Como director general de una empresa de software de control horario, analizo constantemente la relevancia y la importancia de nuestro producto en diversas empresas y para distintos profesionales. Y el artículo de hoy está dedicado a uno de esos grupos de profesionales que realmente respeto y admiro, los abogados. Mi relación con los abogados se remonta a mis días como Vicepresidente en Morgan Stanley, donde trabajé estrechamente con abogados.
En el vertiginoso mundo de la abogacía, en el que reinan las horas facturables y la satisfacción del cliente, es fundamental llevar un control horario preciso. Una mejor gestión del tiempo puede agilizar el proceso de facturación, aumentar la eficiencia, maximizar los ingresos y mejorar la reputación. Si eres un abogado que se esfuerza por conseguir una gestión del tiempo impecable sin saltarse la ley, sigue leyendo y descubre las 10 mejores prácticas de control horario para abogados, basadas en mis experiencias, investigaciones y conversaciones con abogados.
Este artículo abarca:
Ventajas del control horario para abogados
10 buenas prácticas de control horario para abogados
- Registra el tiempo simultáneamente
- Sé detallado y específico
- Usa códigos normalizados o abreviaturas
- Registra las actividades no facturables
- Usa un software de control horario
- Establece plazos realistas
- Revisa y edita las entradas de tiempo con regularidad
- Comunícate de forma proactiva con los clientes
- Educa y forma a tu personal
- Examina periódicamente los datos horarios
Ventajas del control del tiempo para abogados
¿Sabías que una encuesta de Bloomberg Law reveló que el 52% de los abogados experimentan agotamiento laboral? Las prácticas ineficaces de gestión del tiempo pueden agravar estos problemas y conducir potencialmente al agotamiento.
A decir verdad, el control horario beneficia a todos los profesionales y empresas porque mejora su productividad. Pero, por experiencia, sé que los abogados siempre necesitan pruebas, así que aquí tienes por qué tú, como abogado, deberías hacer un seguimiento del tiempo:
- Para una comunicación transparente y precisa. Hacer un seguimiento preciso del tiempo y facturar a los clientes por el tiempo dedicado a sus casos fomenta la equidad y la transparencia en las relaciones con los clientes.
- Para una remuneración justa. La contabilización del tiempo te permite cuantificar y justificar las horas dedicadas a cada tarea, garantizando un pago adecuado por tus servicios.
- Por ética y cumplimiento legal. El control horario es una obligación ética para los abogados, que deben garantizar el cumplimiento de las normas profesionales establecidas por los colegios de abogados y los organismos reguladores de la abogacía.
- Para una gestión eficaz de los proyectos. La planificación temporal ayuda a gestionar la carga de trabajo y los plazos de forma más eficiente, priorizando tareas, haciendo un seguimiento del progreso y garantizando la entrega puntual de los servicios a los clientes.
- Para obtener información útil. Mediante un análisis exhaustivo de los datos de control horario, los abogados pueden obtener información sobre la rentabilidad de distintos tipos de casos, áreas de práctica o clientes.
- Para la planificación de recursos. El seguimiento de los datos de tiempo y el análisis del tiempo medio que se tarda en realizar las distintas tareas ayudan a planificar mejor los recursos futuros y a asignar los presupuestos según convenga.
Con un buen control horario, podrás tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, las estrategias de fijación de precios y los esfuerzos de desarrollo empresarial.
10 buenas prácticas de control horario para abogados
Ahora que entiendes el POR QUÉ, veamos el CÓMO. Admitámoslo, no todos estamos dotados de una memoria de elefante para recordar cuánto tiempo dedicamos a cada asunto, sobre todo cuando se atienden múltiples casos de varios clientes en un día normal de trabajo. Pero incluso unas pocas entradas incorrectas pueden acabar provocando enormes pérdidas.
No te fíes solo de mi palabra. Según el informe Tendencias Legales 2023, solo el 37 % de la jornada laboral de un abogado se dedica al trabajo facturable, lo que significa que la mayor parte del tiempo se dedica a actividades no facturables. Seguir unas buenas prácticas de control horario puede ayudar a los abogados a hacer frente a este descenso de la productividad.
Por ello, a continuación te ofrecemos algunas de las mejores prácticas de control horario para abogados que pueden ayudarte a superar este reto:
1. Registra el tiempo simultáneamente
Registra tus entradas de tiempo en cuanto termines el trabajo, en la medida de lo posible. El registro contemporáneo del tiempo reducirá las posibilidades de olvidar o tergiversar las actividades facturables. Los avances tecnológicos facilitan mucho a los abogados el registro de las entradas de tiempo. Por ejemplo, ahora puedes acceder a tu aplicación de tiempo y facturación en tu smartphone e introducir el tiempo directamente. Para los abogados que no dominan la tecnología, una solución es compartir los datos del tiempo con su asistente jurídico, que puede añadirlos al sistema. Sea cual sea el método que elijas, la clave está en establecer un protocolo de introducción de horas que garantice que el tiempo se captura al mismo tiempo. Rápidamente verás que tus horas facturables aumentan junto con tu facturación potencial.
2. Sé detallado y específico
Proporciona detalles suficientes sobre las tareas realizadas (naturaleza del trabajo, cliente o asunto implicado, tiempo dedicado a cada tarea, etc.) para justificar las horas facturadas y generar confianza con los clientes.
3. Utiliza códigos o abreviaturas normalizados
Desarrolla un sistema coherente de códigos únicos o abreviaturas para clasificar las distintas tareas, como investigación, redacción, reuniones con clientes, comparecencias ante tribunales, etc. Este sistema permite identificar y analizar fácilmente las entradas de tiempo.
4. Registra las actividades no facturables
Es necesario diferenciar entre horas facturables y no facturables. Así, las actividades no facturables, como las tareas administrativas, las reuniones internas o el desarrollo profesional, también deben registrarse por separado para obtener información sobre la asignación global del trabajo.
5. Utiliza un software de control horario
Los programas de control horario son una herramienta muy útil para llevar un registro preciso del tiempo. La mayoría de los sistemas de gestión del tiempo (¡incluido el sistema de control horario de Jibble!) tienen una interfaz intuitiva. También ofrecen varias funciones, como temporizadores, recordatorios, integración con calendarios, accesibilidad móvil, generación automática de facturas e informes en tiempo real. Estos sistemas simplifican el proceso de control horario y ayudan a los abogados a registrar, organizar y gestionar su tiempo de trabajo.
6. Establece plazos realistas
Estima el tiempo necesario para diversas tareas o proyectos basándote en tu experiencia. Esto te ayudará a gestionar las expectativas de los clientes y a controlar tu propia productividad. Compara periódicamente el tiempo real empleado con el estimado para afinar tus estimaciones futuras.
7. Revisa y edita las entradas de tiempo con regularidad
Reserva un tiempo al final de cada día o semana para revisar y editar tus entradas de tiempo. Así garantizarás la precisión, coherencia y exhaustividad en el registro de las horas facturables.
8. Comunícate de forma proactiva con los clientes
Mantén a tus clientes informados sobre el progreso de sus asuntos y el tiempo dedicado a sus casos. La comunicación puntual de las actividades facturables ayuda a generar confianza y transparencia.
9. Educa y forma a tu personal
Si tienes personal de apoyo o asociados trabajando contigo, imparte la formación adecuada sobre las mejores prácticas en el registro del tiempo. Establece directrices y normas que garanticen la coherencia y la exactitud de las entradas de tiempo.
10. Examina periódicamente los datos horarios
Interpretar los datos de tiempo puede proporcionarte información valiosa sobre tus pautas de trabajo, identificar áreas de mejora y ayudarte a tomar mejores decisiones.
Conclusiones
En resumen, un control del tiempo preciso y transparente es una parte esencial de la vida profesional de un abogado, y resulta útil para facturar y hacer crecer tu prestigio profesional. Es hora de que te deshagas de las antiguas formas de controlar el tiempo, como los registros de llamadas, los calendarios y las hojas de Excel, y pruebes estas buenas prácticas de control horario para que tu tiempo trabaje para ti. Si consigues aunque sólo sea uno de estos beneficios (un control del tiempo racionalizado para mejorar tus cobros, una mayor productividad, un aumento de la satisfacción del cliente o una rentabilidad optimizada), ¿no merece la pena probarlo?
