Apa perbedaan antara persetujuan timesheet dan proyek?
Pahami perbedaan antara menyetujui timesheet karyawan dan jam proyek
Jibble memiliki dua alur kerja persetujuan yang dirancang untuk tujuan berbeda. Persetujuan timesheet memungkinkan Anda meninjau dan menyetujui jam kerja individu untuk periode penggajian. Ini cocok untuk penggajian. Persetujuan proyek memungkinkan Anda meninjau dan menyetujui jam kerja yang dicatat untuk suatu proyek dalam rentang tanggal tertentu. Ini berguna untuk penagihan klien dan penghitungan biaya proyek.
Salah satu alur kerja bisa digunakan secara terpisah atau bersamaan, tergantung pada bagaimana organisasi Anda mengelola waktu.
Artikel ini membahas:
- Perbedaan antara persetujuan timesheet dan proyek
- Kapan menggunakan setiap alur kerja persetujuan
- Cara menggunakan kedua persetujuan secara bersamaan
Perbedaan antara persetujuan timesheet dan proyek
Persetujuan timesheet berbasis individu, terutama digunakan untuk penggajian. Anda menyetujui jam kerja individu untuk periode penggajian. Ini mencakup perhitungan penggajian yang relevan. Setelah disetujui, entri waktu mereka dikunci dan tidak dapat diedit kecuali periode penggajian dibuka kembali.
Persetujuan proyek berbasis proyek dan dirancang untuk meninjau jam proyek. Anda menyetujui jam kerja yang dicatat untuk suatu proyek dalam rentang tanggal yang dipilih. Dengan begitu. Anda bisa lebih mudah menggunakan jam yang disetujui untuk penagihan klien dan penghitungan biaya proyek.
Berbeda dengan persetujuan timesheet, jam proyek yang disetujui tetap dapat diedit. Namun, jika ada perubahan yang dilakukan setelahnya, Jibble menandai tanggal yang terpengaruh sebagai Dimodifikasi agar Anda dapat meninjaunya kembali.
| Persetujuan Timesheet | Persetujuan Proyek | |
| Apa yang Anda setujui | Jam kerja seseorang untuk periode penggajian | Jam kerja yang tercatat pada suatu proyek untuk rentang tanggal tertentu |
| Untuk apa digunakan | Penggajian | Penagihan klien dan penghitungan biaya proyek |
| Periode | Siklus pembayaran Anda: mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, atau bulanan | Rentang tanggal apa pun |
| Jam yang dihitung | Jam penggajian, termasuk lembur, cuti berbayar, dan potongan | Jam yang tercatat untuk proyek |
| Setelah menyetujui | Entri waktu dikunci | Entri waktu tetap dapat diedit, dan perubahan akan ditandai |
| Siapa yang dapat menyetujui | Pemilik, Admin, dan Manajer untuk anggota yang mereka kelola | Pemilik, Admin, dan Pemimpin Proyek untuk proyek yang mereka kelola |
| Di mana menemukannya | Timesheet | Aktivitas & Proyek |
Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan kami tentang menyetujui timesheet dan menyetujui jam proyek.
Kapan menggunakan setiap alur kerja persetujuan
Pilih alur kerja persetujuan yang paling sesuai dengan apa yang Anda tinjau dan mengapa Anda menyetujuinya.
Gunakan persetujuan timesheet untuk penggajian
Persetujuan timesheet sangat cocok ketika Anda perlu menyetujui jam kerja setiap orang sebelum menjalankan penggajian. Gunakan persetujuan timesheet ketika:
- Anda menjalankan penggajian dengan siklus tetap dan memerlukan persetujuan jam kerja setiap karyawan terlebih dahulu.
- Anda perlu memastikan jam kerja yang sudah disetujui tetap tidak berubah, dengan entri waktu dikunci sampai periode penggajian dibuka kembali.
- Manajer perlu menyetujui jam kerja untuk orang-orang dalam grupnya.
- Anda ingin lembur, cuti berbayar, dan potongan istirahat ikut dihitung dalam total yang disetujui.
Gunakan persetujuan proyek untuk penagihan dan penghitungan biaya proyek
Persetujuan proyek berguna ketika perlu meninjau dan menyetujui jam kerja yang dicatat untuk suatu proyek secara terpisah dari siklus penggajian Anda. Gunakan persetujuan proyek ketika:
- Anda menagih klien berdasarkan proyek dan perlu menyetujui jam kerja sebelum membuat faktur.
- Siklus peninjauan tidak cocok dengan siklus pembayaran Anda, misalnya, meninjau proyek setiap minggu atau di akhir fase proyek.
- Anda ingin melihat kapan jam kerja berubah setelah persetujuan tanpa mencegah tim Anda mengoreksi entri waktu mereka.
- Anda ingin tarif yang dapat ditagih dicatat sebagaimana adanya pada saat persetujuan. Alhasil, perubahan tarif di kemudian hari tidak memengaruhi jam kerja yang telah Anda setujui untuk penagihan.
Cara menggunakan kedua persetujuan secara bersamaan
Anda dapat menggunakan kedua alur persetujuan secara bersamaan. Entri waktu yang sama digunakan oleh kedua alur, tetapi setiap persetujuan mencatat datanya masing-masing, dan menyetujui salah satunya tidak akan menyetujui atau mengubah yang lainnya.
Misalnya, tim yang mengerjakan proyek mungkin:
- Meninjau dan menyetujui jam kerja proyek setiap hari Jumat untuk penagihan klien.
- Menyetujui periode penggajian penuh setiap karyawan di akhir bulan untuk penggajian.
Seorang karyawan dapat memiliki 40 jam dalam timesheet-nya selama seminggu, dengan 30 jam dicatat untuk Proyek Alpha dan 10 jam dicatat untuk aktivitas lain. Anda dapat menyetujui 30 jam proyek untuk penagihan di akhir minggu, kemudian menyetujui 40 jam penuh karyawan sebagai bagian dari periode penggajiannya.
Ini memungkinkan Anda mengelola penagihan proyek dan penggajian secara terpisah, meskipun kedua alur kerja menggunakan entri waktu yang sama.