Quelle différence entre approbations de feuilles de temps et projets ?

Découvrez la différence entre l'approbation des feuilles de temps des employés et celle des heures de projet

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Jibble propose deux flux d’approbation conçus à des fins différentes. Les approbations de feuilles de temps vous permettent d’examiner et d’approuver les heures d’un collaborateur pour une période de paie donnée, ce qui les rend adaptées à la gestion des salaires. Les approbations de projets vous permettent d’examiner et d’approuver les heures enregistrées pour un projet sur une période spécifique, ce qui les rend utiles pour la facturation client et le calcul des coûts des projets.

Vous pouvez utiliser l’un ou l’autre de ces flux de travail séparément, ou les utiliser conjointement, selon la manière dont votre organisation gère le temps.

Cet article aborde les sujets suivants :

Différences entre les approbations de feuilles de temps et de projets

Les approbations de feuilles de temps sont individuelles et principalement utilisées pour la paie. Vous approuvez les heures d’un collaborateur pour une période de paie donnée, y compris les calculs de rémunération correspondants. Une fois approuvées, leurs saisies de temps sont verrouillées et ne peuvent pas être modifiées, sauf si la période de paie est rouverte.

Les approbations de projets sont spécifiques à chaque projet et permettent de vérifier les heures travaillées. Vous approuvez les heures enregistrées pour un projet sur une période donnée, ce qui facilite la facturation client et le calcul des coûts. Contrairement aux approbations de feuilles de temps, les heures de projet validées restent modifiables, mais si des modifications sont apportées par la suite, Jibble marque la date concernée du statut Modifié afin que vous puissiez la vérifier à nouveau.

Approbations de feuilles de temps Approbations de projets
Ce que vous approuvez Les heures d’un collaborateur pour une période de paie Les heures enregistrées d’un projet pour une période donnée
À quoi ça sert La paie La facturation client et le calcul des coûts des projets
Période Votre cycle de paie : hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel Toute période
Heures comptabilisées Heures de paie, y compris les heures supplémentaires, les congés payés et les déductions Heures saisies et enregistrées pour le projet
Après approbation Les saisies de temps sont verrouillées Les saisies de temps restent modifiables, et toute modification est signalée
Qui peut approuver Les Propriétaires, les Administrateurs et les Managers pour les membres qu’ils gèrent Les Propriétaires, les Administrateurs et les Chefs de projet pour les projets qu’ils gèrent
Où trouver cette fonctionnalité Feuilles de temps Activités & Projets

Pour plus d’informations, consultez nos guides sur l’approbation des feuilles de temps et l’approbation des heures de projet.

Quand utiliser chaque flux d’approbation

Choisissez le flux d’approbation qui correspond le mieux à ce que vous vérifiez et à la raison pour laquelle vous le validez.

Utiliser les approbations de feuilles de temps pour la paie

Les approbations de feuilles de temps sont particulièrement adaptées lorsque vous devez valider les heures de chaque employé avant le traitement de la paie. Utilisez les approbations de feuilles de temps lorsque :

  • Vous gérez la paie selon un cycle fixe et vous devez faire approuver les heures de chaque personne au préalable.
  • Vous avez besoin que les heures approuvées restent fixes, les saisies de temps étant verrouillées jusqu’à la réouverture de la période de paie.
  • Les managers doivent approuver les heures des collaborateurs de leur équipe.
  • Vous avez besoin que les heures supplémentaires, les congés payés et les déductions pour les pauses soient inclus dans le total approuvé.

Utiliser les approbations de projets pour la facturation et le calcul des coûts de projet

Les approbations de projets sont utiles lorsque vous devez examiner et valider les heures enregistrées pour un projet indépendamment de votre cycle de paie. Utilisez les approbations de projets lorsque :

  • Vous facturez les clients par projet et devez approuver les heures avant la facturation.
  • Votre cycle d’évaluation ne correspond pas à votre cycle de paie ; par exemple lorsque vous évaluez un projet chaque semaine ou à la fin d’une phase de projet.
  • Vous souhaitez voir les modifications apportées aux heures après validation sans empêcher votre équipe de corriger ses saisies de temps.
  • Vous souhaitez que les taux facturables soient enregistrés tels qu’ils étaient au moment de l’approbation, afin que les modifications ultérieures des taux n’affectent pas les heures que vous avez déjà approuvées pour la facturation.

Comment utiliser les deux approbations simultanément

Vous pouvez utiliser les deux flux d’approbation en même temps. Ils utilisent les mêmes saisies de temps, mais chaque approbation conserve ses propres données. Valider l’un n’entraîne pas la validation ou la modification de l’autre.

Par exemple, une équipe travaillant sur un projet pourrait :

  1. Vérifier et approuver les heures du projet chaque vendredi pour la facturation client.
  2. Valider la période de paie complète de chaque employé à la fin du mois pour la gestion des salaires.

Un salarié pourrait avoir 40 heures dans sa feuille de temps pour la semaine, avec 30 heures passées sur le Projet Alpha et 10 heures consacrées à d’autres activités. Vous pourriez approuver les 30 heures de projet pour la facturation à la fin de la semaine, puis approuver ultérieurement les 40 heures complètes de l’employé dans le cadre de sa période de paie.

Ainsi, vous pouvez gérer séparément la facturation des projets et la paie, même si les deux flux de travail utilisent les mêmes saisies de temps comme base.

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