles de temps, le rapport de suivi du temps et le rapport d’analyse des présences. Les propriétaires, les administrateurs et les managers peuvent tous exporter des rapports ; toutefois, les managers sont limités à leurs propres membres ou groupes, tandis que les propriétaires et les administrateurs peuvent exporter des rapports pour l’ensemble de l’organisation.
Dans ce guide, nous aborderons les trois principaux types de rapports que vous pouvez exporter, ainsi que d’autres fichiers exportables.
Cet article aborde les points suivants :
- Rapports de feuilles de temps
- Rapports de suivi du temps
- Rapports d’analyse des présences
- Fichiers optionnels pour les rapports
Rapports de feuilles de temps
Le rapport de feuilles de temps offre un enregistrement complet des heures de travail de chaque membre de l’équipe sur une période donnée, détaillant les heures de paie, les heures normales, les heures supplémentaires classées par type, les congés payés et les montants facturables totaux. Ce rapport est particulièrement utile pour le traitement de la paie, le suivi des heures supplémentaires et la facturation précise des clients.
Lorsque vous exportez des rapports de feuilles de temps, le fichier téléchargé par défaut est le rapport de synthèse de la feuille de temps de l’équipe, dans lequel les détails des heures de travail de l’ensemble de votre équipe sont affichés sur une seule feuille. Vous pouvez appliquer des filtres aux rapports pour n’afficher que les informations pertinentes, telles que les données d’un groupe particulier, d’un horaire spécifique ou d’un membre particulier de l’équipe.
En plus des résumés des feuilles de temps des équipes, vous aurez la possibilité d’inclure d’autres fichiers facultatifs lors de l’exportation des feuilles de temps, notamment :
-
Liste des feuilles de temps (feuilles de temps brutes)
La liste des feuilles de temps contient généralement des informations détaillées sur les feuilles de temps de chaque employé. Consultez la section Liste des feuilles de temps ci-dessous pour un aperçu plus détaillé de son contenu.
-
Liste des entrées de temps (entrées de temps brutes)
La liste des saisies de temps contient généralement des informations détaillées sur les saisies de temps individuelles de chaque employé. Reportez-vous à la section Liste des entrées de temps ci-dessous pour une description détaillée de son contenu.
-
Feuilles de temps par membre dans des onglets individuels
Cette option n’est disponible qu’au format XLS, où vous recevrez les résumés des feuilles de temps de l’équipe dans un onglet ou une feuille, ainsi que les résumés des feuilles de temps individuelles de chaque membre de l’équipe, présentés dans des onglets ou des feuilles distincts. Cette disposition permet d’obtenir une vue claire et organisée des heures de travail de chaque membre et des données connexes.
Les données affichées sont similaires au résumé des feuilles de temps de l’équipe et comprennent des informations telles que les heures de paie, les heures normales, les heures supplémentaires classées par type d’heures supplémentaires et les heures de congés payés.
Remarque : les montants totaux facturables ne sont pas affichés pour les résumés des feuilles de temps individuelles.
Rapports de suivi du temps
Le rapport de suivi du temps fournit une vue d’ensemble du temps consacré à diverses activités, projets et clients, avec une répartition des heures suivies et des montants totaux facturables. Ce rapport constitue un résumé organisé de la manière dont le temps est réparti et utilisé, facilitant l’analyse de la productivité, la gestion des projets, la facturation des clients et l’allocation des ressources.
Lorsque vous exportez des rapports de suivi du temps, le fichier téléchargé par défaut est le rapport de synthèse du suivi des heures de l’équipe, qui affiche une répartition des heures suivies par l’ensemble de votre équipe sur une seule feuille. Vous avez la possibilité de sélectionner un groupe spécifique et un type de sous-groupe pour organiser les données et mieux comprendre les relations entre les différents composants.
Par exemple, si vous souhaitez examiner les spécificités de toutes les activités classées par membres individuels, vous pouvez regrouper les données par activités, puis les sous-grouper en fonction des membres.
De plus, vous pouvez appliquer des filtres aux rapports afin de n’afficher que les informations les plus importantes, telles que les données d’un groupe particulier, d’une activité spécifique ou d’un client particulier. Lors de l’exportation des rapports de suivi du temps, vous avez la possibilité d’inclure des fichiers supplémentaires, notamment :
-
Liste des entrées de temps (entrées de temps brutes)
La liste des entrées de temps comprend généralement des informations détaillées sur les entrées de temps individuelles de chaque employé. Reportez-vous à la section Liste des entrées de temps ci-dessous pour une description détaillée de son contenu.
Rapports d’analyse des présences
Le rapport d’analyse des présences fournit des informations sur les habitudes de présence des employés, offrant ainsi aux responsables RH et aux superviseurs les outils nécessaires pour suivre les tendances en la matière. Ces informations comprennent des comparaisons entre les journées de travail prévues et réelles, les données relatives à l’absentéisme, les retards et les départs anticipés, les pauses trop longues et le temps cumulé perdu en raison de ces facteurs.
Lors de l’exportation de rapports d’analyse des présences, le fichier téléchargé par défaut est le rapport de synthèse des présences de l’équipe, qui présente sur une seule feuille le détail des heures de travail et des données de présence de l’ensemble de votre équipe. Si vous avez plusieurs types d’horaires de travail, les synthèses de présence seront classées en deux catégories : horaires fixes et horaires flexibles.
De plus, vous pouvez appliquer des filtres au rapport pour n’afficher que des données spécifiques, telles que les habitudes de présence d’un groupe particulier, d’un type d’horaire particulier ou d’un membre d’équipe en particulier. Lors de l’exportation des rapports de présence, vous pouvez choisir d’inclure d’autres fichiers optionnels, notamment :
-
Résumé des présences par membre dans des onglets individuels
Si cette option est sélectionnée, vous recevrez les résumés des présences de l’équipe dans un onglet ou une feuille, ainsi que les résumés des présences de chaque membre de l’équipe, présentés dans des onglets ou des feuilles distincts.
Les données affichées sont similaires à celles du récapitulatif de présence de l’équipe, incluant des détails tels que l’absentéisme, les arrivées tardives, les départs anticipés, les pauses dépassées et le temps perdu cumulé.
Remarque : les comparaisons entre les jours de travail prévus et les jours de travail réels ne sont pas affichées pour les récapitulatifs de présence individuels.
-
Liste des feuilles de temps (feuilles de temps brutes)
La liste des feuilles de temps comprend généralement des informations détaillées contenues dans les feuilles de temps de chaque employé. Consultez la section Liste des feuilles de temps ci-dessous pour un aperçu complet de son contenu.
-
Liste des entrées de temps (entrées de temps brutes)
La liste des saisies de temps comprend généralement des informations détaillées sur les saisies de temps individuelles de chaque employé. Reportez-vous à la section Liste des entrées de temps ci-dessous pour une analyse plus détaillée de son contenu.
Fichiers optionnels pour les rapports
Selon le type de rapport, vous pouvez sélectionner des fichiers optionnels ou complémentaires à inclure lors de la génération des rapports. Ces fichiers supplémentaires peuvent fournir un contexte ou des détails supplémentaires afin d’enrichir les informations contenues dans les rapports. Les deux types de fichiers optionnels les plus courants sont :
-
Liste des feuilles de temps (feuilles de temps brutes)
La liste des feuilles de temps contient généralement des informations détaillées sur les feuilles de temps de chaque employé. Voici les détails les plus courants :
- Date et jour : la date et le jour spécifiques pour lesquels les heures sont enregistrées.
- Nom complet et code du membre : le nom de l’employé dont les heures sont enregistrées, ainsi que le code d’identification de l’employé.
- Groupe : le groupe auquel l’employé est affecté.
- Manager(s) : le nom des managers affectés à l’employé.
- Heures suivies : le nombre total d’heures suivies par l’employé, y compris les pauses.
- Heures travaillées : le nombre total d’heures travaillées par l’employé, pauses exclues.
- Heures de pause : la durée totale des pauses prises par l’employé, classée en pauses payées et non payées.
- Déductions : le nombre total d’heures de déductions automatiques appliquées, calculées sur la base du seuil défini.
- Heures de paie : le nombre total d’heures travaillées par l’employé, y compris les heures normales, les heures supplémentaires et les congés payés. Les heures de paie servent de base au calcul de la rémunération totale d’un salarié.
- Heures normales : le nombre total d’heures travaillées par le salarié, à l’exclusion des heures supplémentaires.
- Heures supplémentaires : le nombre total d’heures travaillées au-delà des heures de travail normales, calculé sur la base du seuil défini et classé par type d’heures supplémentaires.
- Taux d’heures supplémentaires : les taux appliqués à chaque type d’heures supplémentaires, calculés sur la base de la valeur multiplicatrice définie.
- Congé payé : le nombre total d’heures pendant lesquelles l’employé est rémunéré pour un congé payé.
- Taux facturable : le taux horaire appliqué aux heures de travail d’un employé, calculé sur la base du taux facturable défini.
- Montant facturable : la somme de toutes les heures facturables effectuées par l’employé, multipliée par le taux facturable pour ces heures.
- Première entrée et dernière sortie : les heures exactes auxquelles l’employé a pointé au début de la journée (première entrée) et à la fin de la journée (dernière sortie).
- Début et fin de la pause : les heures exactes auxquelles l’employé a commencé sa (ses) pause(s) (début de la pause) et a terminé sa (ses) pause(s) (fin de la pause), classées par type de pause.
-
Liste des entrées de temps (entrées de temps brutes)
La liste des entrées de temps comprend généralement des informations détaillées sur les entrées de temps individuelles de chaque employé. Voici les détails les plus courants :
- Date : la date spécifique pour laquelle les heures sont enregistrées.
- Nom complet et code du membre : le nom de l’employé dont les heures sont enregistrées, ainsi que son code d’identification.
- Responsable(s) et code(s) de(s) responsable(s) : les noms des managers assignés à l’employé, ainsi que le code d’identification de l’employé.
- Type de saisie : la nature de l’entrée de temps, comme le pointage, la sortie et la pause.
- Heure et durée : l’heure exacte à laquelle la saisie a été effectuée, ainsi que la durée associée à la saisie.
- Pause et type de pause : le nom de la pause prise et le type de pause, par exemple une pause payée ou non payée.
- Projet et code du projet : le projet spécifique et le code du projet associés à la saisie de temps.
- Lieu du projet : le nom de la localisation assignée au projet.
- Activité et code d’activité : l’activité spécifique et le code d’activité associés à la saisie de temps.
- Client et code client : le client spécifique et le code client associés à la saisie de temps.
- Montant facturable : la somme de toutes les heures facturables associées à la saisie de temps, multipliée par le taux facturable pour ces heures.
- Notes : commentaires ou notes supplémentaires ajoutés à la saisie de temps.
- Dispositif d’enregistrement de pointage et nom du dispositif : le type d’appareil utilisé par l’employé, ainsi que le nom ou l’identifiant de l’appareil.
- Lieu et adresse du pointage : le nom du lieu et l’adresse où l’employé a enregistré la saisie de temps.
- Auteur et code de l’auteur : la personne responsable de la saisie de temps, ainsi que son code d’identification.
- Créé le : date et heure auxquelles la saisie de temps a été initialement créée ou enregistrée.
- Dernière modification par et dernière modification le : la personne qui a effectué la dernière modification de la saisie de temps, ainsi que la date et l’heure de la dernière modification.
- Rôle : le rôle de la personne responsable de la saisie de temps, comme le propriétaire, l’administrateur, le manager ou le membre.
- Poste : le poste occupé par l’employé au sein de l’organisation.
- Selfie pris : indique si une photo selfie a été prise dans le cadre de la saisie de temps.
- Mode hors ligne : indique si la saisie de temps a été enregistrée alors que l’appareil était hors ligne.
- Signalé : indique si la saisie de temps a été signalée ou marquée pour faire l’objet d’une attention particulière ou d’un examen, par exemple en cas d’infraction des pauses ou de non-concordance de la reconnaissance faciale.
- Fuseau horaire : le fuseau horaire dans lequel la saisie de temps a été enregistrée.
- Sortie automatique de Jibble : indique si le pointage de sortie a été effectué via l’enregistrement automatique du système.
- Mode application mobile : indique le mode de l’application mobile utilisée lors de la saisie des heures, tel que le mode personnel ou le mode kiosque.
- Nom du planning de travail : le nom du planning de travail assigné à l’employé.